Как оформить автомобиль в личных целях. Компенсация использования личного транспорта в служебных целях

Вопрос того, как оформить использование личного автомобиля в служебных целях сотрудником предприятия является достаточно сложным как для российских работодателей, так и для самих работников-автовладельцев. Однако на текущий момент действующее законодательство предоставляет достаточно широкий выбор возможных механизмов, которые можно применить в данной ситуации, что может повлиять на размер компенсации за использование собственной машины при работе на какое-либо предприятие. Также особого внимания заслуживает и вопрос использования личного транспорта индивидуальным предпринимателем.

Использование личного автомобиля в служебных целях – правовая база и варианты действий

Российское законодательство не содержит отдельных нормативных документов, которые бы непосредственно регулировали вопросы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях и были бы посвящены им целиком и полностью. Возможность применения личных транспортных средств при ведении трудовой деятельности согласно российскому законодательству существует – она закреплена в положениях статьи 188 Трудового кодекса РФ.

В целом, сейчас распространены следующие способы оформления использования личной машины на работе:

• Компенсационный порядок. В этом случае применение личного автотранспорта просто закрепляется в локальных нормативных актах предприятия, либо с сотрудником или . В данной ситуации процессуальные процедуры являются минимальными, а работодатель получает возможность достаточно гибкого регулирования трудового процесса, одновременно с этим выплачивая работнику компенсационные выплаты, которые до определенного предела не облагаются НДФЛ. В то же время, с точки зрения подсчета фактических расходов по использованию автомобиля и компенсации ГСМ, ремонта и иных аспектов деятельности при данном подходе работник является наименее защищенным и доказать свою правоту в судебном порядке ему будет достаточно сложно.
• Аренда. Часто для снижения фактических расходов одной из сторон трудовых взаимоотношений, а также в целях оптимизации учета всех затрат, связанных с использованием автомобильного транспорта, используется механизм аренды. В данной ситуации организация фактически берет автомобильный транспорт в аренду без услуг водителя, а сам работник таким образом ездит уже на фактически служебном транспорте, находящемся на балансе предприятия. Договор аренды позволяет предусмотреть полную схему компенсирования затрат на автомобиль без ограничений, однако имеет и ряд свойственных ему недостатков.
• Ссуда. Применение механизма безвозмездной ссуды автомобиля также является оправданным способом использования личного транспорта в служебных целях. В таковом случае работник не будет получать прямого вознаграждения за предоставление своего транспорта, но, в то же самое время, это снизит и общую налоговую нагрузку, связанную с учетом НДФЛ и иных отчислений с аренды автомобиля. Как и в случае с арендой, транспорт в данной ситуации ставится на баланс предприятия.
• Заключение договора ГПХ с водителем. В некоторых ситуациях вместо полноценного трудоустройства есть возможность заключить с водителем договор гражданско-правового характера на предоставление услуг по транспортировке товаров или людей. Однако данный вариант организации деятельности имеет как свои преимущества, так и недостатки, серьезно выделяющие и отличающие его от иных способов применения служебного автомобиля в личных целях.

Вне зависимости от того, как осуществляет свою трудовую функцию водитель, ездит ли он по работе на личном или находящемся на балансе предприятия автомобиле, у него в обязательном порядке должен иметься путевой лист со штампом о прохождении медицинского осмотра. Данные требования являются ультимативными и несмотря на противоположные судебные решения из практики по данному вопросу ранее, на 2018 год обязателен как для ИП, так и для иных водителей, фактически применяющих транспортное средство для исполнения своих служебных обязанностей.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Отдельный порядок компенсации предусмотрен в данном случае для сотрудников органов внутренних дел, Следственного комитета, а также некоторых иных категорий государственных служащих.

В отношении же простых работников имеет место ряд нюансов, связанных с расходами предприятия на компенсацию таковых услуг в целях учета налогообложения и прибыли. Так, статья 264 НК РФ и Постановление Правительства №92 от 08.02.2002 устанавливают предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в размере 1200 рублей для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см и 1500 рублей – для превышающих данный объем. Все суммы прямых компенсаций за использование личного транспорта в данном случае не могут превышать означенных средств в целях учета расходов.

Данное ограничение касается только расчета фиксированной ежемесячной компенсации, а не расходов, привязанных к обслуживанию транспорта. То есть, в вопросах учета расходов на ГСМ, на ремонт автомобиля и иных схожих затрат, ограничения на внесение в расходную часть отчетности предприятия не предусмотрено.

К особенностям работы на личном автомобиле в служебных целях можно отнести:

• Простоту оформления взаимоотношений. В данном случае предприятию не требуется заключать дополнительных договоров с работником.
• Отсутствие налогообложения при правильном учете и расчете компенсаций.
• Сложности в подсчете фактических расходов на ГСМ и ремонт и необходимость введения дополнительных механизмов учета.
• Ограниченные возможности действий работника по защите собственных прав.

Использование личного автомобиля в служебных целях по механизму ссуды.

Вопросы применения ссуды личного автомобиля на предприятии рассматриваются положениями статьи 689 Гражданского кодекса РФ. В данном случае подразумевается передача предприятию транспортного средства в непосредственное пользование. Это влечет за собой возложение именно на предприятие обязанности по обслуживанию автомобиля, его ремонту, учету ГСМ, однако, в свою очередь, значительно упрощает ведение отчетности с точки зрения расчетов НДФЛ и расходов предприятия в вопросах налогообложения.

Следует отметить, что в данном случае работодатель должен предусмотреть возможность закрепления автомобиля исключительно за его владельцем и право использования данного транспортного средства сотрудником в личных целях.

К основным нюансам ссуды личного автомобиля предприятию можно отнести:

• Упрощение подсчета расходов на автомобиль.
• Необходимость переоформления страхового полиса транспортного средства на предприятие.
• Отсутствие прямых дополнительных вознаграждений сотруднику.
• Необходимость оформления дополнительной кадровой документации на управление транспортом для отдельного работника.

Аренда личного автомобиля предприятием для использования в служебных целях

Сдача личного автомобиля в аренду в целях последующего использования его в служебных целях является достаточно распространенной практикой. Такая методика организации взаимоотношений позволяет обеспечить работнику достаточный уровень гарантий по сохранности его транспорта, предоставить дополнительное вознаграждение, а также поставить автомобиль на баланс предприятия, что, как и в случае с ссудой, значительно упростит ведение отчетности и последующую ее сдачу.

Однако к недостаткам подобного способа использования личного транспорта в служебных целях можно отнести необходимость уплачивать НДФЛ с арендных выплат сотруднику, оформлять заново страховку на транспортное средство и заключать дополнительный договор аренды. При этом все это нужно делать, устанавливая одновременно с этим новые локальные акты на предприятии, которые бы регулировали взаимоотношения с собственниками такового транспорта, работающими на предприятии. Необходимо также помнить, что в данном случае должен заключаться именно договор аренды транспортного средства без экипажа. Правовое регулирование означенного вопроса наиболее подробно раскрывается положениями статьи 643 ГК РФ.

Использование своего транспорта на работе по договору ГПХ

Договор гражданско-правового характера часто используется многими представителями бизнеса в качестве альтернативы трудовому договору. В данном случае фактически исполняющий свои обязанности работник становится с точки зрения законодательства исполнителем, а его фактический работодатель – заказчиком. Соответственно, в данных отношениях не применяются нормативы трудового права и положения ТК РФ в целом. Это имеет как определенные плюсы, так и минусы для каждой из сторон взаимоотношений.

В вопросах же использования личного транспорта с применением подобного правового механизма следует отметить, что владелец автомобиля вправе предоставлять нанимателю транспорт как по договору аренды без экипажа, так и по договору аренды с экипажем, а также подряда, субподряда или прямого оказания услуг по перевозке или транспортному обслуживанию. Однако в данном случае необходимо, чтобы владелец транспорта имел надлежащие права для осуществления таковой деятельности – то есть, являлся субъектом предпринимательства, что может повлечь за собой определенные дополнительные расходы времени и денежные затраты.

Использование личного автомобиля индивидуальным предпринимателем или директором ООО

Если же личный автомобиль в служебных целях использует индивидуальный предприниматель или же директор предприятия, то в данном случае также могут использоваться и иные механизмы оформления данных действий. В первую очередь, следует отметить, что ни сам ИП, ни директор предприятия тем более не освобождаются от обязанности проходить медицинские осмотры, выписывать себе путевые листы и должным образом оформлять рабочие поездки в целом. Однако на практике данное требование соблюдается далеко не всегда, особенно если деятельность субъекта хозяйствования, который они представляют, не связана с транспортными перевозками напрямую.

В данном случае при возникновении каких-либо проблем, как предприниматель, так и директор вправе объяснить свои поездки личными, а не рабочими целями . И для того, чтобы обвинить их в нарушении законодательства, сотрудникам правоохранительных органов и следствию придется объективно доказать факт исполнения ими именно рабочих функций на момент какого-либо происшествия, если таковое произошло.

В случае с директором ООО, вне зависимости от того, является ли он одним из учредителей или даже единственным учредителем юридического лица, он может использовать для оформления личного автомобиля на предприятии любые вышеозначенные способы – аренду, безвозмездное пользование транспортом или же компенсационный порядок. Это допускается, так как он одновременно выступает и физическим лицом – директором и работником, и представителем юридического лица.

В отношении же индивидуальных предпринимателей, арендовать или ссудить автомобиль самому себе, равно как и трудоустроить себя в качестве собственного же работника не получится. Законодательством прямо устанавливается необходимость заключения договора между как минимум двумя разными лицами в данных ситуациях, а сам ИП является лишь физическим лицом. Чтобы учитывать расходы на транспорт в целях налогообложения, индивидуальному предпринимателю будет необходимо поставить автомобиль на баланс предприятия. Аналогичные действия допускаются и для директора ООО без использования вышеозначенных механизмов правового регулирования.

Собственный автомобиль перестал быть роскошью и для современного человека является лишь средством передвижения. На рынке услуг преимущество имеют те компании, которые отличаются мобильностью и готовы выполнить заказ клиента в самые кратчайшие сроки. В связи с этим все чаще работодатель ищет сотрудников, готовых предоставить собственный автомобиль для использования во благо компании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Подобная услуга обходится для бюджета компании в разы дешевле, чем аренда или покупка транспортных средств для работы, и предполагает компенсацию расходов, которые возникают у собственника автомобиля в результате его эксплуатации в служебных целях.

Подобные отношения работника с работодателем предусматривают официальное закрепление, а именно – подписание договора, в котором отображен разъездной характер работ.

Чтобы получить компенсацию за использование собственного транспортного средства, человеку следует обратить внимание на такие моменты: обязательное официальное трудоустройство и наличие в трудовом договоре положений про компенсационную выплату за использование своего личного транспортного средства в интересах компании.

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

• компенсация, которая начисляется за использование имущества;
• компенсационная выплата за износ персонального имущества;
• возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Расходы же, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля, например, заправка, его ремонт или мойка, компенсируются на основании положений, которые зафиксированы в договоре между работником и работодателем. Именно в этом документе прописываются суммы возмещений, а также условия, на которых компенсация выплачивается.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Какие расходы возвращаются

Сотруднику в соответствии с действующим законодательством будут возмещены:

• расходы на топливо (бензин, газ и другие горюче-смазочные материалы);
• затраты, связанные с ремонтом транспортного средства;
• за услуги, связанные с мойкой авто и чисткой салона;
• за парковку машины в рабочее время.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы может производиться на основании чеков, предоставленных работником. При ведении налогового учета сумма подобных затрат не учитывается. Для осуществления выплаты определяется километраж пробега с учетом норм расходования топлива.

Необходимые документы

Для получения сотрудником компенсационных выплатх в случае использования ним личного транспорта для достижения целей компании, в наличии должны быть определенные документы:

• Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
• Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
• Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
  • основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
  • в каком размере будет выплачиваться компенсация;
  • какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
  • документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
  • порядок осуществления выплат.

  К подобному соглашению прикладывается копии подтверждающих документов:

  • паспорт авто;
  • свидетельство про госрегистрацию;
  • страховой полиса ОСАГО, в который вписан сотрудник, если автомобиль не принадлежит ему на правах собственности.
• Приказ руководства компании (работодателя) про установление компенсации за использование персонального транспорта работника в рабочих целях. Данным документом закрепляется список ответственных лиц и порядок возмещения расходов, связанных с использованием собственного транспорта работником.
• Документы, которые являются подтверждением фактического использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер понесенных в связи с этим расходов.

Человек может рассчитывать на возмещение расходов, если предоставит:

• чеки, полученные на АЗС во время заправки транспортного средства;
• квитанции на мойку машины, ее ремонт;
• расчет расходов топлива, исходя из километража.

Для покрытия расходов работника, связанных с эксплуатацией его личного автомобиля в целях компании, необходимы бумаги, подтверждающие такие расходы, а именно:

• квитанции про заправку авто;
• платежные документы, подтверждающие оплату услуг мойки, ремонтных работ и т.д.;
• расчет расходов, которые понес сотрудник, например, расход бензина будет рассчитываться, исходя из количества километров, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива.

Процесс получения выплат

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2020 году будет получена работником при условии осуществления следующих действий:

1. С работодателем должна быть достигнута договоренность относительно выплаты компенсации за эксплуатацию авто в рабочих целях.
2. Заключается контракт, на основании которого будут производиться все выплаты.
3. Если при устройстве на работу в трудовом контракте не была зафиксирована договоренность про привлечение автомобиля сотрудника, он должен подать заявление на имя руководителя. В случае же внесения необходимой информации на этапе трудоустройства, подавать отдельно заявление не понадобится.
4. В случае передачи транспортного средства в аренду или длительное пользование, должен быть составлен акт приема-передачи.
5. Для получения компенсации работодателю предоставляются все документы, которые подтверждают сумму расходов, понесенных владельцем автомобиля в процессе работы.

Как рассчитывается размер возвращаемых финансов

Какой бы режим налогообложения не использовал работодатель, компенсацию за эксплуатацию транспортного средства сотрудника он должен включать в расходы на дату, когда была произведена выплата.

Размер возмещения определяется трудовым договором и дополнительным соглашением к нему, однако, нужно учитывать, что при использовании легкового автомобиля размер компенсации, которая учитывается в расходах, не должен превышать норматив, который утвержден Постановлением Правительства России.

Величина норматива зависит от того, какую мощность имеет двигатель автомобиля. Так, если он составляет до 2 тыс. куб.см – размер компенсации 1200 руб./мес., если же превышает 2 тыс. куб. см – выплата 1500 руб./мес. В случае с использованием грузового автомобиля — размер выплаты не ограничен.

Нужны ли путевые листы

Нередко возникает вопрос, а должны ли быть оформлены путевые листы для выплаты компенсации за использование личного транспортного средства или платить работнику за эксплуатацию его автомобиля можно без дополнительной бумажной волокиты. Специалисты Министерства Финансов РФ склоняются к тому, что заполнять путевые листы нужно обязательно.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.

Путевой лист позволяет не удерживать НДФЛ с той суммы, которая была выплачена в качестве компенсации, а также дает право не начислять на нее страховые взносы. Он также будет необходим для учета суммы компенсации, когда рассчитывается налог на прибыль и единый налог при упрощенной системе налогообложения.

Почему могут отказать

Существует ряд причин, на основании которых работодателем может быть отказано в выплате компенсации работнику за использование ним личного транспорта в рабочих целях, например:

• человек не трудоустроен официально;
• сотрудник отказывается предоставить документы, которые бы доказали размер расходов, которые возникли при использовании личного авто;
• работодатель имеет доказательства того, что машина использовалась ее хозяином в личных целях;
• утеряна какая-либо бумага из пакета необходимых для выплаты документов, в результате работник не может доказать свое право на получение компенсации.

Важные нюансы

На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:

• на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
• транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
• если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.

Очень часто из-за специфики деятельности организации возникает ситуация, когда работник использует свой личный автомобиль в служебных целях. За это согласно трудовому законодательству ему положена компенсация. Кроме трудового законодательства такие отношения могут регулироваться Гражданским кодексом — если работодатель заключит с работником договор аренды транспортного средства. В статье рассмотрим, как правильно оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях в случае выплаты компенсации и в случае заключения договора аренды.

Оформляем как компенсацию

Итак, в ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, ему принадлежащих. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.
Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Но при этом не стоит забывать про Трудовой кодекс, в котором сказано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях. Приведем пример формулировки в трудовом договоре:
«4. Обязанности сторон
4.2. Работодатель обязуется:
8) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2 000 рублей, а также полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки об оплате ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.);».
Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к нему.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер такой компенсации. Он может быть любым (как сказано в ст. 188 ТК РФ, размер определяется соглашением сторон трудового договора), но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться нормами, установленными Постановлением N 92: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно компенсация составляет 1 200 руб./мес., свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб./мес. Компенсация, установленная сверх предельных норм, будет выплачиваться за счет чистой прибыли.

Трудовой кодекс предусматривает два вида выплат. Во-первых, собственно компенсация за износ личного имущества. А во-вторых, работнику положено возмещение расходов на использование своей собственности в служебных целях. Значит, организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
Однако стоит отметить, что с 1 января 2008 года применяются нормы расхода топлив и смазочных материалов, установленные Распоряжением Минтранса РФ N АМ-23-р. Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (письма Минфина РФ от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, N 03-03-06/1/15, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640).
Расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.
Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п. 3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Обратите внимание! Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.
Для получения компенсации сотруднику необходимо принести в бухгалтерию следующие документы (Письмо Минфина РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»):
— копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
— другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т.д.).
Кроме этого, бухгалтер должен регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса РФ N 152 . Форма путевого листа, утвержденная Постановлением N 78, носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Сотрудники финансового ведомства подчеркивают, что кроме вышеуказанных обязательных реквизитов в путевых листах обязательно должна быть информация о конкретном месте следования автомобиля. Иначе они не могут подтверждать осуществление организацией расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117). Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму.

Обратите внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Оформляем договор аренды

При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником. Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Он не подлежит государственной регистрации договоров аренды в силу ст. 643 ГК РФ. Арендатор в течение всего срока такого договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией. При этом все понесенные расходы по договору аренды (арендная плата, затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, проведение ремонта) работодатель может включить в состав расходов при определении налога на прибыль.
Рассмотрев ситуацию использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях с точки зрения трудового и гражданского законодательства, можно сделать следующий вывод:
— если организация будет выплачивать сотруднику компенсацию, установленную Трудовым кодексом, ей стоит руководствоваться предельными нормами, установленными Постановлением N 92, в противном случае (если сумма компенсации будет превышать установленные нормы) суммы превышения будут идти за счет чистой прибыли организации;
— при заключении договора аренды транспортного средства все понесенные расходы будут учитываться для целей налогообложении прибыли.

Работа некоторых сотрудников автономных учреждений связана со служебными поездками. Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе автомобиля. В каком размере следует выплатить данную компенсацию? Как отразить ее в бухгалтерском и налоговом учете? На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье.

Как было сказано выше, Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность компенсировать расходы, понесенные работником. Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. На практике всегда возникает вопрос, как оформить данную выплату и из чего следует исходить, чтобы определить сумму компенсации.

Документы - основания для выплаты компенсации

Порядок и условия выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлены п. 2 Приказа Минфина РФ от 04.02.2000 №  16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (далее - Приказ Минфина РФ № 16н). В нем указано, что данная денежная выплата работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится в соответствии с порядком и условиями, предусмотренными п. 1 - 6 ,8 и 9 Письма Минфина РФ от 21.07.1992 №  57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее - Письмо Минфина РФ № 57). Согласно п. 4 письма для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Об иных документах в данном письме не говорится. Однако поскольку нормы ст. 188 ТК РФ предусматривают компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, считаем необходимым представлять документы, подтверждающие право собственности на автомобиль. Аналогичное мнение было высказано Минфином в Письме от 18.03.2010 №  03‑03‑06/1/150 .

Следовательно, для обоснования расходов по выплате денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нужны:

Технический паспорт на легковой автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства (для удостоверения права собственности на автомобиль);

Соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору;

Приказ руководителя о выплате компенсации;

Должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость.

Следует обратить внимание на разъяснения, приведенные в письмах Минфина РФ №  57 ,от 16.05.2005 №  03‑03‑01‑02/140 . Чиновники указывают:

1) в размерах компенсации, установленных законодательством согласно ст. 188 ТК РФ , уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

2) компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце;

3) за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и др.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Путевой лист: выдавать или нет?

Согласно позиции, изложенной УФНС по г. Москве в письмах от 04.03.2011 №  16‑15/020447@, от 22.02.2007 №  20‑12/016776 , от 20.09.2005 №  20‑12/66690 , сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника. Путевые листы должны составляться по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №  78 , и ежемесячно представляться в бухгалтерию организации. Такого мнения придерживаются и чиновники финансового ведомства (Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 №  14‑05‑07/6 ).

Типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ №  78 по согласованию с Минфином, Минэкономики, Минтрансом, входит в состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

В соответствии с Приказом Минфина РФ №  173н типовая межотраслевая форма 3 «Путевой лист легкового автомобиля» подлежит применению всеми государственными (муниципальными) учреждениями. Согласно ОК 011‑93. Общероссийской классификатор управленческой документации (ОКУД) данной форме присвоен номер 0345001.

Однако анализируя постановления арбитражных судов, отметим, что данное требование, выдвигаемое Минфином и ФНС, необоснованно. Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю.

Таким образом, выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, последняя не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях (постановления ФАС СКО от 18.06.2009 № А53-14011/2008‑С5-14 ,ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008 ).

Размер выплаты: нормирован или нет?

По правилам ст. 188 ТК РФ размер выплаты компенсации утверждается по соглашению сторон между работником и учреждением. Из этого следует, что трудовым законодательством нормы не устанавливаются. Однако если выплата в автономном учреждении осуществляется за счет субсидий, выделяемых из бюджета, не следует забывать о положениях Приказа Минфина РФ №  16н .Пунктом 1 данного приказа предусмотрены следующие нормы:

Отметим, работодатели при выплате компенсации за использование личного автотранспорта не обязаны исходить из приведенных сумм. Приказ Минфина РФ № 16н регламентирует только нормативы при выплате компенсации за счет средств бюджета.

Автономные учреждения наряду с выполнением государственного (муниципального) задания, финансируемого за счет субсидий, выделяемых из бюджетов РФ, могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемой налогом на прибыль. Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №  92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» . В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1 200 руб. - для авто с объемом двигателя до 2 л и 1 500 руб. - для авто с объемом двигателя свыше 2 л).

Однако Минфин в одном из своих разъяснений, приведенных в Письме от 15.10.2008 №  03‑03‑07/24 , указал, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такой компенсации работнику, а только в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организации-работодателя. Таким образом, автономное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, может платить и больше, но суммы превышения над вышеприведенными нормами в этом случае учесть при расчете налога на прибыль будет невозможно.

В качестве справочного материала приведем Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях , утвержденные Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 №  414 . В указанном акте законодатель приводит нормы для включения данных выплат в себестоимость продукции (работ, услуг).

* Пунктом 1 Постановления Правительства № 414 разрешено организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, применять указанные нормы с повышением до 10% в зависимости от условий эксплуатации легковых автомобилей.

Как отразить в бухгалтерском учете?

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302  12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции №  157н ).

Сумма начисленной компенсации в автономном учреждении отражается следующей бухгалтерской записью (п. 132 Инструкции №  183н ):

Дебет счетов 0  401  20  212 «Расходы по прочим выплатам», 0  109  00  000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)

Кредит счета 0  302  12  000 «Расчеты по прочим выплатам»

Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записью (п. 88 Инструкции №  183н ):

Дебет счета 0  302  12  000 «Расчеты по прочим выплатам»

Кредит счета 0  201  34  000 «Касса»

Страховые взносы. Начислять или нет?

Разъяснения по данному вопросу приведены в Письме ФСС РФ от 17.11.2011 №  14‑03‑11/08‑13985 . Согласно положениям ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Пунктом 1 ст. 7 Закона о страховых взносах определено, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности в рамках трудовых отношений. Аналогичные нормы действуют в отношений страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона №  125‑ФЗ ).

Таким образом, база для начисления страховых взносов определяется плательщиком (учреждением) как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных вышеприведенной статьей, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением необлагаемых сумм, указанных в ст. 9 Закона о страховых взносах и ст. 20.2 Федерального закона №  125‑ФЗ .

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона о страховых взносах и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона №  125‑ФЗ страховые взносы не начисляются на все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер работы, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 №  1343‑19 ,от 05.08.2010 №  2538‑19 .

Следует ли удержать НДФЛ с компенсации?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса. Как уже было отмечено выше, ст. 188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, удостоверяющие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма ФНС РФ от 27.01.2010 №  МН-17-3/15@ ,Минфина РФ от 23.12.2009 №  03‑04‑07‑01/387 , от 01.12.2011 №  03‑04‑06/6-328 ).

Как учесть расходы при исчислении налога на прибыль?

Вопросы обложения налогом на прибыль компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях рассмотрены в письмах Минфина РФ от 09.08.2011 №  03‑03‑06/1/465 , от 15.10.2010 №  03‑03‑06/1/649 .

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль только в тех случаях, когда работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.

Следует также обратить внимание на то, что компенсация должна начисляться только в случае, если работник, которому выплачивается компенсация, является собственником автомобиля (Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 №  03‑03‑06/1/150 ).

На основании пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ (при использовании метода начисления) расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации. Аналогично такие расходы признаются и при использовании кассового метода (п. 2 ст. 273 НК РФ ).

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Как уже было отмечено, такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ № 92.

Вместе с тем следует отметить, что Минфин в Письме от 26.05.2009 №  03‑03‑07/13 указал, что с владельцами транспортных средств, используемых для служебных целей, могут быть заключены договоры гражданско-правового характера (например, договор аренды транспортного средства без экипажа), по которым расходы, связанные с использованием личного автотранспорта, могут быть учтены в полном объеме как для целей налогообложения прибыли организаций, так и в бухгалтерском учете автономного учреждения. Аналогичный вывод следует из Письма от 22.12.2011 №  03‑03‑06/1/844 .

В соглашении к трудовому договору В. В. Ивановой указано, что для исполнения трудовых обязанностей она использует личный легковой автомобиль. Сотрудница представила документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно приказу руководителя автономного учреждения компенсация выплачивается с 01.02.2012 в размере 4 200 руб. за счет средств от приносящей доход деятельности и подлежит включению в состав прямых затрат по учреждению при формировании себестоимости платных услуг. С 01.02.2012 по 16.02.2012 В. В. Иванова была в отпуске.

В соответствии с п. 6 Письма Минфина РФ №  57 в феврале компенсация за использование личного автомобиля (ВАЗ) будет выплачена без учета времени нахождения В. В. Ивановой в отпуске. В феврале 2012 года - 29 календарных дней, для расчета учитывается период с 17‑го по 29 февраля. Сумма выплаты составит 1 882,76 руб. ((4 200 руб. / 29 дн.) x 13 дн.).

Бухгалтер автономного учреждения сделает следующие учетные записи:

Обратите внимание, что в рассматриваемом примере при исчислении налога на прибыль бухгалтер вправе учесть в расходах только 1 200 руб.

________________________________________________________

1. Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

2. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

3. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

4. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

5. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Никита Куликов , исполнительный директор
консалтинговой компании HEADS

План семинара:

Когда сотрудник использует для служебных целей личное авто, компания должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Есть три варианта: выплатить компенсацию по ТК РФ, заключить с сотрудником или оформить ссуды (безвозмездного пользования автомобилем).

Мы поговорим о том, как выгоднее учесть возмещение, и выберем вариант, при котором расходы компании и налоговые риски минимальны, а сотрудник получит выгоду.

Сразу распрощаемся с договором ссуды. Этот вариант наименее выгоден и компании, и работнику. Ведь от безвозмездного пользования имуществом придется признать доход. Это требование из пункта 8 НК РФ. Для расчета дохода надо ориентироваться на рыночную цену аренды аналогичного имущества. К тому же сотрудник не получит денег от компании. Он может рассчитывать только на компенсацию автомобильных расходов. Ему это невыгодно.

А вот на компенсации и аренде остановимся подробнее.

Компенсация

Посмотреть вебинар

Вы можете принять участие в вебинаре, задать вопросы лектору и получить квалифицированные ответы. В разделе «Вебинары» есть база с уже состоявшимися мероприятиями.

Можно установить любой размер компенсации. Кодекс не ограничивает сумму. Главное указать конкретную величину в допсоглашении к трудовому договору с сотрудником.

К примеру, некоторые бухгалтеры считают компенсацию за износ машины так: делят рыночную цену авто на срок его полезного использования по классификатору (утвержден постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 . – Примеч. ред.). Расчет простой и хорошо знакомый. Почти так же считается амортизация ОС.

Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинство организаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере, в котором ее можно посадить в расходы.

Ежемесячные нормативы компенсации зависят от объема двигателя. Они указаны в пункте 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

– 1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

– 1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

– 600 руб. – для мотоциклов.

Нормативы компенсации действуют только для легковых машин и мотоциклов. Когда сотрудник управляет грузовым автомобилем, в расходах можно учесть всю сумму. В письме от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 специалисты Минфина России согласились с таким выводом. Подпункт 11 НК РФ разрешает учесть в расходах компенсацию за использование ТС только в пределах норм. Однако в кодексе речь идет только о легковых машинах и мотоциклах. А компенсацию за грузовое авто компания вправе учесть полностью в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Упрощенщики в менее выгодном положении. Они в любом случае не могут включить в расходы компенсацию за грузовой автомобиль. В отличие от компаний на ОСНО у упрощенщиков закрытый перечень расходов. А подпункт 12 НК РФ разрешает учесть только компенсацию за легковые машины и мотоциклы.

Перейдем к компенсации расходов на топливо. Чиновники считают, что в нормах уже учтены стоимость ГСМ и другие затраты на содержание машины. Минфин России говорит об этом в письмах от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 . Поэтому, если включить в расходы одновременно и компенсацию, и возмещение ГСМ, это приведет к спорам с налоговой.

Допустим, организация каждый месяц платит сотруднику компенсацию за использование автомобиля в сумме 1200 руб. И еще сверх этого возмещает ГСМ – 4000 руб. и тратится на ремонт. Так вот, в налоговых расходах учесть можно только 1200 руб.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3 НК РФ. Причем НДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076 , от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

То же самое со страховыми взносами. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 .

Как правило, компания каждый месяц платит фиксированную сумму компенсации. Но если работник не использовал имущество по факту, например болел или был в отпуске, то за это время компенсацию не начисляйте. Ее потом нельзя будет списать в расходы (письмо Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87).

Кстати, включить компенсацию в расходы можно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить сумму недостаточно.

Пример 1

Компания платит сотруднику компенсацию за использование личной машины в сумме 4000 руб. в месяц. С 12 октября 2015 года он ушел в отпуск на две недели. В октябре 22 рабочих дня. Из них сотрудник был на месте 12. Сумма компенсации за октябрь – 2181,82 руб. (4000 руб. : 22 дн. × 12 дн.).

Часто сотрудники ездят на автомобиле, которым управляют по доверенности. Когда водитель не является собственником, учитывать компенсацию в расходах рискованно. В Налоговом кодексе написано, что можно списать в расходы компенсацию за личный транспорт. А Минфин России под личным ТС понимает то, которое принадлежит сотруднику на праве собственности.

С компенсации за авто по доверенности придется удержать НДФЛ и начислить взносы: письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228 , Минтруда России от 26 февраля 2014 г. №17-3/В-92 . Правда, в одном случае специалисты финансового ведомства разрешают не удерживать налог – если автомобиль принадлежит жене (мужу) и был приобретен в браке. Ведь имущество, нажитое во время брака, является совместной собственностью супругов (п. 1 ст. 256 ГК РФ).

Однако с невыгодной позицией чиновников можно поспорить. Налоговый кодекс не объясняет, что понимать под личным имуществом. И когда сотрудник управляет машиной по доверенности, он имеет полное право использовать ее для служебных целей и получать за это возмещение.

Так же считают и судьи. Они разрешают компаниям не платить взносы и не удерживать НДФЛ с компенсации за автомобиль по доверенности: определение ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14 , постановление ФАС Уральского округа от 22 апреля 2014 г. № Ф09-1388/14 . К тому же специалисты Минфина раньше разрешали учитывать в расходах такую компенсацию (письмо от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812).

Чтобы оформить и учесть компенсацию, нужны следующие документы:

– дополнительное соглашение с сотрудником. В нем укажите размер компенсации, возмещаемые расходы, сроки выплаты, характеристики машины (легковой или грузовой тип, марку, государственный номер, год выпуска, рабочий объем двигателя и т. д.);

– бумаги, подтверждающие, что у сотрудника есть право собственности на машину: копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации;

– приказ руководителя о компенсации;

– путевые листы с маршрутом, чеки АЗС и бухгалтерская справка с расчетом потраченных на служебные цели ГСМ, квитанции на ремонт и прочие бумаги, подтверждающие затраты на машину.

Помимо этого желательно, чтобы в должностной инструкции сотрудника были прописаны обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, выезд к клиентам или доставка корреспонденции.

Пример 2

Бухгалтерские записи для начисления и выплаты компенсации

Сотрудник для служебных целей использует собственное авто Renault Megane с рабочими объемом двигателя 1598 куб. см. Сумма компенсации за износ, которую компания платит сотруднику каждый месяц, – 1200 руб.

Помимо этого в соглашении с работником оговорено, что компания возмещает расходы на бензин. Подтвержденная сумма затрат на ГСМ в октябре – 5000 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 1200 руб. – начислена компенсация за октябрь;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 1200 руб. – выплачена компенсация.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 5000 руб. – учтено в расходах возмещение ГСМ.

Организация решила руководствоваться позицией Минфина и не включила в расходы возмещение ГСМ, выплаченное сверх компенсации. Возникли разница и постоянное налоговое обязательство, так как расходы на бензин признаются в бухгалтерском учете, но не принимаются в налоговом. Бухгалтер начислил ПНО:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1000 руб. (5000 руб. × 20%) – начислено ПНО.

Аренда

Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды.

Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Объясню почему. Арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

О размере арендной платы сотрудник должен договориться с работодателем. Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе.

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. и ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное.

ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС Минфин разрешает учесть при расчете прибыли: письмо от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81 . Правда, ведомство в письме напоминает, что затраты должны быть обоснованны и подтверждены документами. Чтобы доказать, что топливо, которым заправили арендованное авто, потратили на служебные цели, используйте путевые листы с прописанным маршрутом. А покупку бензина подтвердите чеками.

Ровно то же касается и компаний на УСН. Упрощенщики вправе учесть расходы, связанные с использованием машины, на основании подпункта 5 НК РФ.

И все же у договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598 .

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Рекомендую установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать.

Приостанавливать договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1 . В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.

Составлять каждый месяц акты на аренду не обязательно. Для подтверждения расходов будет достаточно договора и акта приема-передачи (письмо Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118).

Когда сотрудник управляет машиной по доверенности, то заключить договор аренды можно. Но есть важные детали. Сотрудник вправе подписать договор аренды только при условии, что собственник дал ему разрешение. Поэтому проверьте . Там должно быть указано, что владелец передал представителю право заключать договор аренды. Когда будете составлять договор, то оформляйте его на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник.

Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника. А значит, плательщиком НДФЛ будет владелец ТС. Поэтому при расчете налога вам нужно ориентироваться на налоговый статус собственника и справку 2-НДФЛ оформлять на него.

Пример 3

Проводки на случай, если компания арендует автомобиль у сотрудника

Организация 1 октября заключила с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. Согласованная стоимость машины – 500 000 руб. Ежемесячная арендная плата – 15 000 руб. в месяц.

В октябре на бензин было потрачено 2000 руб. (без НДС). Водитель использует топливную карту.

1 октября нужно принять на забаланс арендованное авто проводкой по дебету счета 001 на сумму 500 000 руб.

А затем отразить покупку ГСМ и оплату аренды следующими записями:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73
– 15 000 руб. – начислена арендная плата;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 13 050 руб. (15 000 – 1950) – выплачены деньги сотруднику;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 60
– 2000 руб. – оприходован бензин;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»
– 2000 руб. – списана в расходы стоимость ГСМ.

Итоги

Если компания платит компенсацию за легковое авто, то в полной сумме учесть ее в расходах не получится. Компенсацию придется нормировать. Чиновники уверены, что в норму уже включены: стоимость ГСМ, ремонта и другие затраты, связанные с автомобилем. Когда вы отдельно возмещаете сотруднику бензин, учесть эти суммы в расходах нельзя.

Поэтому выгоднее заключить договор аренды (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Здесь нет нормативов, арендная плата учитывается в расходах в полной сумме, и ГСМ можно списывать без опаски. У арендных платежей есть один минус – с них надо удерживать НДФЛ.

Выберите выгодный для компании вариант

О лекторе

Никита Александрович Куликов – кандидат юридических наук, эксперт в области правового консалтинга. Занимается юридическим сопровождением проектов и сделок, представляет интересы компаний в суде. Окончил один из ведущих юридических вузов страны – Институт государства и права РАН. Автор научных статей в отраслевых и научных изданиях.