Номенклатурные кадры. Образец номенклатуры дел отдела кадров

Цель создания номенклатуры - установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.

Порядок формирования номенклатуры дел

Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:

• КоАП РФ (ст. 13.25)
• приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);
• приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
• постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
• перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
• в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003.

Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».

Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел кадровой службы, форма составления

Рассмотрим подробнее заполнение формы.

Графа 1 «Индекс дела»

Состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр) индексация.

Так, например, порядковый номер кадровой службы в организации - 12. Если в перечне дел подразделения дело «Служебное расследование» значится под номером 20, то индекс обозначается 12-20. В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела документами о проведении расследования, индекс изменится - 12-20.01.

Локальные и нормативные акты, утвержденные как самостоятельные документы, группируют в отдельные дела. Если же распорядительные документы являются приложениями, то и формируются они вместе с вышеуказанными документами. Например, штатное расписание и изменения к штатному расписанию будут иметь один индекс дела, так же как трудовые договоры и соглашения к трудовым договорам.

Графа 2 «Заголовок дела»

Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела. Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о направлении работника в командировку и т.д. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки «Важное», «Переписка» и т.п.

Условно заголовки дел можно разделить на следующие виды:

По правилам делопроизводства дело должно содержать не более 250 страниц при толщине не более 3-4 см. При большом объеме дела его обычно разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание общего заголовка.

Графа 3 «Количество дел»

Заполняется по окончании календарного года. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» вносится запись «не формировалось».

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»

Сроки хранения документов регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11). Следует учитывать, что Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.

Графа 5 «Примечание»

Указывается дополнительная информация относительно дел.

В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях, совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Следует обратить внимание и на содержание в Перечне других специальных отметок, которые относятся к срокам хранения документов. Ниже приведена схема отметок в определенных случаях.

По окончании календарного года работник, ответственный за ведение номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и количество дел с постоянным, временным (до 10 лет) и временным (свыше 10 лет) сроком хранения.

Порядок внесения изменений в номенклатуру дел

При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.

При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца.

Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.

Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.

В марте 2016 года вступила в силу новая статья Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которая не только сократила срок хранения многих документов по личному составу с 75 лет до 50, но и ввела новую технологию работы. Как ее реализовать на практике, официально пока не разъяснили. Но выполнять требования закона нужно уже сейчас. Разбираемся, как «закрывать» номенклатуру дел за 2016 год (надо ли в ней что-то менять, как заполнять итоговую запись?). Как составлять номенклатуру дел на 2017 год (предлагаем решение, как это лучше сделать, и показываем примерную номенклатуру дел отдела кадров). Определимся, где формируются и будут храниться документы по личному составу, а также внесем изменения на обложки дел.

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» скорректированы сроки хранения документов по личному составу путем внесения в статьи 22.1.

В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу - 2002 / 2003 гг. как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения . Но на этом изменения не заканчиваются.

Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри ч. 1 и 2 ст. 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет. А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей .

Подробнее о новых сроках хранения документов по личному составу читайте в статье: «Сроки хранения документов по личному составу »

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года , хранятся:

в течение 75 лет

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года , хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Пока отсутствуют разъяснения Росархива о том, как государственные и муниципальные архивы, по графику принимавшие документы по личному составу, должны теперь исполнять договоры, уже заключенные с организациями – источниками комплектования.

Кроме того, если филиалы и представительства территориально распределенной организации ранее могли передавать документы по личному составу в государственные или муниципальные архивы по месту регистрации обособленного подразделения (на основании договоров и по графикам), то в связи с новой нормой Закона № 125-ФЗ «головная» организация, очевидно, должна будет организовать хранение документов по личному составу уволенных работников своих территориальных подразделений, если она не ликвидируется и продолжает функционировать.

Это, действительно, требует разъяснений либо корректировки нормативной базы, которых мы ожидаем в начале следующего 2017 года. Но даже при отсутствии официальных разъяснений по применению действующего законодательства его нормы должны соблюдаться! Что можно и нужно сделать уже сейчас?

Где формируются и хранятся документы по личному составу?

В соответствии с Законом № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы, но обязаны осуществлять архивное хранение документов.

Поэтому, если в организации создан архив как структурное подразделение , то в раздел Положения об архиве, где устанавливается состав документов, которыми он комплектуется, необходимо внести соответствующее упоминание документов по личному составу с указанием временной границы при определении сроков их хранения.

Пример 1

Фрагмент Положения об архиве

Свернуть Показать

Архив организации осуществляет архивное хранение и комплектуется:

• – организационными документами по всем направлениям деятельности;
• – распорядительными документами по основной деятельности;
• <. . .>
• – документами по личному составу, созданными до 2002 года включительно;
• – документами по личному составу, созданными начиная с 2003 года;
• <. . .>

Если архив как структурное подразделение не создается , то ответственность за архивное хранение документов по личному составу должна быть возложена на другое подразделение и его сотрудников персонально. Это оформляется приказом первого руководителя, который отвечает по должности за организацию текущего оперативного и архивного хранения документов компании.

Обычно ответственной за документы по личному составу назначается кадровая служба и один из ее сотрудников , на которых новый вид ответственности за архивное хранение документов по личному составу может возлагаться одновременно с «привычной» ответственностью за ведение трудовых книжек и личных дел работников, за обработку и сохранность персональных данных.

Пример 2

Свернуть Показать

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на начальника отдела кадров Карпову М.В. (замещающий в случае временного отсутствия – заместитель начальника Управления персоналом Сокова Н.А.) ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, обработку и сохранность персональных данных, а также за архивное хранение и обеспечение сохранности документов по личному составу.

Если архив не создается как структурное подразделение, ответственность за архивное хранение документов организации может возлагаться и на одного из сотрудников службы делопроизводства (а в небольшой организации – на секретаря) или сотрудника отдела кадров.

Пример 3

Распорядительный пункт приказа о возложении ответственности за архивное хранение кадровых документов

Свернуть Показать

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на старшего специалиста отдела ДОУ Кузнецову С.Л. (замещающий в случае временного отсутствия – начальник отдела ДОУ Морозова Н.С.) ответственность за архивное хранение и обеспечение сохранности документов архивного фонда организации, включая документы по личному составу.

Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников (заручившись их письменным согласием на это):

• кадровой службы или службы делопроизводства (секретаря) и
• лиц, замещающих ответственных сотрудников в случае их временного отсутствия.

Необходимо учитывать также, что в понятие «документы по личному составу» включаются документы о заработной плате и других вознаграждениях (табели учета рабочего времени, лицевые счета, сведения индивидуального персонифицированного учета, карточки по учету доходов и налогов на доходы, расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов и т.п.), которые ведет бухгалтерия . Поскольку архивное хранение документов по личному составу целесообразно организовать все-таки централизованно (под ответственностью кадровой службы или службы делопроизводства / секретаря), предстоит решить вопрос взаимодействия подразделений в этом процессе. Рекомендуем установить, в каком виде (конечно, лучше в обработанном и оформленном), в какие сроки (составляется график) и в сопровождении каких учетных документов (возможны как опись дел по личному составу, составляемая бухгалтерией, так и простая сдаточная опись) документы о расчетах по оплате труда бухгалтерия будет передавать на архивное хранение в архив или в кадровую службу / службу делопроизводства.

Номенклатуры дел на 2016 и 2017 годы

Для разработки номенклатуры дел на очередной календарный год служба делопроизводства, как известно, использует свой рабочий экземпляр, в который в течение текущего года вносит необходимые изменения и уточнения, конкретизирует заголовки дел, занимает резервные номера, ведет таблицу соответствия индексов дел при изменении структуры организации и т.п. Новые сроки хранения документов по личному составу должны быть отражены в рабочем экземпляре номенклатуры дел 2016 года уже со времени вступления в силу анализируемых нами изменений в Законе № 125-ФЗ – это 13 марта 2016 года. И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на 50-летний, то более короткие сроки (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) остаются неизменными.

Например, при наличии сотрудников, принятых на работу в 2002 году и ранее, сроки хранения их личных дел и лицевых счетов будут отличаться от сроков в отношении работников, принятых на работу позже.

Пример 4

Фрагмент номенклатуры дел за 2016 год коммерческой организации (с комментариями, выделенными оранжевым цветом)

Свернуть Показать

Из Примера 4 ясно, что в номенклатуре дел на 2017 год тоже необходимо будет отразить изменение сроков хранения по условной временной границе – 2002 / 2003 год (т.е. ряд дел как бы раздваивается) .

Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до 2002 года включительно и подлежащие долговременному (свыше 10 лет) хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив (ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения). И в этом случае самым актуальным становится совершенно иной вопрос: требуется ли переоформление уже составленных описей дел по личному составу и сформированных дел в связи с изменением сроков их хранения? Закон обратной силы не имеет (по крайней мере не должен иметь), однако необходимость в разъяснениях со стороны Росархива остается.

При формулировании заголовков дел в номенклатуре дел указание временной границы 2002 / 2003 гг. может оказаться не обязательным, если сама организация образована после 2002 года, т.е. ранее кадровых документов не создавала. Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет (со ссылкой на ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) с привычных 75 (что было установлено ПТУД).

Правила составления итоговой записи к номенклатуре дел на 2016 год , которая выполняет учетную функцию, формально могут не меняться. Ведь оба срока хранения документов по личному составу (75 лет, как было раньше, и 50 лет, в связи с изменениями Закона № 125-ФЗ) относятся к срокам временного (свыше 10 лет) хранения. В итоговой записи предусматривается указание общего количества дел подобного срока хранения за год, в том числе переходящих (личные дела, книги и журналы учета и т.п.). См. Пример 5.

Только отметка «ЭПК» в итоговой записи к номенклатуре дел в настоящее время по отношению к документам / делам по личному составу должна быть заменена отметкой «ЭК» , т.к. экспертиза ценности в соответствии с законодательными требованиями будет проводиться в организации после истечения 75-летнего или 50-летнего сроков фактически долговременного ведомственного хранения документов по личному составу.

Пример 5

Свернуть Показать

При разработке номенклатуры дел на 2017 год рекомендуем обратить внимание на 3 важнейших фактора:

В Примере 6 покажем формулировки заголовков дел и их систематизацию, правильные сроки хранения в проекте номенклатуры дел кадровой службы коммерческой организации на 2017 год. При этом обратите внимание, что:

• при определении сроков хранения дел применяется как ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, так и ПТУД;
• 75-летний срок хранения, предписанный в ПТУД для документов по личному составу, мы уменьшаем до 50 лет согласно Закону № 125-ФЗ. Но у нас в кадровой службе есть и другие документы, например организационные, для которых предписанный в ПТУД срок хранения в 75 лет остается в силе (см., например, дела 03-06, 03-08 и 03-09 в Примере 6);
• более короткие сроки хранения кадровых документов (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) по ПТУД остаются актуальными и отражаются в номенклатуре дел неизменными (см., например, дела с индексами 03-20, 03-45, 03-66 в Примере 6);
• для ряда документов постоянный срок хранения, предписанный ПТУД, будет соблюдаться в иных подразделениях организации (например, в службе безопасности или службе делопроизводства), а в кадровой службе мы будем хранить их меньше (см., например, дела с индексами 03-04, 03-66, 03-67);
• кроме того, постоянный срок хранения по ПТУД на деле означает срок хранения «До ликвидации организации».

Пример 6

Свернуть Показать

Уточнение сроков хранения на обложке дела

С учетом требований к защите персональных данных личные дела целесообразно формировать на каждого сотрудника отдельно, и в процессе оформления личных дел уволенных при подготовке их к сдаче в архив не объединять несколько личных дел в одно, даже если оно не превышает по объему лимит в 250 листов, т.е. не сшивать несколько личных дел вместе по году увольнения.

Личные дела сотрудников в металлическом шкафу в кадровой службе (или у секретаря) всегда делились на два массива:

1. Уволенных сотрудников, личные дела которых еще не переданы в архив.
2. Работающих сотрудников. Эту группу дел теперь необходимо разделить также на две части:
   1. Работающих начиная с 2003 года (документы в них создавались начиная с этого года и подлежат хранению 50 лет, согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
   2. Принятых на работу в 2002 году и ранее (их будем хранить, как и предполагалось первоначально, 75 лет).

У группы 2.1 личных дел на обложках необходимо организовать внесение уточнений со ссылкой на Закон № 125-ФЗ так, как это показано в Примере 7 (выделено оранжевым цветом).

Аналогично нужно поступить со всеми делами, для которых этот закон скорректировал срок хранения. Чтобы много раз не вписывать вручную длинный текст, для ускорения процесса можно использовать самонаборный штамп.

Полистать демо-версию печатного журнала

На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п.

Но как разобраться в таком огромном объеме документов?

Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел.

Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот.

Рассмотрим, что же это такое - номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте.

Содержание номенклатуры дел отдела кадров, образец

Как показывает практика, каких либо специфических знаний деятельность по составлению перечня документации предприятия не требует, однако это не значит, что в данном вопросе не следует придерживаться правил делопроизводства.

Вообще перечень дел для облегчения работы с ним, имеет вид таблички, в которой указаны следующие данные:

Условно ее можно разделить на два столбца: «Название графы» и «Содержание графы». Итак:

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.

Индекс состоит из:

• Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
• Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть - структурное подразделение. Вторая часть - порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.

1. Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте - документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
2. Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
3. Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
4. Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.

Типы номенклатуры дел

Она может быть:

• Примерной, то есть может меняться в ходе работы.
• Типичной - стандартный тип документа.
• Индивидуальной - зависит от стратегии компании.

Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства. Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца.

Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами :

• Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
• Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
• Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье .

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

• Простота поиска.
• Индексация хранящихся документов.
• Установленный срок хранения материалов.
• Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
• Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
• Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
• Составление актов на их уничтожение.

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов :

1. Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
2. Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
3. Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Номенклатуры дел отделов

Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются . Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

Бухгалтерия

В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая . В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

Юридический

В перечень включены все юридические документы , связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет . При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

Отдел кадров

В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации :

1. Составленные кадровиком.
2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

• Должностные инструкции.
• Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
• Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
• Распоряжения, приказы по персоналу.
• (трудовые), включая соглашения к ним.
• Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
• Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, отпусков и прочее.
• Объяснительные, и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
• Справки, служебная переписка.
• Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
• Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Однако существуют общие правила , которые нужно соблюдать:

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет . Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура , то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

• Устав организации.
• Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
• Номенклатура дел подразделений.
• Штатное расписание.
• Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
• Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела , документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют . Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

• Номер (индекс) дела.
• Наименование его.
• Количество папок (единиц хранения) в деле.
• Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой .

После этого, создается сводная номенклатура . Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом .

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

Перечень дел, которыми занимается определенная организация, зависит в первую очередь от специфики ее деятельности. Но по отдельным направлениям можно дать общие рекомендации и примеры. В частности, это касается работы отдела кадров и номенклатуры его дел.

Подразделение организации, которое занимается набором, увольнением и управлением сотрудниками, в зависимости от решаемых задач, может иметь разное название. Например, кадровая служба или управление кадрами, но сути это не меняет. При поиске информации, касающейся данного вопроса, большинство пользователей сети Интернет предпочитают использовать в поисковом запросе словосочетание «Номенклатура дел отдела кадров», что и определило название данной статьи.

За основу можно взять приведенный образец, в котором в зависимости от определенных условий допускается корректировка. Например, ведение не находит закрепления в нормативных актах. Поэтому его можно удалить из примера номенклатуры дел, если в вашей организации создание личных дел на сотрудников не предусмотрено. В случае если востребованы и выдаются достаточно часто, то имеет смысл выделения их в самостоятельное дело. На основе этого думаем, что основная идея образца понятна.

Более развернуто проблемы и вопросы по , а также способы и методы были уже рассмотрены в предыдущих публикациях. Тем, кто этим заинтересовался, стоит посмотреть, тем более - велика вероятность, что вам это будет интересно.

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Чтобы определить сроки хранения, вы можете использовать действующий (в последней редакции) 2010 года. Скачать его для более подробного ознакомления можно по приведенной ссылке. Информацию об иных используемых повсеместно перечнях документов можно найти там же. Организациям, для которых разработаны специальные ведомственные и отраслевые перечни, ссылки на статьи и сроки хранения необходимо оформлять в соответствии с ними.

Вы имеете возможность скачать представленный в статье в формате doc. Надеемся, что вы получили ответы на свои вопросы по поводу организации делопроизводства, прочитав данную статью.