Главная

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Альбом форм документов

Табель форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их статуса, основных этапов подготовки и происхождения.

Идея Табеля форм документов впервые была сформулирована в 1987 г. в методических указаниях Госстандарта «Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов» (РД 50-655-87). В соответствии с этим документом Табель представлял собой перечень форм документов, которые предполагалось включить или исключить из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Этот перечень (Табель) представлялся организациями – разработчиками унифицированных систем документации в Госстандарт для государственной регистрации или отмены унифицированных форм документов. В документе была дана и форма Табеля.

Он представлял собой таблицу со следующими графами:

Код формы по ОКУД;

Отраслевой (ведомственный), республиканский (имелись в виду республики СССР) регистрационный номер;

Наименование и индекс формы;

Способ представления;

Периодичность;

Кто представляет;

Кому представляет;

Срок представления;

Разработка по линии ОАСУ.

Первоначально Табель рассматривался как вспомогательный документ для проведения государственной регистрации или отмены уже действующих унифицированных форм документов, но уже через год, в 1988 г., в ГСДОУ содержалось следующее положение: «В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В Табель включаются документы, как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение Табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в Табеле, запрещается».

В этом случае Табель уже рассматривается как средство сокращения и упорядочения форм документов, применяемых в организациях отрасли.

В 1991 г. была предложена форма Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации (ГСДОУ: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов / ВНИИДАД. М., 1991):

Эта форма Табеля интересна тем, что наряду с оптимизацией состава документов позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документов в организации. В пояснении к этой форме говорится, что в целях сокращения применяемых форм документов организации разрабатывают Табель управленческих документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, в Табель включаются документы всех структурных подразделений.

В 1994 г. Росархивом была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в которую также были включены положения о Табеле и дана его форма. В Инструкции подчеркивалось, что в Табель включаются унифицированные формы документов, а сам Табель является «перечнем разрешенных к применению форм документов»:

Примерная форма Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)

В Инструкции отмечалось, что документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.). Форма Табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.

В новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не содержится информации о Табеле форм документов.

Анализ существующих на сегодняшний день положений о порядке разработки Табеля, организации этой работы, ее содержании показал, что они крайне скупы, а если учесть, что методические документы по этому вопросу отсутствуют, становится понятным, что всякая попытка практической реализации идеи разработки Табеля в конкретном учреждении неизбежно сталкивается со множеством вопросов. Тем не менее многие организации проводят эту работу. Актуальность и неизбежность ее проведения становятся очевидны тогда, когда организация внедряет средства автоматизации управленческих процедур.

Один из важнейших вопросов, связанных с Табелем, - его назначение. Разработка Табеля позволяет решать одновременно несколько задач:

Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

Упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

Последнее положение особенно важно: опыт показывает, что Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и инвентаризации форм документов именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он служит одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов, включенных в Табель, но это вполне самостоятельный вид работы, хотя и логически вытекающий из Табеля, и связанный с ним на содержательном уровне.

Разработка Табеля форм документов включает в себя несколько этапов:

Сбор и анализ материала;

Выбор формы Табеля;

Формирование структуры Табеля;

Составление Табеля.

На первом этапе изучается документация организации и в первую очередь:

Документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов Федерации, органов местного самоуправления, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации;

Организационно-правовая документация учреждения: устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.;

Распорядительные документы организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации главным образом на предмет выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами;

Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющие состав и технологию обработки документов: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

Документация организации как минимум за последний год ее существования.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (см. образец), в которую вносится следующая информация:

Полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);

Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

Сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Табель форм документов представляет собой перечень тех документов, которые формируются в организации на регулярной основе. Его использование позволяет оптимизировать состав документации, обеспечивающей управленческую и организационную деятельность предприятия, унифицировать используемые для их оформления формуляры.

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходим табель форм документов организации

Табель форм документов, которые используются в конкретной организации, это оформленный в табличном виде перечень. В него входят те формы, использование которых полностью обеспечивает реализацию функций и задач управленческой деятельности предприятия. Кроме наименований документов, табель содержит информацию о юридическом статусе каждого из них, области применения, этапов подготовки, обработки и согласования.

На многих предприятиях, как правило, тех, что создавались относительно недавно, табель форм документов не используется и делопроизводство организовано без обязательного соблюдения табельной формы документирования.

Результатом отсутствия системного подхода и необходимых знаний является использование нестандартизированных форм, не отвечающих требованиям государственных регламентов. Кроме того, внутренними нормативными документами не устанавливается четких требований применения таких форм, в результате чего одна и та же организационная операция может оформляться документами, имеющими разные формы и формуляры.

Дело осложняется еще и тем, что обязательное применение унифицированных форм документов отменено. Работодатели имеют право разрабатывать их самостоятельно. Участие в разработке таких форм непрофессионалов приводит к отсутствию единого подхода к организации делопроизводственных процедур и процессов, оформлению документированной информации. Эти недостатки не лежат на поверхности и, чаще всего, остаются незамеченными и воспринимаются как малозначащие. Но, в конечном итоге, они снижают степень оперативности обработки документов, прохождения управленческих сигналов и, как следствие, качество управления предприятием.

Табель форм документов организации позволяет на уровне норматива установить как состав документов для каждой управленческой операции, так и процедуру их прохождения. Он содержит описание только тех документов, которые формируются регулярно или с периодическим повторением.

Использование табеля форм документов позволяет установить единые типовые правила оформления для всей организации, действующие для каждого из ее структурных подразделений. Следование этим правилам является своего рода нормоконтролем и гарантией правильности оформления. А это особенно важно, когда речь, например, идет о кадровых или бухгалтерских документах, ошибки в оформлении которых могут обойтись предприятию слишком дорого.

Таким образом, табель форм документов организации необходимо разработать с целью:

оптимизации пакета применяемых на предприятии форм документов;
унификации используемых форм документов;
классификации форм документов по управленческим операциям и функциям, а также, при необходимости, по структурным подразделениям предприятия;
стандартизации процессов подготовки, обработки и прохождения каждой из форм документов;
рационализации применения установленных форм в процессе автоматизации управленческой деятельности;
упорядочения процесса документооборота для повышения эффективности управленческой деятельности.

Разработка табеля форм документов

Если уж речь зашла о необходимости жесткой стандартизации составления и оформления внутренних документов, упорядочивании процесса документирования информации, целесообразно говорить именно о табеле унифицированных форм документов. То есть о таких формах, которые, в соответствии с ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактуются как утвержденный формуляр.

То есть, как совокупность набора обязательных реквизитов и их расположения, установленных для обеспечения юридической значимости того вида документов, который предназначен для обеспечения конкретной управленческой операции. Разработка табеля форм документов - процесс, который проходит в несколько этапов.

Читайте также:

Этапы разработки табеля унифицированных форм документов организации

Таких этапов будет семь:

Предпроектное обследование, сбор информации о производственных и организационных процессах, сопровождающихся регулярной подготовкой разных форм документов;
Анализ собранного материала, оптимизация состава форм документов, выбор содержания Табеля;
Выбор оптимальной формы Табеля и его структуры;
Определение перечня тех форм документов, которые будут включены в Табель;
Формирование Табеля;
Согласование Табеля с руководителями подразделений и лицами, назначенными ответственными за делопроизводство в компании;
Утверждение Табеля руководителем предприятия.

Предпроектное обследование - важный этап разработки табеля форм документов

Первый этап - предпроектное обследование, является самым важным, поэтому остановимся на нем подробнее. Его также можно разбить на три этапа.

Определение тех управленческих и организационных задач, которые определяются спецификой деятельности предприятия, и тех форм документов, которыми эти задачи сопровождаются. Чем более полной будет информация о формах документов, которые используются в процессе организационной и управленческой деятельности компании, тем большую помощь окажет табель для реализации функций и задач этих видов деятельности предприятия.

Изучение нормативно-правовых актов (государственных, органов местной исполнительной власти, отраслевых), регламентирующих процессы делопроизводства. Анализ организационной документации предприятия, локальных нормативных актов, регламентирующих его производственную деятельность. Изучение распорядительной документации, выявление тех форм документов, которые вводились в действе распорядительными актами;

Изучение и анализ документов, составляющих методическую и правовую базу, регламентирующую состав и процедуры документооборота в компании, правила оформления и составления разных форм документов. Анализ утвержденной на предприятии номенклатуры дел.

Карты форм документов, используемые при формировании Табеля

Значительно облегчит и ускорит процесс разработки табеля форм документов в организации использование специальных карт форм документов. С их помощью можно будет быстро определить, какие документы и с какой периодичностью составляются на предприятии, какие из них характеризуются постоянством формы. Сведения о документах собираются во всех структурных подразделениях и фиксируются в картах, в которых отражается такие сведения, как:

наименование формы, в том числе ее заголовок и краткое содержание;

код формы по классификатору;

название файла, если форма представлена в электронном виде;

управленческая функция данной формы документа, задача, для которой она сформирована. Так, например, форма «Штатное расписание» создана для реализации управленческой функции «Организация системы управления», задача ее формирования (назначение формы) - «регламентация численного и должностного состава»;

информация о всех основных этапах составления, оформления, прохождения данной формы документа: в каком подразделении составляется, кем согласовывается и утверждается, кто является адресатом, кем регистрируется, кто осуществляет контроль исполнения, где хранится оригинал или электронный вариант формы документа.

Затем карты форм анализируются с целью оптимизации и исключения дублирующих друг друга форм документов. После этого отобранные формы можно будет уже вносить в Табель.

Табель форм документов образец

Утвержденного на государственном уровне образца табеля форм документов, который был бы обязательным для на всех предприятиях, не существует. Но есть Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, которой устанавливается обязательное использование такого табеля в подобных учреждениях. Целью использования табеля форм документов Типовая инструкция определяет:

оптимизацию количества используемых в организации форм документов;

унификацию их содержания;

стандартизацию процессов работы с разными формами документов.

Инструкция содержит и табель форм документов, образец которого приведен в таблице ниже.

В зависимости от потребностей конкретного предприятия, предлагаемый образец также может содержать следующую информацию:

адресат документа;

лицо, ответственное за контроль его исполнения;

код формы по государственному классификатору;

тираж, которым отпечатаны бланки документа в типографии.

Графа «Примечание» предназначена для внесения в нее информации о порядке подписания, согласования и утверждения документа, его форме или формате и пр.

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления1 . (?)

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.

Табель - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм документов организации предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
унификации форм документов в организации;
упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).

3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи, свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

Код по ОКУД	Периодичность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согласование	Подписание	Утверждение	Печать	Кому направляется	Примечание
									12

Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов

Наименование формы документа

Код по ОКУД

Кем и когда утверждена форма документа

Локальный код

Периодичность составления

Составитель документа

Сколько экз. готовится

Согласование

Подписание

Утверждение

Печать

Кому направляется

Где хранится

Примечание

4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

Таблица 3. Группы документов в организации

Виды документов	Разновидности документов
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации	Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации
Организационно-правовая документация организации	Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка
Распорядительные документы организации	Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами)
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов	Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения)	Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

полное наименование формы документа;
заголовок к тексту (тема), если он имеется;
код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;
сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__ наименование вида документа _

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 1. Форма карты документа

Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)

№ п/п	Заголовок к тексту	Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения)	В каком случае создается документ (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая)	Количество доку-ментов в месяц	Кто готовит проект документа (должность, ФИО)	Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО)	Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО)

Таблица 5. C ведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я) Таблица 6. C ведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я) Таблица 7. C ведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)

№п/п	Наименование вида документа	Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация, должность, ФИО)	Сколько экземпляров документа создается	Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение)	Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?)	Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?

Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

(Подпись) (Расшифровка подписи)

На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу - собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

_________________________________________________________

П Р И К А З

«__» января 2014 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов

Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :

1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.

3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.

Глава администрации района К.Л. Софин

Рис. 2. Проект приказа о внедрении Табеля форм документов

(?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов - необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.
(?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.

Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами

Л.Р. Фионова, д.т.н., Пензенский государственный университет

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. 1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм документов организации предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;

унификации форм документов в организации;

упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

2. Выбор формы Табеля.

3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

Наименование формы документа	Код по ОКУД	Периодичность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согласование	Подписание	Утверждение	Печать	Кому направляется	Примечание

Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов

Наименование формы документа

Код по ОКУД

Кем и когда утверждена форма документа

Локальный код

Периодичность составления

Составитель документа

Сколько экз. готовится

Согласование

Подписание

Утверждение

Печать

Кому направляется

Где хранится

Примечание

Таблица 3. Группы документов в организации

Виды документов	Разновидности документов
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации	Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации
Организационно-правовая документация организации	Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка
Распорядительные документы организации	Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами)
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов	Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения)	Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д.

полное наименование формы документа;

заголовок к тексту (тема), если он имеется;

код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);

функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;

сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__ наименование вида документа _

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________

Визы:

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 1. Форма карты документа

Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)

№ п/п

Наименование вида документа

Заголовок к тексту

(о чем)

Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения)

В каком случае создается документ

(постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая)

Количество доку-ментов в месяц

Кто готовит проект документа (должность, ФИО)

Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО)

Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО)

Таблица 5. C ведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)

№п/п

Наименование вида документа

Основное должностное лицо, которое подписывает документ

(должность, ФИО)

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО)

С кем согласуется содержание документ

Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО)

Таблица 6. C ведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)

№п/п

Наименование вида документа

Кто утверждает документ

(подразделение, должность, ФИО)

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО)

Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется)

(подразделение, должность, ФИО)

Кто регистрирует документ, если это необходимо

(подразделение, должность, ФИО)

Таблица 7. C ведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)

№п/п

Наименование вида документа

Кому адресуется подписанный документ

(подразделение (организация, должность, ФИО)

Сколько экземпляров документа создается

Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров

(подразделение)

Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?)

Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?

Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

(Подпись) (Расшифровка подписи)

После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

_________________________________________________________

П Р И К А З

«__» января 2014 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева. 1 (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.

1 (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.

Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству

Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации

необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом

унифицированных форм документов, разрешенных к применению в

организации, утвержденную Номенклатуру дел.

Инструкция по документационному обеспечению

Управления

Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт,

издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый

руководителем организации) в целях установления правил,

регламентирующих организационные, научно-технические, технологические,

финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,

организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и

В соответствии с Государственной системой документационного

обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые

правила работы с документами в организациях с различными формами

собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в

различных отраслях производства, имеют специфические особенности,

требующие специальной регламентации.

Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ,

регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания

документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом

условий и специфики деятельности.

Основополагающим документом при разработке Инструкции по

документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она

включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.

Структура ГСДОУ имеет следующий вид:

1. Основные положения.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав управленческих документов.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

2.3. Оформление управленческих документов.

2.4. Составление текстов управленческих документов.

3. Организация работы с документами.

3.1. Организация документооборота.

3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.

3.1.2.Передача документов внутри организации.

3.1.3.Учет количества документов.

3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС).

3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.

3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на

машинных носителях.

3.2.3. Оперативное хранение документов.

3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.

3.2.5.Составление номенклатуры дел.

3.2.6.Формирование дел.

3.3. Контроль исполнения документов.

3.3.1.Сроки исполнения.

3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традиционной

обработки документов.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.

3.4.1.Экспертиза ценности документов.

3.4.2.Оформление дел.

3.4.3.Составление описей дел.

4. Механизация и автоматизация работы с документами.

4.1.Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с

документами.

4.2.Применение средств механизации.

4.3. Автоматизация работы с документами.

Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда

при решении управленческих задач и предполагает создание таких условий,

при которых конечная цель управления достигается с наименьшими

затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и

обработки первичной информации до принятия управленческого решения и

контроля за его реализацией.

Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу

прохождения и обработки информации, является типовой и циклично

повторяющейся. Следовательно, при разработке Инструкции все эти работы

должны быть формализованы.

Можно предложить следующую последовательность действий при

составлении Инструкции по ДОУ:

1. Изучить структуру аппарата управления, распределение функций,

прав и обязанностей работников.

2. Изучить виды документов и состав систем документации.

З. Провести анализ документооборота конкретного объекта.

но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.

Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку

делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании

основных технологических процессов выявляются основные показатели,

характеризующие организацию управления на предприятии. Например:

объем документооборота; время прохождения основных категорий

документации; информативность документации, поступающей по

запросам; коэффициент унификации служебных документов; время,

затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов

служебной документации.

Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический

процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии

с уровнем организации управления.

Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и

практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и

учреждений показывают возможность и необходимость регламентации

проектных работ, выделения типовых этапов.

Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:

1. Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное

обследование деятельности предприятия.

2. Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки

технического и рабочего проектов.

3. Стадию внедрения.

Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня

организации управленческого и инженерно-технического труда на

предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен

включать:

Общие сведения об аппарате управления (наименование,

местонахождение, территориальная общность или разобщенность,

подчиненность, объекты управления);

Основные функции аппарата управления;

Положение об аппарате управления;

Должностные __________инструкции всех категорий служащих;

Штатное расписание;

Номенклатуры дел всех структурных подразделений;

Состав и объемы входящей, исходящей и внутренней

корреспонденции;

Перечень имеющихся средств оргтехники.

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает

характеристику существующей технологии выполнения работ, их

документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата

управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом

должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между

руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата

управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-

методических документов. Эти данные также могут быть получены путем

опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и

самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо

составить организационно-структурную схему и определить, насколько она

соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.

Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где

должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы

основные технологические схемы управленческих процессов:

Состав и порядок обработки основных документов;

Предлагаемый регламент работы;

Схемы организации административно-управленческих связей;

Рациональные формы документов;

Типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить

сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам

документов, о распределении документов по документопотокам и наличии

стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также

точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого

вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на

дублирование операций, излишние маршруты.

С использованием методов управленческого проектирования

предприятиями разрабатываются следующие инструкции по документационному обеспечению:

Типовые;

Примерные;

Индивидуальные.

Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для

подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами

соответствующей отрасли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению

управления составляется для близких по структуре организаций схожих

направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без

учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции

разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным

условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст

должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются

слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен»,

организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет

указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.

Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются

цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение

текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.

Например:

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность

за полноту и достоверность информации по исполнению документа.

За формирование дел отвечают руководители структурных

подразделений.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема

документационных работ и уровня автоматизации документационного

обеспечения управления.

Любая инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.

В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со

спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской,

финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно

издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком,

положениями.

В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают:

1. Перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале

входящей корреспонденции.

2. Образец регистрационно-контрольной карточки.

3. Журнал регистрации входящих документов.

4. Образец углового (продольного) бланка письма.

5. Образец углового (продольного) общего бланка.

6. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа

и/или должностного лица.

7. Образцы оформления организационных документов.

8. Образцы оформления распорядительных документов.

9. Образцы оформления справочно-информационных документов.

10. Образец согласования проекта распорядительного документа.

11. Перечень документов, подлежащих утверждению и на которых

ставится круглая печать, в организации.

12. 0бразец листа-заверителя дела.

13. Образец обложки дела.

14. Образец внутренней описи.

15. Образец формы номенклатуры дел.

16. Образец формы описи дел.

17. Образец акта об уничтожении дел.

18. Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на

контроль.

Современная практика организации ДОУ предлагает следующую

структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:

1. Общее положение

2. Подготовка служебных документов

2.1 Общие требования

2.2 Фирменные бланки

2.3 Требования к оформлению реквизитов

3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение,

протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.

4. Порядок согласования документов

5. Порядок удостоверения документов

6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники

7. Организация документооборота

7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов

7.2 Регистрация и учет документов

7.3 Организация справочной работы

7.4 Организация работы с отправляемыми документами

8. Контроль исполнения документов

9. Работа исполнителей с документами

10. Организация хранения документов

10.1 составление и ведение номенклатуры дел

10.2 порядок хранения документов

10.3 формирование дел

10.4 оформление дел

10.5 оперативное хранение дел

10.6 передача дел на архивное хранение

11. Ксерокопирование и тиражирование документов

12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов

13. Использование факсимильной связи

Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 Инструкции по

делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30

реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.

В первом разделе следует подчеркнуть ответственность должностных

лиц за работу с документами, в том числе с конфиденциальными. Здесь

целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы

подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).

документов и фирменных бланков. Если организация относится к

государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или

субъекта РФ (негосударственные структуры не обладают такой

прерогативой). В том же случае, когда на бланке намериваются разместить

эмблему организации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено.

Если название организации и сведения об организации «длинные», то есть заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее использовать бланк с продольным расположением реквизитов. Это

высвободит пространство для содержательной и оформляющей части

будущих документов. Угловое же размещение реквизитов боле

целесообразно при подготовке бланков для писем.

Если анализ организационно-правовых документов предприятия

(фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель

предприятия, но и руководители структурных подразделений и некоторые

должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки

подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего,

для письма и для конкретного вида документа).

Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и

включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству

определяется отсутствием кадрового подразделения (если фирма небольшая

и кадровые документы готовит секретарь или бухгалтер)

Выбор системы регистрации документов (централизованная,

децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей

построения организации, степени оснащенности техническими средствами,

наличия квалифицированного персонала. В свою очередь система

регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов 5

– 10 в Инструкции по делопроизводству.

Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов

можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок

экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он

обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом

документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может

быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности

документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.

Последнее весьма проблематично.

Если в организации существует электронный документооборот, нужно

продумать систему оперативного хранения электронных документов,

определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент

электронной документации невелик, регистрацию электронных документов

следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в

журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить

дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального

носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).

дублироваться на бумажный носитель.

Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных

условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и

единый порядок документирования и организации работы с документами.

Положения инструкции распространяются как на традиционное

делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами

вычислительной техники.

Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации

и утверждается либо непосредственно подписью руководителя

организации, либо распорядительным документом - приказом,

распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции,

называются ответственные исполнители, перечисляются организационные

мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о

том, что она является приложением к распорядительному документу.

Разработка Табеля форм документов организации

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных

форм документов необходимых и достаточных для реализации функций и

задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического

статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом

нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и

процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание

которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм предназначен для:

♦ оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их

закрепления в едином нормативном документе,

♦ классификации применяемых в деятельности организации форм

документов по функциям управленческой деятельности (или по

структурным подразделениям),

♦ унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее

отдельных важных этапов) управленческих документов в организации,

♦ унификации форм документов в организации,

♦ упорядочения документальной базы организации в целях повышения

эффективности использования компьютерных технологий в

управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации табель форм документов

выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде

наименование форм документов, используемых для документирования

собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять

оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных

этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле

указаны все или основные этапы подготовки документов, он является

одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет

осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая

возможность появления непредусмотренных форм документов

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав

применяемых в организации (на предприятии) документов, состав

управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному

документированию. На этом этапе работы изучаются действующие

законодательные акты и нормативно-методические документы,

регламентирующие процедуры документирования; организационные

документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию

должностных лиц и порядок работы с документами в организации.

Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

2. Выбор формы Табеля.

В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля.

Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления

текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров,

3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный

справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть

построен по функциональному или структурному принципу. В первом

случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами

– задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия

структурных подразделений. Внутри разделов документы

систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту

наименований документов.

4.Отбор форм документов для включения в табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на

предприятии обычно изучаются по группам.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:

выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности

организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся

определенной последовательностью их создания, постоянством (или

относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в

структурных подразделениях организации по всем направлениям

деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в

карте документа в которую вносится следующая информация:

♦ Полное наименование формы документа, включая заголовок,

если он имеется,

♦ Код формы,

♦ Имя файла (если имеется электронный вариант документов),

♦ Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например,

штатное расписание создается в процессе реализации функции

«организация системы управления» и задачи «регламентация

численного и должностного состава».

♦ Сведения об основных этапах подготовки документа:

подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,

удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление

печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при

работе над Табелем являются основным рабочим массивом.

структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм

документов для включения в Табель.

На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа

примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной

формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного

локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка

количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном

количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что

есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно

учесть при выборе формы Табеля.

Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями

организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично

классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять

виды форм документов, образующихся в деятельности каждого

подразделения. То есть: указывается __________подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать

формы документов по функциям управления или по направлениям

деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как

классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться

описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деление

строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –

собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена

работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,

если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование

докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем

управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму

(докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и

предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим

ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение

Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный табель форм документов организации

должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и

утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и

«инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в

условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля необходимо подготовить проект соответствующего приказа.

Что еще почитать

К чему снятся волосы по соннику К чему снятся Волосы на теле во сне по соннику? Сонник рассматривает волосы на теле как счастливые события. Густые...

Как получить выписку из реестра дисквалифицированных лиц через госуслуги Правительство РФ закрепило обязанность налоговых органов по ведению реестра дисквалифицированных лиц в Положении о...

Вычисление разности дат в Microsoft Excel Калькулятор дат предназначен для вычисления количества дней между датами, а также для нахождения даты путем прибавления...

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Альбом форм документов

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходим табель форм документов организации

Таким образом, табель форм документов организации необходимо разработать с целью:

Разработка табеля форм документов

Этапы разработки табеля унифицированных форм документов организации

Таких этапов будет семь:

Предпроектное обследование - важный этап разработки табеля форм документов

Карты форм документов, используемые при формировании Табеля

Табель форм документов образец

Что еще почитать

ПОСЛЕДНИЕ ЗАПИСИ

Категории