Типовые схемы движения документов. Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов)

Организация движения документов - важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут - прямым, время прохождения - минимальным.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведение одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно–информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования, если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Организация работы с документами требует автоматизации документооборота (документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения и исполнения или отправления в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 2): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Рис. 2. Эволюция форм документооборота

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Рис. 3. Смешанный документооборот

Смешанный документооборот (рис. 3) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Виды документопотоков

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· структурой;

· режимом или цикличностью;

· направлением;

· объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

• расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии. Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов.

Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов в организации;
• уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Каждый документ имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 4). Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис.4. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль над изменением документа.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любой организации складывается из следующих компонентов:

Документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

Обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений.

Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

3.1. Входящие документы

Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Схема № 11). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Схема № 11

Схема направления движения потоков входящих документов

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение).

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

3.2. Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Схема № 12).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К

Схема № 12

Схема направления движения потоков исходящих документов

проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

3.3. Внутренние документы

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения).

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

согласно параграфу 3.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, является основной характеристикой документооборота. Маршрут движения документов включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения документа) до подшивки в дело и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Согласно параграфу 3.1 ГСДОУ маршруты (схемы) прохождения документов разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Создаются маршрутно-технологические карты, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. При функционировании автоматизированной обработки информации в маршруты (схемы) должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов - первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот аПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК)п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 . Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк уПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@ .

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота - это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет ест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет - каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидаци ип. 6 ПБУ 4/99 ; п. 16 ПБУ 9/99 ; подп. 18 ст. 250 НК РФ . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени еп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

• проблемные должники - старший менеджер по продажам;
• решения собрания участников организации - старший юрисконсульт;
• определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
• данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) - руководитель отдела кадров;
• определение срока полезного использования основного средства - ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк ип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 .

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика - таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Другой вариант - расположить документы с привязкой:

• <или> к хозяйственной операции;
• <или> к должностям и профессиям;
• <или> к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации - в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

• <или> оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

• <или> сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные - Фильтр - Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

• <или> внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
кладовщика

2. Должностные обязанности:

Принимает материальные ценности;

- проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

- составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

Ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

Участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан:

Находиться на рабочем месте в специальной одежде;

Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

- соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

• <или> закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

В целях организации рационального документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»

“ Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: «Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию». Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяц а” .

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

Превратить бардак с документами в порядок несложно – мы научим вас этому в статье. Подскажем, как находить, описывать, упрощать и унифицировать основные маршруты документов. Вы узнаете, в каком локальном нормативном акте закрепить все маршруты, чтобы они работали. Без этих знаний, которыми владеет далеко не каждый специалист, нельзя выстроить документооборот организации. Шеф будет гордиться таким умным помощником.

Обратите внимание!

Грамотно выстроенный маршрут – тот, в котором документы не проходят лишних остановок, не петляют по дорогам и вовремя приходят на конечные станции

Главное в статье Скрыть Как отличить потоки документов от маршрутов

Документопотоки и маршруты документов тесно связаны. Важно понимать разницу между документопотоком и маршрутом документа, чтобы выделять маршруты внутри потоков.

Какие документопотоки курсируют в организации. В организации существует три потока документов: входящие, исходящие и внутренние. Входящие – все документы, которые поступают в организацию. Исходящие – те, которые отправляют из организации. Внутренние – те, которые создают, а затем исполняют в организации, и они не выходят за ее пределы. Перетекать один в другой потоки не могут: исходящий документ не превратится во внутренний, а внутренний – во входящий. Все три потока есть в любой организации, независимо от ее размера, формы собственности и сферы деятельности.

Обратите внимание!

Распространенная ошибка секретарей – регистрировать заявления работников как входящие документы. Это неверно: источник входящего потока – другие организации, государственные органы или физические лица. Документы, которые создают работники организации, всегда внутренние, и неважно, относятся они к производственным или личным вопросам

Что происходит с документами внутри потоков. Рассмотрим основные операции каждого потока на схемах 1–3 ниже. На схеме 3 хорошо видно, что операции внутреннего потока складываются из операций исходящего – на этапе подготовки внутреннего документа и входящего потоков – на этапе исполнения. Еще одна особенность потока внутренних документов в том, что список операций можно сократить в зависимости от вида документа.

Схема 1. Операции над входящими документами

Схема 2. Операции над исходящими документами

Схема 3. Операции над внутренними документами

Пример. Служебная записка, которую направляет одно структурное подразделение в другое, пройдет все этапы от подготовки проекта до исполнения. А приказ «пропустит» ровно половину: после регистрации его сразу отправят на исполнение. У входящего и исходящего потоков таких особенностей нет, документы в них последовательно проходят все этапы.

Что такое маршруты документов. Маршрут – путь документа внутри потока. В одном потоке может действовать множество маршрутов. Потока всегда три, а вот маршрутов внутри них могут быть десятки, и у всех организаций они разные. На схеме 4 ниже мы привели три маршрута внутри потока входящих документов.

Схема 4. Пример маршрутов документов внутри потока

Операции, которые выполняют над документами внутри потока, сохраняются на каждом маршруте. Так, все входящие, независимо от того, заявка это от физлица или письмо от министерства, проходят одни и те же операции.

Кто такие участники документооборота

Участники документооборота и остановки на маршрутах документов – сотрудники компании, которые выполняют ту или иную операцию. Рассмотрим их роли и процессы.

Таблица 1. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем. Например, директор по правовым вопросам может быть на разных маршрутах: исполнителем-автором, согласующим лицом, руководителем, который рассматривает документы, руководителем, который подписывает документы, и исполнителем задания.

Документы организации делят на: организационные или правовые – инструкции, положения, правила, регламенты, стандарты; распорядительные – приказы, распоряжения; информационно-справочные – акты и протоколы, докладные и служебные записки и др.

Поэтому к каждому маршруту документа нужно подходить индивидуально и описывать его не только по ролям участников, но и по конкретным должностям. Приведем примеры остановок на маршрутах документов входящего потока из (таблицы 2–4 ниже). В таблице 2 вы видите маршрут заявки физического лица. На этом маршруте одну и ту же роль регистратора исполняют два работника – секретарь и сотрудник отдела обслуживания клиентов. Они получают номера 1 и 2, в соответствии со своей очередью на маршруте документа. Из таблиц 2–4 видно, что, несмотря на то что все три документа относятся к потоку входящих писем, в организации они проходят разные маршруты, а одни и те же роли исполняют на этих маршрутах разные работники.

Таблица 2. Маршрут заявки физического лица на получение услуг компании

Таблица 3. Маршрут письма от организации о заключении договора на оказание услуг

Таблица 4. Маршрут письма от контролирующего государственного органа

Главное в статье Скрыть Что нужно знать, чтобы самим строить маршруты документов

Чтобы строить маршруты, важно знать: для входящего и исходящего потоков – как распределяются обязанности и полномочия в организации и какая тематика у документов; для внутреннего потока – виды внутренних документов.

Как строить маршруты для исходящего и входящего документопотоков. Узнайте, кто в организации и какие виды входящих документов имеет право рассматривать, а какие виды исходящих – согласовывать и подписывать. Получить эту информацию легко. Во-первых, все это есть в доверенностях или в приказах о предоставлении полномочий. Во-вторых, если у должностного лица есть секретарь, то все можно узнать от него. В-третьих, изучите входящие документы, которые рассматривал сотрудник, и исходящие, которые он подписывал, и выделите их темы.

Таблица 5. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Таблица 6. Маршрут исходящих писем с государственными органами, администрациями районов и АО «Природные ресурсы»

Как строить маршруты для внутреннего документопотока. Маршруты внутреннего потока ищем среди разных видов документов. Возьмем для примера два вида внутренних документов, с которыми вы имеете дело чаще всего: служебную записку и приказ по основной деятельности.

Приведем примеры остановок на маршрутах документов внутреннего потока и соотнесем их с участниками документооборота (таблицы 7 и 8 ниже). Из-за того что служебная записка первую половину своего маршрута «живет» как исходящий документ, а вторую – как входящий, роли участников процессов документооборота необходимо нумеровать. Регистратор-1 и Руководитель-1 действуют при отправке, Регистратор-2 и Руководитель-2 – в момент получения записки. Маршрут приказа по основной деятельности – в таблице 8.

Таблица 7. Маршрут служебной записки

Таблица 8. Маршрут приказа по основной деятельности

Каким способом описать маршрут документа

Описать маршрут можно тремя способами: текстовым, графическим и табличным. Разберем нюансы каждого из них.

Текстовое описание. Такое описание не дает возможности увидеть всю картину маршрута. Нужно вчитываться в текст. Зато это самый простой способ описать маршрут документа. Пример описания – ниже.

Текстовое описание маршрута приказа по основной деятельности

Графическое описание. В графическом описании маршрута последовательно показана каждая операция (схема 5 ниже). Чтобы его создать, нужны специальные компьютерные программы. В стандартных офисных программах нарисовать блок-схему можно, но значительно медленнее и тяжелее. Если специальных программ нет, то лучше прибегнуть к табличному описанию маршрута документа.

Схема 5. Графическое описание маршрута входящего письма о направлении пакета первичных документов

Табличное описание. Такое описание тоже состоит из коротких фрагментов текста, но эти фрагменты расположены в графах таблицы, которые обозначают участника процесса. Визуально таблицу воспринимать легче, чем текст.

Главное в статье Скрыть Как проанализировать и оптимизировать маршрут документа

Анализ маршрута документа должен показать, что все остановки на этом маршруте оправданны и необходимы. Чтобы анализировать маршрут документа и понимать, какое звено в цепочке необходимо, а от какого можно безболезненно избавиться, вы должны хорошо представлять процессы, которым посвящен тот или иной документ. При малейшем сомнении обратитесь к участнику процесса – это всегда конкретный работник компании – и задайте ему вопросы.

Как проанализировать маршрут документа. Проанализируем маршрут заявки на ремонт оборудования из таблицы 9 ниже. Вас должно насторожить, во-первых, слишком большое количество согласующих лиц для этого документа: оправданно ли, например, участие в согласовании главного специалиста службы безопасности? Во-вторых, генеральный директор в качестве подписанта для заявки тоже вызывает вопросы.

Таблица 9. Описание маршрута заявки на ремонт оборудования

Пример. Предположим, главный механик согласует заявку на ремонт оборудования в знак того, что своими силами справиться с поломкой не удалось. Это нужная виза. Технический директор согласует заявку как непосредственный начальник главного механика по той причине, что документ подписывает генеральный директор, который должен видеть визы топ-менеджеров, а не руководителей среднего звена. А безопасник не смог объяснить свое участие в цепочке согласования и признался, что подписывает заявки, не читая.

Завершает процесс сбора информации беседа с генеральным директором: почему именно он подписывает заявки на ремонт оборудования? Скорее всего, так повелось еще с тех времен, когда компания была небольшой и шеф лично контролировал все процессы. Когда описывали полномочия технического директора, про заявки просто забыли.

Как оптимизировать маршрут. Вы не можете своим волевым решением отменить одну из остановок на маршруте документа или весь маршрут целиком. Но взять описание маршрута и показать его руководителю, который подписывает документ, чтобы обратить его внимание на лишние точки, вы можете.

Оптимизируем маршрут заявки на ремонт оборудования. Вот что можно с ним сделать: из списка согласующих лиц убрать главного специалиста службы безопасности и передать полномочия подписания заявки техническому директору. В примере (таблица 10 ниже) мы показали вариант оптимизированного маршрута движения заявки.

Таблица 10. Описание оптимизированного маршрута заявки на ремонт оборудования

В каком локальном документе зафиксировать маршруты документов

Обратите внимание!

Установленной формы для табеля нет. Справочная литература предлагает разные варианты, но это всегда таблица с количеством граф от 5 до 20

Вы будете использовать маршруты всех документов организации для ежедневной работы, но у всех ваших действий по маршрутизации есть глобальная цель. Вы изучаете потоки документов, находите маршруты, описываете и оптимизируете их, чтобы унифицировать, то есть привести к единообразию и закрепить каждый маршрут в специально предназначенном для этого локальном нормативном акте (ЛНА). Унифицируют документы, чтобы сократить ресурсы на создание и оборот документа. ЛНА, в котором описывают маршруты документов, – Табель форм документов.

Табель форм документов – нормативный документ, в котором есть перечень форм документов, которые разрешается применять в организации, с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения.

Маршруты документов попадают в табель по функциональному признаку, то есть в соответствии с решаемыми организацией задачами. Так, функцию «Регулирование деятельности» реализует приказ по основной деятельности. Функцию «Осуществление внутренних письменных коммуникаций» – служебная записка. А в функции «Прием персонала» будет описан целый комплекс документов, начиная от заявления о приеме на работу и заканчивая личной карточкой.

Наша заявка на ремонт оборудования входит в функцию «Производство». Пример фрагмента из Табеля форм документов с описанием заявки на ремонт оборудования – в таблице 11 ниже. Таким образом, результатом работы над потоками и маршрутами документов организации станет локальный нормативный акт – Табель форм документов.

Таблица 11. Маршрут документа в Табеле форм документов