Инструкция по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации). Рекомендации по заполнению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию Паспорт архивохранилища образе

хранящей управленческую документацию
1. Введение

1.1. Настоящая памятка разработана в целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, находящихся на хранении в архивах организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Карелия.

1.2. Памятка разработана в соответствии положениями федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125 - ФЗ от 22.10 2004, «Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (далее - регламента), утвержденного приказом Федеральной архивной службы России № 11 от 11 марта 1997 года, с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ № 19 от 18 января 2007 года.

1.2. Памятка определяет порядок заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение № 4 к регламенту).

1.3.Памятка предназначена для работников архивов организаций и иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов, образующихся в деятельности организации, а также для работников государственных и муниципальных архивов, осуществляющих организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций.
2. Общие положения

2.1. Организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов составляют и представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы паспорта архивов организаций по состоянию на 1 декабря... г.

2.2. Паспорт архива заполняется в 2-х экземплярах. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации (реорганизации).

2.3. Организации включают в паспорт учетные сведения по документам постоянного срока хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, в том числе образовавшихся в их деятельности, деятельности организаций - предшественников, а также подведомственных организаций, если документы на хранение поступают в архив головной организации.

2.4. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной форм собственности, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта.
3. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации

3.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, на учете которого находится отчитывающаяся организация.

3.2. В строке «Кем представляется» адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно - правовую форму и форму собственности. Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории (в другом здании).

3.3. В разделе 1. «Общие сведения» по строке 101,

графа 1 - указывается количество фондов, находящихся на хранении в архиве

графа 2 - площадь архивохранилища в квадратных метрах

графа 3 - загруженность архивохранилища в процентах.

Степень загруженности архивохранилища рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении в архиве, на показатель вместимости и умножения на 100.

Для определения показателя вместимости следует произвести расчет среднего количества единиц хранения, расположенных на одном погонном метре архивных полок. Данный показатель зависит от параметров стеллажного оборудования (высота, количество, длина полок стеллажа и т.д.).

Пример: В архивохранилище хранится 7500 ед.хр.

Протяженность архивных полок, занимаемых документами, составляет 100 погонных метров. Количество единиц хранения делится на количество погонных метров

7500:100 = 75 ед.хр.

Следовательно на 1 погонном метре полок находится 75 ед.хр.

Для расчета показателя вместимости количество единиц хранения, находящихся на 1 погонном метре, умножается на число общей протяженности архивных полок (в т.ч. свободных)

Пример: Общая протяженность полок составляет 120 п.м.

75 х 120 = 9000 п.м. (показатель вместимости)

Для расчета процента загруженности количество единиц хранения делится на показатель вместимости и умножается на 100

7500: 9000 х 100 = 83,3 %

Процент загруженности архивохранилища составляет 83,3 %

Пример 2

В архиве хранится 25560 ед.хр., протяженность архивных полок, занимаемых документами 300 п.м., общая протяженность полок - 400 п.м.

25560: 300 = 85 ед.хр.

85 х 400 = 34000 ед.хр. (показатель вместимости)

25560: 34000 х 100 = 75,2%

3.4. Раздел 2 «Сведения о документах»

Строки 201, 202

Графа 1 - приводятся сведения о документах постоянного срока хранения и по личному составу. Количество единиц хранения в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета, в том числе на основании учетных документов.

Графа 2 - указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения и по личному составу (в соответствующих строках).

Графа 3 - указывается конечная дата документов, находящихся на хранении в архиве.

Графы 4, 5, 6 - заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и по личному составу и на них составлены описи, которые утверждены и согласованы с ЭПК архивного учреждения.

Графа 4 - указывается количество единиц хранения, внесенных в опись.

Графы 5 и 6 - указывается начальная и конечная даты документов, внесенных в опись.

Графа 7 - п ри заполнении графы 7 строки 201 следует учитывать, что предельный срок хранения документов постоянного срока хранения, устанавливаемый действующим законодательством составляет:

• 
  для документов, отнесенных к федеральной собственности - 15 лет

• 
  для документов, отнесенных к собственности Республики Карелия - 10 лет

• 
  для документов, отнесенных к муниципальной собственности - 5 лет

• 
  для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет .

Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

Если негосударственная организация хранит документы государственной организации - предшественника, то документы, отнесенные к государственной собственности следует считать как документы, хранящиеся сверх срока.

3.5. Раздел «Кадры» - указываются сведения о количестве работников архива организации согласно штатному расписанию.

3.6. В разделе «Условия хранения документов» следует подчеркнуть показатели, характеризующие помещение, в котором хранятся архивные документы: оборудование хранилища, поддерживающиеся в нем нормативные режимы хранения. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения должны отражать характеристики мест реального хранения документов (рабочих комнат, коридоров, подвалов и т. п.)

3.7. Для уточнения сведений о наличии локальных нормативных актов организации по вопросам организации ведомственного архива и делопроизводства заполняется приложение

№ 1 к паспорту.

3.8. Если организация хранит более одного фонда к паспорту прилагается «Отчет о составе и объеме фондов на 1 декабря 200 . г.» (приложение № 2).

3.9. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за архив и его телефон.

3.10. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации, указываются причины изменения показателей происшедших в течение отчетного периода, данные о предыдущих передачах документов на государственное или муниципальное хранение (наименование архива, виды, объемы и крайние даты переданных документов и год передачи), сообщаются сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам. Пояснительная записка подписывается соответствующим должностным лицом.

начальник

отдела комплектования Г.Н. Федорова

1.2. Рекомендация предназначены для работников ведомственных архивов, иных лиц, ответственных за учет, хранение и использование всех групп документации, образующихся в научно-технических организациях, которым руководством организации поручено заполнять бланк паспорта архива.

1.3. Организации-источники комплектования государственных и муниципальных архивов ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря …… г.

1.4. Паспорт архива организации заполняется в двух экземплярах на открытую документацию и в двух экземплярах на закрытую документацию. Первые экземпляры паспорта направляются в соответствующий государственный или муниципальный архив. Вторые экземпляры паспорта хранятся в организации до ее ликвидации (реорганизации).

1.5. Государственные организации включают в паспорт учетные сведения по всем категориям документов, образовавшихся в их деятельности и в деятельности их предшественников.

1.6. Негосударственные организации, хранящие документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерация, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования, составляют два отдельных паспорта:

на документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, созданные до момента приватизации и акционирования и являющиеся государственной или муниципальной собственностью;

на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, являющиеся собственностью негосударственных юридических и физических лиц.

Паспорт на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, заполняется организацией по запросам органов и учреждений Федерального архивного агентства России в том случае, если она заключила договор (соглашение) с государственным или муниципальным архивом о передаче документов на государственное хранение.

2. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации

2.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем его углу, в строке «кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, на учете которого находится отчитывающаяся организация. В правом верхнем углу паспорта на уровне адресной части‚ указывается: «документация открытая» или «документация закрытая» в зависимости от характера представляемых сведений.

2.2. В строке «кем представляется» адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму и форму собственности (государственное унитарное предприятие, открытое или закрытое акционерное общество и т.п.). Наименование организационно-правовых форм юридических лиц должно проводиться в строгом соответствии со ст. 50, 66, 97, 107, 113, 116-118, 120, 121 Гражданского кодекса Российской Федерации. Помимо официального адреса организации указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории (при расположении архивов научно-технической документации, управленческой документации, по личному составу на разных территориях, все они указываются в обязательном порядке).

2.3. В первом разделе паспорта архива «Научно-техническая документация. Общие сведения» отчитывающаяся организация приводит данные о полном объеме хранящейся у нее научно-технической документации (НТД) и годах её создания.

2.4. В графе 1 раздела 1 указывается количество учетных единиц графической и текстовой документации, разработанной самой отчитывающейся организацией, организациями-предшественниками, субподрядчиками (соисполнителями), независимо от того, в каком подразделении хранится документация (технический архив, научно-техническая библиотека, справочно-информационный фонд, проектный кабинет и т.д.).

При определении общего количества учетных единиц учитываются подлинные или копийные (на правах подлинных) экземпляры документов. Копии документов, не имеющие юридического статуса, не учитываются.

Порядок заполнения графы 1 раздела 1 зависит от системы учета (регистрации) научно-технической документации, принятой в организации. При поточной (валовой) системе регистрации, когда каждый графический или текстовой документ учитывается в инвентарной книге (журнале) под отдельным порядковым номером, в графе 1 по строкам 101-104 даются суммарные сведения о количестве листов чертежей или томов текстовых документов (отчетов по темам, информационных обзоров, научных докладов, регламентов, пояснительных записок, технических описаний), зарегистрированных под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы (лист чертежа, том).

Примеры заполнения графы 1:

а) 561 260 листов;

б) 72 460 томов;

в) 561260 листов + 72460 томов.

Неправильные варианты: 2500 книг, 2500 текста, 2500 (без указания учетной единицы), 2500 единиц, 2500 графики.

При пообъектной (попроектной, покомплектной) системе регистрации проектно-конструкторской и технологической документации в графе 1 по строкам 102- 104 указывается суммарное количество проектов (конструкторских разработок, технологических процессов) или комплектов чертежей, составляющих отдельные части (разделы) проекта (узлы конструкторской разработки, элементы технологического процесса, марки-части), зарегистрированные в инвентарной книге под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы.

Примеры заполнения графы 1:

а) 6000 проектов (разработок);

б) 6000 комплектов.

Неправильные варианты: 6000 (без слов проект, разработка, процесс); 6000 графики и текста; 6000 книг.

При наличии в организации смешанной системы учета научно-технической документации в графе 1 по строкам 101-104 через знак «+» даются суммарные сведения по всем существующим системам учета.

Пример заполнения графы 1:

а) 72200 листов + 6600 комплектов + 260 проектов;

б) 72 200 листов + 2280 томов + 260 проектов.

При подсчете общего количества проектной, конструкторской, технологической документации в строках 102-104 суммируются данные по всем имеющимся в организации инвентарным книгам, которые могут вестись раздельно на подлинники, дубликаты, микрофильмы на правах подлинников, изделия основного, вспомогательного и одиночного производства.

При заполнении графы 1 следует иметь в виду, что в отчитывающейся организации не обязательно могут создаваться и храниться все группы НТД, предусмотренные строками 101 104. В случае отсутствия одной или нескольких групп в графе 1 против соответствующей строки делается прочерк.

Строка 105 «прочие виды» заполняется только при наличии в организации специальных видов НТД: патентной, метеорологической, геологической.

Пример заполнения графы 1, строки 105:

а) 500 заявочных комплектов на изобретения.

В строке 106 даются суммарные количественные данные, обобщающие данные строк 101-105.

Примеры заполнения графы 1, строки 106:

а) 50000 листов чертежей + 500 томов;

б) 500 томов (при наличии только НД);

в) 1000 проектов + 2500 (Комплектов чертежей) + 300 томов (при смешанной проектно-комплектной системе регистрации ПД, КД и ТД).

2.5. Раздел 2 паспорта архива «Научно-техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации» заполняется в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, но на момент представления паспорта эти документы продолжают храниться в организации.

2.6. В графе 1 раздела 2 в строках 202-204 указывается количество конструкторских, технологических, проектных (в области капитального строительства) разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации или РГАНТД или филиала (далее - архивное учреждение) в зависимости от принадлежности источника комплектования. В графе 2 раздела 2 указывается год создания самой ранней из этих разработок. В графе 3 - самой поздней из включенных в указанный перечень.

При отсутствии утвержденных перечней делается отметка «отсутствуют». В строках 201 и 205 в графе 1 раздела 2 делается прочерк.

2.7. В графе 4 раздела 2 указывается количество хранящихся в организации ед. хр., внесенных в утвержденные ЭПК соответствующего архивного учреждения описи. В графах 5 и 6 раздела 2 указывается начальная и конечная дата документов внесенных в описи.

2.8. В графе 7 раздела 2 указывается количество ед.хр., внесенных в утвержденные ЭПК, соответствующего архивного учреждения описи и хранящихся сверх установленного законодательством срока. Предельные сроки хранения документов в организациях-разработчиках следующие: для проектной документации - 25 лет после завершения разработки, для конструкторской - 15 лет, для научно-исследовательской и технологической - 10 лет. Например, если организация представляет паспорт по состоянию на 1 декабря 2000 года, то проектная документация, разработанная до 1975 г., хранится в организации сверх установленного срока.

2.9. Раздел 3 «Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)» заполняется в том случае, если в организации имеются документы на машинных носителях, оформленные в соответствии с ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», а также функционирующие базы данных.

2.10. В графе 1 раздела 3 указывается суммарное количество баз данных научно-технического профиля, функционирующих в организации.

2.11. В графе 2 раздела 3 указывается суммарный объем записанной в базах данных информации в мегабайтах (Мбайт).

2.12. В графе 3 раздела 3 указывается суммарное количество машинных носителей (оптические диски, гибкие магнитные диски, магнитные ленты и т.д.), на которых записаны подлинники документов, выполненных в соответствия с ГОСТ 28388-89 и находящиеся как в специализированном хранилище (магнитотеке), так непосредственно у исполнителей.

2.13. В графе 4 раздела 3 указывается суммарный объем информации записанной на машинных носителях и отраженных в графе 3.

2.14. В графах 5 и 6 раздела 3 указываются начальная и конечная даты созданных документов на машинных носителях.

2.15. В разделе 4 «Управленческая документация» приводятся сведения об исполненных документах постоянного срока хранения (приказы руководителя организации по основной деятельности, тематические планы, протоколы заседаний Технического совета, годовые отчеты о деятельности организации и т.п.) и о документах по личном составу долговременного хранения (приказы о приеме и увольнении работников, лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных, личные карточки, послужные списки, невостребованные личные документы), сформированных в дела. Сформированное дело принимается за единицу хранения. Количество ед.хр. в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета.

2.15.1. При заполнении: графы 1, строки 401 раздела 4 количество ед.хр. устанавливается по номенклатуре дел отчитывающейся организации, где указаны сроки их хранения. При отсутствии в организации номенклатуры дел количество ед.хр. указывается после консультации с работниками государственного архива.

В графе 2 раздела 4 указывается дата самого раннего из хранящихся в организации документов постоянного хранения, в графе 3 - год, указанный в заголовке паспорта архива.

2.15.2. Графы 4, 5, 6 строки 401 раздела 4 заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации постоянного хранения и на неё составлена опись, которая утверждена ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество ед.хр., внесенных в опись; в графах 5 и 6 указывается начальная и конечная даты документов ед. хр. (дела), внесенных в опись. Начальной датой ед.хр. является дата составления самого раннего документа, а конечной - дата составления самого позднего документа

2.15.3. При заполнении графы 7 строки 401 следует учитывать, что предельный срок хранения управленческой документации организацией составителем установлен законодательством - 15 лет.

Например, если организация представляет учетные сведения по состоянию на 1 декабря 2000 года, то тематические планы, годовые отчеты и другие документы постоянного хранения, составленные до 1985 года, хранятся в организации сверх установленного срока.

2.15.4. В строке 402 графе 1 раздела 4 указывается количество ед. хр. по личному составу (долговременного хранения), созданных за все годы существования организации.

В графе 2 строки 402 раздела 4 указывается год самого раннего из хранящихся в организации документов по личному составу, в графе 3 - год, указанный в заголовке паспорта архива.

Документы по личному составу, имеющие по номенклатуре дел или по типовому перечню документов срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.

2.15.5. Графы 4, 5, 6 строки 402 заполняются в том случае, если документы по личному составу отчитывающейся организации внесены в описи, согласованные ЭПК архивного учреждения. В графе 4 указывается количество внесенных в опись ед.хр. в графах 5 и 6 - начальная и конечная даты составления самого раннего и самого позднего из документов ед.хр.

2.16. В разделе 5 «Кадры» указываются сведения о количестве работников архивов научно-технической (строка 501) и управленческой (строка 502) документации.

Если в организации отсутствует действующий научно-технический архив, то в строке 501 указывается фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за хранение НТД с пометкой «архива НТД нет».

Если в организации отсутствует действующий архив управленческой документации, то в строке 502 указывается фамилия, имя, отчество одного или нескольких должностных лиц, отвечающих за сохранность управленческих документов с пометкой «УД хранится непосредственно в структурных подразделениях» (в технических помещениях, подвале и т.п.).

2.17. В разделе «Условия хранения документов» следует подчеркнуть те показатели, которые характеризуют помещение, в котором хранятся‚ документы отчитывающейся организации, оборудование этого хранилища и поддерживающийся в нем температурно-влажностный режим. Если специализированного архивохранилища в организации нет, то соответствующие сведения отражают характеристики мест реального хранения НТД и УД (рабочих комнат, коридоров, подвалов, технических помещений и т.п.).

2.18. Паспорт подписывается руководителем организации, подпись заверяется печатью. Ниже подписи руководителя организации указывается должность и фамилия лица, ответственного за хранение документов и его телефон.

2.19. К паспорту прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно-правовом статусе или форме собственности организации; данные о предыдущих передачах документов на государственное хранение (наименование государственного архива, виды, объемы, крайние даты переданных документов и год передачи); указываются причины изменения показателей, происшедших в течение отчетного периода (передача документов другим организациям, уничтожение по актам, факты гибели, утраты и т.д.); сообщаются сведения о принятой в организации системе учета документов, наличии научно-справочного аппарата к ним. Пояснительная записка должна иметь подпись соответствующего должностного лица.

паспорта архива организации

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), яв­ляется документом централизованного государственного учета и установлен Регла­ментом государственного учета документов Архивного фонда.

1. Общие положения.

1. 
   «Паспорт...» составляется каждой организацией - источником комплектования
   государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра­жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года .
2. 
   Один экземпляр «Паспорта...» представляется в архив, второй хранится в организации.

2.1. Раздел 1. Общие сведения.

Графа 1 - «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций - предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает­ся в паспорте только один раз.

Графа 2 - «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 - «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле:

(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей
формуле:

(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)
Раздел 2. Сведения о документах
Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на хранение в архив, внесенных и не внесенных в описи.

Строка 201а – похозяйственные книги, строка 201б- нотариальные дела .

Графа 1 «Всего» с троки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации, внесенные в описи.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в архив, внесенные в описи и ут­вержденные ЭПМК Комитета культуры.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

• 
  постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
  организации;
• 
  постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные архивным отделом.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архив­ных документов в нём.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

1. Общие положения

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией - источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

2. Состав показателей паспорта

Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 - «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций - предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Графа 2 - «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 - «Загруженность архивохранилища (%) .

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее - ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

• постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
  организации;
• постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений - 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.