Гост термины и определения нормативная документация. Государственные стандарты в сфере доу

Наша статья не ставит своей целью дать детальный анализ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Ее задача в первую очередь информационная: довести до сведения специалистов в области документационного обеспечения информацию о данном стандарте, а также привлечь внимание специалистов к проблемам национальной терминологии в области управления документами (документационного обеспечения).

Новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013, Стандарт) утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие с 1 марта 2014 г. ГОСТ Р 7.0.8-2013 устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.

Нормализация терминологии

Зачастую нормализация терминологии и закрепление ее в терминологическом словаре является первым шагом в унификации терминосистемы. Следующим шагом, как правило, является стандартизация терминов и создание терминологического стандарта. Задачей словаря терминов является нормализация по возможности всей терминологии предметной области, задача же Стандарта - отражение основной, базовой части профессиональной терминологии. Общий объем словаря - 550 терминов, из них более 100 терминов - термины-синонимы (вместо определения такие термины содержат отсылочную статью). В Стандарте же количество делопроизводственных и общих для делопроизводства и архивного дела терминов - 99.

КСТАТИ

ГОСТ Р 7.0.8-2013 является результатом нормализации отечественной терминологии двух смежных областей - делопроизводства и архивного дела. Стандарт - в отличие от ГОСТ Р 51141-98 - содержит не только больший в количественном отношении (в Стандарте 171 термин, в ГОСТ Р 51141-98 - 143), но и отражает качественные изменения, происшедшие в терминосистеме с 1998 г.

Термин - языковая единица (слово, словосочетание, аббревиатура, символ, сочетание слова и символов в виде букв или цифр), являющаяся названием специального понятия какой-либо сферы научной или профессиональной деятельности и употребляемая в особых условиях. В любой сфере человеческой деятельности термины составляют значительную часть лексики языка общения.

Одно из важнейших свойств термина - его конвенциональность: термин всегда является результатом особой сознательной коллективной договоренности , выражая через свое определение наиболее существенные признаки соответствующего понятия. Термин как языковая единица соотносится с понятием как единицей логико-понятийной системы определенной научной области и с определением (дефиницией), раскрывающим содержание понятия, обозначенного термином. Понятие, обозначаемое термином, подвижно, оно изменяется по мере углубления наших знаний и представлений о предметной области, поэтому с течением времени изменяется определение термина, раскрывающее содержание понятия.

К СВЕДЕНИЮ

Термином может быть любое слово, которому дана четкая дефиниция, определяющая именуемое понятие и жестко ограничивающая понятийную сферу, обеспечивая изоляцию значения термина от обывательских смыслов омонимичного слова общеязыковой лексики.

Термином может стать и искусственно созданное слово. Дефиниция термина дает общее представление об именуемом объекте (который может быть как конкретным и вещественным, так и абстрактным умственным конструктом), одновременно устраняя возможную неоднозначность, свойственную одноименному слову общего языка. Она должна быть соизмеримой с тем, что она определяет, не должна содержать порочного круга и не быть негативной там, где возможно позитивное определение.

Структура Стандарта

Структура Стандарта в целом осталась прежней: три основных раздела - «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело» - и подразделы, отражающие составные части предметных областей.

Раздел «Общие понятия» включает термины, в равной степени употребляющиеся в делопроизводстве и архивном деле.

В разделе «Делопроизводство» выделены два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе «Архивное дело» - три подраздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Информационная деятельность архива».

Термины расположены в Стандарте в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между терминами в терминосистемах делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия в Стандарте установлен один стандартизированный термин.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 включены не только термины, обозначающие понятия, но и так называемые номены - номенклатурные названия, или идентификаторы, к которым относятся, например, наименования организаций, должностей и др. (такие термины, как служба делопроизводства, архив, Архивный фонд Российской Федерации, государственный архив, муниципальный архив ).

Особенности оформления терминов

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом. Их краткие формы представлены аббревиатурой (приводятся в том случае, если они закреплены терминоупотреблением), например:

Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например:

При использовании термина в документах по стандартизации часть, заключенная в скобки, может быть опущена.

Нерекомендуемые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк». Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными, например:

Различают содержание понятия и объем понятия. Содержание понятия - это объем признаков, которые в совокупности формируют понятие. Объем понятия - это совокупность предметов, явлений, процессов, составляющих группу, входящую в понятие. Определение термина должно раскрывать содержание понятие, но не его объем. Более того, раскрывая содержание понятия, определение должно указывать только на признаки (свойства) понятия, являющиеся его существенными характеристиками, отличающие данное понятие от других понятий, стоящих в одном ряду с ним. Включение в определение не только существенных признаков приводит к размыванию определения, в результате чего может произойти подмена одного понятия другим.

Рассмотрим это на примере определения понятия «общегородской классификатор», которое приводится в одном из нормативных документов: общегородской классификатор - классификатор, обязательный для применения при межотраслевом обмене информацией городских информационных систем.

В приведенном определении слова «обязательный для применения» не являются существенным признаком определяемого понятия, поскольку любой классификатор, если он утвержден и введен в действие в установленном порядке, является обязательным для применения. Следовательно, данный признак является избыточным. Эту часть следует исключить из определения, в результате определение будет таким: общегородской классификатор - классификатор, используемый при межотраслевом обмене информацией городских информационных систем.

ИЗМЕНЯЕМ ПОНЯТИЯ

Определения терминов в ГОСТ Р 7.0.8-2013 отражают только существенные признаки определяемого понятия. Именно по этой причине приведенные в стандарте определения можно при необходимости изменять - вводить в них дополнительные признаки. Изменения и дополнения, вводимые в определения при их использовании, не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в Стандарте.

Сравниваем

Сравнивая терминологию Стандарта с ГОСТ Р 51141-98, можно выделить следующие группы терминов:

• термины, определения которых не изменены;
• термины, определения которых изменены;
• термины, не включенные в Стандарт как вышедшие из употребления;
• новые термины, которых не было в ГОСТ Р 51141-98 и которые составляют новую часть терминосистемы.

Термины и определения, сохранившиеся в неизменном виде, составляют ядро терминосистемы, обеспечивая ее стабильность и системность.

Определенная часть терминов претерпела изменения, причем эти изменения затронули не столько сам термин, сколько его определение. Таких терминов в Стандарте немало.

Рассмотрим для примера два термина Стандарта:

Напомним, что в ГОСТ Р 51141-98 было только понятие юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления , из которого следует, что любой официальный документ:

• должен соответствовать законодательству;
• должен быть издан органом власти или должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия;
• должен быть правильно оформлен.

В соответствии с данным определением и приказ организации, и деловое письмо при соответствии вышеперечисленным признакам имеют юридическую силу. Такое понимание понятия юридической силы документа противоречит пониманию данного понятия юристами, которые связывают его с возможностью реализовывать посредством документов отдельных видов властные предписания органов власти и должностных лиц. С этой точки зрения юридической силой обладают только определенные виды документов - законодательные и иные нормативные правовые акты, т.е. документы, содержащие правовые нормы, обязательные для многократного применения и, как правило, рассчитанные на широкий круг организаций и лиц.

Именно по этой причине понятие юридической силы документа в Стандарте связывается со способностью документа вызывать определенные правовые последствия. Наряду с этим понятием в Стандарт введено понятие юридической значимости документа , которое в последние годы употребляется достаточно активно и связано с доказательной силой документа, возможностью использования документа для подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Безусловно, на делопроизводство влияют информационно-коммуникационные технологии. В связи с этим появляются новые понятия и новые термины, которые встраиваются в терминосистему делопроизводства, расширяя ее и меняя отношения между существующими терминами, например, понятие электронный документ , а также связанные с ним понятия, обозначающие свойства электронного документа и процессы управления электронными документами: аутентичность (электронного документа); достоверность (электронного документа); целостность (электронного документа); пригодность для использования (электронного документа); метаданные; конвертирование, конвертация (электронных документов); миграция (электронных документов).

Кроме того, многие новые термины заимствуются национальной терминосистемой из зарубежных источников, в частности из стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов» и др.).

Вместе с тем ряд терминов, включенных в Стандарт, может вызвать неоднозначную реакцию специалистов. К примеру, в нем приведены три термина:

В данном случае Стандарт отражает практику терминоупотребления. Все три термина достаточно широко употребляются, но при этом определения терминов, несмотря на то что они являются результатом консенсуса специалистов - разработчиков Стандарта, не содержат признаков, достаточно четко разграничивающих данные понятия. Такая ситуация свидетельствует о том, что данные понятия нуждаются в более глубоком изучении и осмыслении.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук

Итак, с 1 марта 2014 года старый добрый терминологический ГОСТ Р 51141-98 перестал действовать, и его заменило новое детище ВНИИДАД – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», с которым нам, скорее всего, придётся прожить довольно долго.

Текст нового стандарта доступен по адресу http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=5&month=4&year=2014&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=178513 .
[Дополнение от 21.04.2014: Устаревшая гиперссылка заменена на новую]

Что в идеале хотелось бы получить в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности? Я бы выделила следующие моменты:

• Удаление устаревших и неиспользуемых терминов, в первую очередь, относящихся к забытым уже технологиям;


• Пополнение профессионального словаря терминами, отражающими новые виды деятельности, новые идеи, концепции и технологии;


• Пересмотр определений тех терминов, которые применимы к документам и информации вне зависимости от используемых технологий и вида носителя – в первую очередь с тем, чтобы убрать ориентацию этих определений на какие-то отдельные технологии.

Не стоит забывать и о том, что на фоне других стран российская отраслевая терминология выглядит, прямо скажем, убого – сравните 140 терминов в ГОСТ Р 51141-98 и более 2 тысяч терминов в глоссарии Общества американских архивистов.

Новый стандарт оставляет двоякое впечатление – видны робкие попытки движения вперед, но, - именно в силу их недостаточной энергичности, - документ в целом откатывается назад, не успевая за стремительными изменениями как в отрасли, так и в «большом» мире.

Итоги работы над новым стандартом чем-то напоминают мне сцену, которую я уже несколько раз наблюдала в реальной жизни: Женщина прожила долгую жизнь, стала бабушкой и прабабушкой, и за это время «обросла» множеством вещей, которые захламляют её квартиру. Какие-то из этих вещей ценные и нужные, какие-то – не очень, что-то дорого как память, а о некоторых даже сложно вспомнить, откуда они взялись и для чего когда-то использовались. К бабушке на выходные приезжает внук (сам уже не юноша) и уговаривает её избавиться хотя бы от части барахла. После долгих споров и уговоров на помойку отправляется разношёрстная коллекция предметов, котрой бы мог позавидовать местный краеведческий музей, но вот от предложения купить или принять в подарок современную технику бабушка отказывается наотрез. Соглашается лишь на новый телефонный аппарат с большими кнопками и громким звонком – и знать не хочет никаких смартфонов, планшетов и Интернетов…

Так и здесь. Авторы действительно почистили стандарт от ряда терминов, которые практически уже не используются ни в живом общении, ни в профессиональной литературе (при этом чисто по-нашему вместе с водой выплескивая иногда и «младенца»). А вот с пополнением словаря и с пересмотром морально устаревших определений получилось как-то не очень.

Чтобы не быть голословной, приведу некоторые факты и цифры. Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов. Первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174.

Что ушло

Из стандарта исчезло 39 терминов – большинство вполне заслуженно, но, думаю, исключение некоторых терминов вызовет у специалистов вопросы. Вот их список:

• архивная опись
• беловой документ
• ведомственное хранение архивных документов
• вид письменного документа
• видеограмма документа
• внешние признаки документа
• внутренний документ
• входящий документ ; поступивший документ
• государственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
• государственное хранение архивных документов
• документ личного происхождения
• документ на машинном носителе
• доступ к архивным документам
• дублетный документ
• заголовок официального документа
• запретная дата документа
• зона унифицированной формы документа
• иконографический документ
• исходящий документ ; отправляемый документ
• карточка (архивного) фонда
• машинописный документ
• межархивный справочник
• наименование документа
• негосударственная часть Архивного Фонда Российской Федерации
• ограничительный срок секретного хранения архивных документов
• организационно-распорядительный документ
• организация работы с документами
• переменная часть реквизита документа
• постоянная часть реквизита документа
• правила документирования
• рукописный документ
• служебное поле унифицированной формы документа
• служебный документ
• срок исполнения документа
• унифицированная система документации; УСД
• формуляр-образец документа
• хранение архивных документов
• ценность архивного документа
• черновой документ

Что появилось нового

Всего появился 71 термин, которых не было в старом ГОСТе. Из закона об архивном деле взято 9 ранее отсутствовавших терминов:

• владелец архивных документов
• временное хранение документов
• государственный архив
• документ Архивного фонда Российской Федерации
• муниципальный архив
• особо ценный документ
• пользователь архивными документами
• уникальный документ
• упорядочение архивных документов

При этом уважение к закону проявлено избирательно – есть один термин из закона, который авторы не сочли нужным добавлять (хотя в первоначальном проекте он был), и такое решение вполне понятно – это «документы по личному составу», которые Росархив так мечтает поскорее уничтожить, наплевав на возможные последствия для будущих пенсионеров.

Нужно также отметить, что авторам, ни пользователям стандарта не позавидуешь в плане определений. Ряд определений в стандарте существенно расходится с определениями, данными в законе (иногда в лучшую сторону) – примером служит определение «архивного документа». Мне кажется, что, во избежание проблем в случае судебных разбирательств, следовало бы обязательно приводить (при наличии, со ссылками) определения из законодательства – параллельно с теми, которые авторы считают более правильными с научно-практической точки зрения. Каким бы плохими они ни были, суд будет описаться именно на определения, данные в законе – и их надо знать.

Стандарт пополнился (и это здорово!) рядом терминов из очень хорошего стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Это следующие 8 терминов:

• аутентичность (электронного документа)
• достоверность (электронного документа)
• доступ к документу
• конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
• метаданные
• миграция (электронных документов)
• пригодность для использования (электронного документа)
• целостность (электронного документа)

Жаль, что авторы нового терминологического ГОСТа прочитали, но не поняли ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В первую очередь коллеги из ВНИИДАД игнорируют самую ценную особенность этого стандарта - то, что он технологически-нейтрален и в равной степени применим как к электронным, так и к традиционным документам. Такие качества, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность к использованию есть у любых документов, а не только у электронных! Да и процессы конвертации и миграции вполне могут проходить с участием традиционных документов…

Ещё обиднее то, что из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 можно было взять ряд куда более современных и признанных международным сообществом определений ключевых терминов (таких, как «документ») – но, наверное, от данного коллектива этого трудно было ожидать.

Из прочих новых терминов где-то десяток можно считать отражающими новые технологии и нормативно-правовую среду; однако куда больше среди нововведений реликтов бумажного прошлого – иногда кажется, что авторы не понимают разницы между терминологическим стандартом и перечнем традиционных типовых реквизитов или же учетных форм. Вот их список:

• адресат
• альбом унифицированных форм документов
• архивный шифр
• вид документа
• видеодокумент
• включение документа в СЭД
• выписка из документа
• государственный регистрационный номер документа
• документальная выставка
• документопоток
• каталогизация архивных документов
• консервация архивного документа
• критерии экспертизы ценности документов
• лист согласования (визирования) документа
• лист-заверитель дела
• место составления (издания) документа
• научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
• обзор архивного фонда
• ограничение доступа к архивным документам
• оперативное хранение документов
• описание архивных документов
• описательная статья архивного справочника
• опись дел структурного подразделения
• опись дел, документов
• организация пользования архивными документами
• отметка о заверении копии
• отметка о наличии приложения
• отметка о поступлении документа
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело
• официальное опубликование документа
• первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
• печать
• плотность документопотока
• подписание (документа)
• пользование архивными документами
• предварительное рассмотрение документов
• признаки заведения дела
• регистрационно-учетная форма
• служба делопроизводства
• собственник архивных документов
• согласование документа; визирование
• средства документирования
• срок хранения документов
• топографический указатель
• уничтожение документов
• управление документами
• утверждение документа
• хранение документов
• электронная копия документа
• электронная подпись
• электронное дело
• электронный документ
• электронный документооборот
• юридическая значимость документа

Вывод отсюда следует достаточно печальный: если лишь треть новых терминов пришла из настоящего/будущего, и две трети – из прошлого, то стандарт буквально сделал «шаг вперед и два шага назад»:)

Размножение делением

В двух случаях термины, которые старый ГОСТ рассматривал как синонимы, были (на взгляд, необоснованно) выделены в отдельные статьи.

• Вместо статьи «1 делопроизводство; документационное обеспечение управления» появились статьи «1 делопроизводство» и «2 документационное обеспечение (управления), ДОУ»;


• Вместо статьи «3 документ; документированная информация» появились статьи «7 документ» и «11 документированная информация»

Самое неприятное заключается в том, что из-за того, что кто-то потешил своё научное «эго», у других людей могут возникнуть проблемы в ходе судебных споров, поскольку адвокаты и судьи начнут играть на этих различиях.

(Продолжение следует, см.

С тандартизация в России осуществляется в соответствии с принципом добровольного применения документов в области стандартизации (см. ст. 12 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Таким образом, строго говоря, ГОСТы не обязательны к применению, и следовать им или нет, компания решает сама . Однако это совсем не означает, что для делопроизводства коммерческих организаций нет вообще никаких правил. Они могут и должны быть установлены как федеральными или отраслевыми нормами, так и локальными нормативными актами компании.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» произвел своего рода революцию в сфере российского делопроизводства - впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента .

Например, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 ввел принципиально новое толкование термина «документ» : это «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Сравните с определением в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие международным стандартам. Система менеджмента качества требует создания системы управления документами, являющейся неотъемлемой частью системы управления организацией. В других компаниях применение документа осуществляется на добровольной основе.

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 имеет длинное название: «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Этот ГОСТ без преувеличения должен быть настольной книгой любого делопроизводителя. На данный момент это один из немногих нормативных документов по делопроизводству, содержащих практические рекомендации по оформлению документов . В частности, он устанавливает:

• состав реквизитов документов ;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам документов , включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

Еще были выпущены Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 (их полное наименование звучит так: «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003»).

Это менее известный документ по сравнению с тем, который он толкует, но столь же ценный практически. Дополнительную ценность Методическим рекомендациям придают Примерный перечень документов, подлежащих утверждению (Приложение 7) и Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслуживания) (Приложение 8).

Свернуть Показать

Вера Иритикова

Действующий уже более десяти лет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит правила и требования, в которых отразилась традиция оформления русского текстового документа, проверенная временем и подтвержденная практикой унификации и стандартизации документов.

Данный стандарт можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов на оформление организационно-распорядительных документов. Первые версии подобных стандартов разрабатывались в 1969 и 1970 гг. А наиболее известными и достаточно долго действовавшими стали стандарты ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 (требования к оформлению реквизитов и к формуляру-образцу устанавливались раздельно; изменения вносились в 1978 г.), а также ГОСТ 6.38-90, в котором были «объединены» требования к формуляру-образцу и оформлению реквизитов, и его преемник - ГОСТ Р 6.30-97 с точно таким же названием.

В ГОСТе Р 6.30-2003 зафиксирована область его применения: организационно-распорядительные документы (ОРД), которые включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93). Но состав документов данного класса ОКУД давно не пересматривался (только в 2013 году Росархиву дано правительственное поручение пересмотреть видовой состав документов данного класса и дать предложения по их унификации), за это время в практике управления широкое распространение получили новые виды документов, а для документирования управления персоналом вообще в качестве универсальных начали использоваться формы первичных учетных документов. Поэтому сфера применения данного стандарта и изменилась, и существенно расширилась. Например, новыми видами документов, которые тоже оформляются по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003, стали:

• в подсистеме организационных документов - концепция, стратегия, политика;
• в подсистеме распорядительных документов - поручение, а кроме того, распоряжения издаются по основной деятельности гораздо чаще указаний;
• в подсистеме информационно-справочных документов - служебная записка.

Основные идентификационные реквизиты документов, принадлежащих к иным системам документации (дата, подпись, индекс, наименование вида), оформляются практически так же, как устанавливает данный стандарт, несмотря на то, что он имеет рекомендательный характер.

ГОСТ Р 6.30-2003 сохраняет свое значение и в методологическом, и в практическом смысле. Стандарт устанавливает:

• состав реквизитов организационно-распорядительных документов; этот состав является максимальным, т.е. представляет собой общий список реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов ОРД; и особенно важно установление точных терминологических названий этих реквизитов (искажение названий реквизитов допущено в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти);
• требования к оформлению каждого из реквизитов;
• стандартные форматы бумаги, применяемые при оформлении документов ОРД;
• схемы расположения реквизитов на листах бумаги стандартного формата, т.е. формуляр-образец документов системы ОРД на базе конструкционной сетки с определением границ размещения каждого реквизита;
• типы и виды бланков, применяемых для оформления документов ОРД;
• примеры (в стандарте названы образцами) общего бланка, бланков писем и бланка приказа.

В процессе создания электронных документов в статусе оригиналов регламентация требований к их оформлению по данным, уже проверенным практикой, становится еще более актуальной (конечно, с учетом их гармонизации с ограничениями форматов представления электронных документов).

Поскольку международной практикой стандартизации установлен 10-летний цикл пересмотра стандартов, надеемся, что в ближайшем будущем будет подготовлена новая редакция данного стандарта. Основными направлениями модернизации требований к оформлению документов в настоящее время можно считать следующие:

• классификация собственно реквизитов документов и отметок, которые отражают процессы его обработки в бумажном или электронном виде с выходом на регламентацию обязательных метаданных документа, создаваемого исключительно в электронном виде;
• установление правил оформления реквизитов документов и отметок на документе с учетом применения унифицированных форм для создания документов, в том числе в электронной форме;
• создание правил единообразного визуального отображения (визуализации) электронного документа, его основных реквизитов, технологических делопроизводственных отметок, подтверждаемых действий с ним (транзакций) и метаданных;
• регламентация требований к электронным бланкам документов (электронным шаблонам) и т.п.

ГОСТ 51141-98

ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Следует быть внимательным и учитывать почтенный возраст этого документа - многие термины делопроизводства были вновь истолкованы ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007.

Свернуть Показать

Вера Иритикова , профессиональный управляющий документами, документовед, эксперт Гильдии Управляющих Документацией

Действующий ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» тоже имеет свою историю. Практически с неизменным названием и с небольшими корректировками он действовал с 1970 г. (ГОСТ 16487-70). Его преемником стал ГОСТ 16487-83, а с 1 января 1999 г. данный стандарт действует в статусе стандарта Российской Федерации с обозначением ГОСТ Р 51141-98.

Область его применения - все виды документации и литература по делопроизводству и архивному делу. Данный стандарт содержит стандартизированные термины с определениями, включающими общие понятия данной предметной области. Базовыми и актуальными являются определения терминов «документ; документированная информация», «реквизит документа», «юридическая сила документа», «документирование», «система документации», «архивный документ», «архивный фонд», «документальный фонд» и другие.

Но в связи со значительным обновлением и изменениями терминосистемы, вызванными внедрением концепции управления документами, в 2012-2013 гг. ВНИИДАД разработал и подготовил к утверждению новый терминологический стандарт в области делопроизводства и архивного дела, введение которого в действие (уже с новым номером) планируется с 1 марта 2014 г.

ГОСТ Р 54471-2011

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» - самый «свежий» из интересующих нас стандартов. Он был введен в действие 1 августа 2012 года в соответствии с приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 18.10.2011 №466-ст. Применение стандарта добровольно.

Документ будет полезен не только компаниям, использующим СЭД, но и всем остальным, ведь электронными средствами связи и передачи информации сегодня пользуются, пожалуй, абсолютно все. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме.

ГСДОУ

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» была утверждена приказом Главархива СССР в 1988 году. Несмотря на солидный для документа возраст, ГСДОУ до сих пор действует в части, не противоречащей более современным нормам.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Это серьезный и полный документ, но обращаться к нему, к сожалению, приходится не часто, так как многие вопросы уже пересмотрены более современными стандартами.

Свернуть Показать

Вера Иритикова , профессиональный управляющий документами, документовед, эксперт Гильдии Управляющих Документацией

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» - это полное название документа, который более известен под сокращенным наименованием ГСДОУ. Документ был одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

ГСДОУ была разработана в развитие основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД; М., 1974) и имела промежуточный вариант с названием Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

В ГСДОУ закрепляются правила и принципы, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в условиях, когда в этих процессах стали активно применяться средства механизации и автоматизации работы с документами, а в управление отраслями народного хозяйства внедрялись автоматизированные системы управления (АСУ на базе «больших» ЭВМ), что требовало классификации и унификации не только документов, но и содержащейся в них информации. На основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны были регламентировать состав применяемых документов, разрабатывать и применять унифицированные формы документов, закрепляя их в табелях документов, которые в настоящее время ведутся как табели применяемых в организации унифицированных форм документов.

ГСДОУ всегда рассматривалась как основной нормативно-методический документ, закрепляющий единые организационные основы создания системы делопроизводства (системы ДОУ) в любых органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и даже в общественных организациях. Под действие ГСДОУ формально не подпадали советские органы, партийные, профсоюзные, комсомольские организации и органы управления отраслями, которые действовали на основании уставов (железные дороги, гражданская авиация, морской и речной транспорт, а также оборона), но в оформлении основных реквизитов документов (автор, дата, индекс, подпись) общие правила тем не менее соблюдались.

Нормативный аспект ГСДОУ обеспечивался тем, что устанавливаемые ею правила документирования и оформления документов базировались на требованиях государственных стандартов ГОСТ 6.38-90, ГОСТ 6.10.5-87, которые имели обязательный характер и статус нормативно-технических документов. На требованиях ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 6.10.1-88 базировались и нормативные требования ГСДОУ к оформлению реквизитов и работе с машиночитаемыми документами (сейчас мы их называем электронными документами) и машинограммами. Принцип единообразного и формализованного описания реквизитов машиночитаемых документов на основе общесоюзных классификаторов (ОКПО, ОКУД, ОКВЭД и др., которые теперь известны как общероссийские классификаторы и имеют статус стандартов) остается актуальным и применяется в современных информационных системах (например, в МЭДО), т.к. основа для функционирования всех СЭД - система классификаторов и справочников.

Правила организации работы с документами и принципы документооборота, установленные ГСДОУ, всегда рассматривались в методическом аспекте. Предусматривалось, что в их развитие Главархив СССР и Госстандарт СССР разработают конкретную общесоюзную нормативно-методическую базу по совершенствованию ДОУ, а отраслевые и республиканские министерства будут разрабатывать комплексы нормативных и методических документов по совершенствованию работы с документами в отраслях в рамках своих полномочий. Основные положения ГСДОУ были проиллюстрированы в Сборнике плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов, который был подготовлен ВНИИДАД в 1991 г.

К сожалению, по результатам проведенной административной реформы в настоящее время Росархив утратил функцию методического руководства делопроизводством в стране, а Росстат уже не утверждает унифицированные формы документов.

Тем не менее общие положения ГСДОУ получили свое развитие и послужили основой для разработки Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993 г.) и двух Типовых инструкциях по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (первая утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, а вторая, с таким же названием, утверждена приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, зарегистрирована Минюстом России в 2006 г. и утратила силу в связи с утверждением Правил делопроизводства в 2009 г.).

В настоящее время ГСДОУ следует рассматривать как методический документ, содержащий правила и принципы высокого уровня, которые обоснованы методологией документоведения и подтверждены практикой делопроизводства. На их основе строится нормативно-методическая база современного делопроизводства, которая в основном развивает и конкретизирует основные положения ГСДОУ в условиях внедрения систем электронного документооборота. Кроме того, принципы и правила ГСДОУ сейчас пересказаны (к сожалению, без сноски на источник) многими авторами практических пособий по делопроизводству.

Формально ГСДОУ не отменена, но в настоящее время ее уже можно отнести к категории источников, т.к. на ее методических принципах продолжает развиваться система правил документирования, организации документооборота и формирования документального фонда организации, которая закрепляется действующими Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями от 07.09.2011), ГОСТом Р 6.30-2003, стандартами ГОСТ Р ИСО по управлению документами, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), Основными правилами работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 06.02.2002) и т.п. А работа с электронными документами, включая определение их предметной сущности, а также организация электронного взаимодействия и документооборота, виды электронных подписей и правила их применения и т.п. регламентируется и законодательством, и соответствующими нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Навигатор по ГОСТам

Предлагаем вам своего рода предметный указатель, который поможет делопроизводителям ответить на сакраментальный вопрос «Где это написано?» Графа «Вопрос» содержит ключевые слова вопросов, ежедневно возникающих в работе служб ДОУ. Графа «Где это написано?» содержит ссылку на ГОСТ и его пункт, в котором можно прочитать информацию по запросу (кроме ГОСТов, в этой таблице мы будем ссылаться и на Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003, именуя их «Метод. рекомендации»).

Таблица

Навигатор по ГОСТам в сфере ДОУ

Свернуть Показать

Национальные стандарты Российской Федерации по управлению документами, разработанные на основе международных стандартов ИСО требуют хоть и краткого, но отдельного обзора. Они занимают свое место в нормативно-методической базе делопроизводства. Для внедрения и применения их требований от работников служб ДОУ требуется высочайший профессионализм и специальная подготовка. Читайте статью «Российские стандарты по управлению документами, разработанные на основе международных документов: краткий обзор »

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарта", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Делопроизводство

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Документ

Документ Архивного фонда Российской Федерации

Документ временного срока хранения

Документ постоянного срока хранения

Документальная выставка

Документальный фонд

Документационное обеспечение (управления), ДОУ

Документированная информация

Документирование

Документооборот

Документопоток

Достоверность (электронного документа)

Доступ к документу

Дубликат документа

Заверенная копия документа

Заголовок дела

Единица учета архивных документов

Единица хранения архивных документов

Изобразительный документ

Индекс дела

Индивидуальный срок исполнения документа

Информационная деятельность архива

Использование архивных документов

Историческая справка к архивному фонду

Источник комплектования (архива)

Каталогизация архивных документов

Кинодокумент

Комплектование архива

Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)

Контроль исполнения документов

Консервация архивного документа

Копия документа

Критерии экспертизы ценности документов

Лист-заверитель дела

Лист согласования (визирования) документа

Лист фонда

Место составления (издания) документа

Метаданные

Миграция (электронных документов)

Муниципальный архив

Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива

Номенклатура дел

Носитель (документированной) информации

Обзор архивного фонда

Обеспечение сохранности документов

Обеспечение физико-химической сохранности документов

Объединенный архивный фонд

Объем документооборота

Ограничение доступа к архивным документам

Оперативное хранение документов

Описание архивных документов

Описательная статья архивного справочника

Опись дел, документов

Опись дел структурного подразделения

Организация пользования архивными документами

Особо ценный документ

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело