Ведение списка договоров с контрагентами. Согласование и учет договоров Анализ результатов договорной работы

Описание Программа Респект: Учет договоров представляет интерес для руководителей, финансовой и бухгалтерской служб, службе продаж, снабжения и ИТ-службе, и, конечно же, договорной и юридической службам. С помощью программного продукта можно вести учет договоров в компании, отслеживать их исполнение, а также оценивать результаты выполненной работы.

Функциональные возможности программы:

• Подготовка и согласование договоров
• Формирование бланков документов
• Ведение журнала договоров предприятия
• Планирование и контроль исполнения договоров
• Формирование универсальных отчетов
• Интеграция в 1С:Бухгалтерию 8
• Интеграция в 1С:Управление торговлей 8
• Интеграция в 1С:УПП 8
• Интеграция в 1С:Бухгалтерию 7.7
• Хранение договоров

Решение Респект: Учет договоров включает в себя легкий и эффективный инструмент для согласования договоров. Ответственный за договоры формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора. Используя программу, на стадии подготовки договоров можно фиксировать необходимую информацию о контрагенте, с которым планируется заключать договор. Помимо этого, можно указать в карточке договора данные о преддоговорных соглашениях с возможными партнерами. Типовые бланки документов позволяют упростить процедуру подписания договоров, а с помощью карточки проекта договора можно формировать различные предварительные документы, например, соглашения о намерениях, коммерческие предложения, рамочные соглашения и другие.

В системе можно вести реестр договоров в удобной пользователю форме, а также формировать необходимые в работе выборки договоров. Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии, а удобный механизм отбора данных позволит составлять все необходимые реестры из одного места, при этом все необходимые данные по договорам останутся доступными.

Решение Респект: Учет договоров также содержит инструмент планирования, которое производится в разрезе платежей и исполнения по договорам. Можно формировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия:

• План-график платежей для бухгалтерии для осуществления своевременных платежей по договорам покупки
• План-график исполнения для производственной службы и снабжения для выполнения своевременных работ и поставок по договорам продажи

Программный продукт дает возможность проведения анализа результатов договорной работы: система формирования отчетных данных при анализе работы предлагает выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Система формирования отчетов разрешает создавать предопределенные настройки для быстрого доступа к необходимым данным. При необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для последующего анализа и оформления.

Помимо линейной оценки договорной работы можно также задавать систему взаимосвязи между договорами, что позволяет решать следующие задачи:

• Установление связи между договорами субподряда и генеральным договором подряда.
• Взаимосвязь между линейными продажами и договором с поставщиком.
• Договором займа и договорами инвестирования займа.

При формировании отчетов можно формировать группировку и отбор только по связанным договорам.

В решении можно сохранять все сопутствующие документы в карточке договора, тем самым весьма облегчая поиск смежных с договором документов различными службами организации. В карточке договора в виде файлов могут быть сохранены такие документы, как:

• Отсканированные оригиналы договоров
• Схемы и спецификации
• Табличные документы
• Документы произвольного содержания

Плановые данные системы Респект: Учет договоров можно объединить с фактическими данными, отраженными в 1С:Бухгалтерия . Интеграция позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора. Объединить можно и план исполнения с данными по документам реализации и поступления товаров и услуг. С помощью Респект: Учет договоров можно контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.

Программа поставляется как дополнение к основной конфигурации 1С:Управление торговлей 8 .

Учет договоров в "1 С: Документообороте 8" Версия 1. 1. 3

Роль договорных документов n Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы: § Коммерческие предложения § Договоры, дополнительные соглашения § Приложения к договорам (спецификации, календарные планы) § и прочие. n n Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия. Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации. 2

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 3

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 4

Автозаполнение шаблона договора n n Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнение шаблонов файлов Позволяет заполнить поля в файле из карточки договора § § Дата заключения договора § Контрагент § Срок действия § Сумма § n Номер договора и другие Поддерживается заполнение файлов Word и Open. Office 5

Дополнительные реквизиты Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например: n § § n Предмет договора Условия платежа а также дополнительные реквизиты контрагентов и организаций, например: § Банковский счет 7

Правила заполнения полей n В качестве правил заполнения полей может быть указан § Реквизит договора § Выражение на встроенном языке 8

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 9

Вид документа-договора n n Карточки договоров хранятся в справочнике «Внутренние документы» Для вида внутренних документов создан флаг «Является договором» Если флаг установлен, то документы такого вида считаются договорами Договоры имеют специальную карточку, на которой присутствуют особые реквизиты 10

Учет по корреспондентам n В карточке договора фиксируется § корреспондент, с которым заключен договора, § контактное лицо корреспондента по этому договору, § кто подписал договор от корреспондента. n Эти данные используются для § поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов. 12

Сроки действия n В карточке договора фиксируется § начало действия договора, § окончание действия, § признак бессрочного договора, § порядок продления договора. n Эти данные используются для контроля и продления сроков действия § подробнее будет рассмотрено далее. 13

Сумма и валюта договора n В карточке договора фиксируется § Сумма договора, § Валюта договора. n Эти данные используются для § поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов 14

Валюта договора n Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют n Курсы валют загружаются с сайта РБК n Есть возможность настроить валюту по умолчанию n Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например: § счет, счет-фактура, § накладная, акт приема-передачи, § и прочие. 15

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 16

Согласование договоров n n Согласование договора наиболее важный и трудоемкий процесс В системе реализованы расширенные возможности согласования: § Смешанное (последовательно-параллельное) согласование § Согласование с условиями § Механизм автоподстановок § Согласование с учетом графиков работы § Использование составных бизнес-процессов 17

Смешанное согласование n В бизнес-процессе «Согласование» реализована возможность последовательно-параллельного согласования § то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно, § затем несколько следующих исполнителей – последовательно, § затем следующие – параллельно § и т. п. 18

Смешанное согласование n n n В карточке бизнес-процесса наряду с имеющимися вариантами согласования «Все сразу» и «По очереди» добавлен вариант Смешанно. Если установлен вариант «Смешанно» , то в табличной части появляется новая колонка «Порядок согласования» . В этой колонке для каждого исполнителя можно указать порядок согласования – «После предыдущего» либо «Вместе с предыдущим» . 19

Смешанное согласование n n n Исполнителям, для которых указан порядок согласования «После предыдущего» , задача будет формироваться после завершения задачи предыдущим исполнителем Исполнителям, для которых указан порядок согласования «Вместе с предыдущим» , задачи будут формироваться одновременно с предыдущим исполнителем В табличной части «С кем согласовать» появляется также колонка «Шаг» , в которой отображается шаг согласования для каждого исполнителя 20

Условное согласование n Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например: § договоры с суммой свыше 100 000 рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя, § или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов. n n Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора. Только в версии КОРП 21

Создание условий n Условие маршрутизации может быть создано в одном из трех режимов: § в режиме конструктора § на внутреннем языке « 1 С» § в виде комбинации из других условий. 22

Создание условия в режиме конструктора n n n Условие задается как комбинация правил отбора, накладываемых на реквизиты В правиле для реквизита указывается способ сравнения (равно, больше, меньше и т. д.) и значение с которым сравнивается Для построения условия могут быть использованы любые реквизиты договора, § например, Сумма, Корреспондент, Срок действия и другие n Также могут быть использованы дополнительные реквизиты договора 23

Создание условия на встроенном языке n n n Условие задается в виде выражения на встроенном языке « 1 С» В выражении можно оперировать реквизитами договора Для упрощения написания выражения слева от поля для ввода текста располагается дерево реквизитов объекта 24

Комбинация условий n n Условие маршрутизации задается как логическая комбинация результатов выполнения других условий. При этом глубина вложенности условий не ограничена 25

Использование условий маршрутизации n n n Условие маршрутизации могут быть указано для исполнителя в шаблоне согласования Тогда при создании согласования по этому шаблону исполнитель будет задействован только если условие выполнится В примере на картинке Федоров попадет в список согласующих, только если сумма договора больше 100 000 руб. 26

Использование условий маршрутизации n n n Условие маршрутизации может быть указано привязке шаблона бизнеспроцесса к виду документа Тогда при создании бизнеспроцесса из шаблонов будет выбран тот, для которого условие выполняется Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с маленькой. 27

Автоподстановки n n Механизм автоподстановок позволяет указать в шаблонах бизнеспроцессов в качестве исполнителя имена специальных функций Функции должны возвращать ссылку на пользователя, роль, или массив пользователей и ролей При создании бизнес-процесса из шаблона система автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в бизнеспроцесс В системе предусмотрен ряд преднастроенных автоподстановок, которые можно использовать в работе 28

Автоподстановки для договоров n Для согласования договоров могут использоваться следующие автоподстановки: § Все руководители автора бизнеспроцесса § Ответственный за документ § Руководитель организации § и прочие n n n Состав автоподстановок можно расширять при внедрении Для этого в конфигурации предназначен специальный переопределяемый модуль Пример создания автоподстановок можно увидеть в конфигурации 29

Учет графиков работы n n n При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей Например, если задача «Согласовать» создается в 17 -00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10 -00 понедельника Только в версии КОРП 30

Производственный календарь n n В карточке графика рабочего времени указывается производственный календарь Календарь определяет, какие дни в году являются рабочими, а какие выходным 31

Рабочее время n n n В карточке графика работы на закладке «Рабочее время» указывается время начала и окончания рабочего дня При необходимости можно указать несколько перерывов Указанное рабочее время считается рабочим временем по умолчанию, обычно оно актуально для большинства рабочих дней 32

Особое рабочее время n n На закладке «Особое рабочее время» указывается особое рабочее время для некоторых дней. Например, для предпраздничных дней или дней, в которые проходит корпоративное мероприятие и т. п. 33

Указание графика работы n n Основной график работы указывается в настройках системы для всего предприятия в целом Особый график работы некоторого подразделения можно указать в карточке подразделения Особый график работы конкретного сотрудника можно указать в карточке пользователя. При формировании задач бизнеспроцесса «Согласование» крайний срок исполнения задачи вычисляется исходя из графика работы исполнителя задачи 34

Составные бизнес-процессы n n Создан составной бизнес-процесс «Обработка внутреннего документа» , реализующий общую схему создания и исполнения внутреннего документа. Составной бизнес-процесс позволяет выполнить согласование, утверждение, регистрацию, рассмотрение, исполнение внутреннего документа. Данный бизнес-процесс может использоваться для согласования и утверждения договоров, а также как образец для создания собственных составных бизнес-процессов Только в версии КОРП 35

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 36

Контроль возврата переданного экземпляра n n Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок. Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту. 37

Передача корреспонденту n n В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента. Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан» можно указать контактное лицо. 38

Срок возврата n n В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Срок возврата» . 39

Документы, находящиеся у корреспондентов n n Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи» . Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами 40

Автоматическое отражение передачи корреспонденту n n При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспондентуполучателю 41

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 42

Сопроводительные документы n С договором может быть связано значительное количество документов: § приложения § доп. соглашения § протоколы переговоров § протоколы разногласий § подрядные договоры § акты § накладные § переписка по договору § и т. п. n В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору n Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору n Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т. п. 43

Механизм связей n Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов n Связь задается с использованием типа связи n Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей: § имеет доп. соглашения § имеет акты накладные n Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи 44

Настройка связей n n Типы связей, созданные в системе, должны быть настроены для использования в документах Для каждого типа связи указывается: § из документов какого вида устанавливается данная связь § на документы какого вида установлена данная связь § данная связь может быть только одна или несколько § есть ли обратная связь для связи данного типа 45

Создание связи n n n Связь создается из карточки договора или другого документа При создании связи указывается тип связи и связанный документ При этом учитываются настройки типа связи, описанные ранее 46

Отчет по связям n n Имеется отчет, который позволяет просмотреть всю структуру связей по документу в виде дерева В отчете можно указать ограничение на количество уровней и установить отбор по типу связей 47

Контроль сопроводительных документов n n Механизм связей используется для контроля сопроводительных документов по договору Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т. п. Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору» Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные. 48

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 49

Планирования исполнения договора n n n Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10 -ое число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору» , далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10 -ое число последующих месяцев. Только в версии КОРП 50

Периодические бизнес-процессы n n n При создании любого бизнес-процесса пользователь имеет возможность указать, что текущий бизнес-процесс должен автоматически повторяться по некоторому расписанию Для этого в карточках всех бизнес-процессов предусмотрена команда Настроить повторение… При ее нажатии появляется диалог создания расписания повторения. Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием. 51

Расписание повторения n В диалоге расписания повторения указывается § дата начала и дата окончания повторения, § время, в которое будет создаваться бизнес-процесс, § периодичность создания бизнес-процесса: § § § n n ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Если указано повторять еженедельно, то можно флажками отметить, в какие дни недели требуется повторение. Если указано повторять ежемесячно, то можно указать, в какие числа месяца требуется повторение. 52

Настройка повторения n n n Все настроенные повторения доступны для пользователя в списке Настройка повторения бизнес-процессов В списке можно просмотреть актуальные (выполняющиеся) и завершенные повторения. При необходимости можно изменить расписание повторения с помощью команды Расписание повторения или принудительно завершить повторение с помощью команды Завершить повторение. 53

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 54

Учет срока действия n n n В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце. 55

Продление срока действия n n В карточке договора можно указать порядок продления договора Для этого предназначен реквизит Продление, который принимает следующие значения § Не продлевается (единичная хоз. операция, например, покупка недвижимости). § Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда). § Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против). § автоматическое продление на год, § на квартал, § на месяц, § на бессрочный срок. 56

Автоматическое продление n n n Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления. При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте. 57

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 58

Расторжение договора n n Для учета расторгнутых договоров используется реквизит Расторгнут, в карточке договора. При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут § доп. соглашение, § решение суда и т. п. 59

Отчет по расторгнутым договорам n n Имеется возможность получить отчет по расторгнутым договорам В отчете выводится: § дата и номер расторгнутого договора, контрагент § когда договор был расторгнут, каким документом и пр. 60

Отчеты по договорам n В системе предусмотрены различные отчеты для контроля и анализа учета договоров § Список заключенных договоров § Договоры с истекающим сроком действия § Сопроводительные документы по договору § Расторгнутые договоры § Динамика сумм заключенных договоров § Динамика количества заключенных договоров 61

Процессы договорной работы n Подготовка проекта договора n Ведение регистрационной карточки n Согласование проекта договора n Передача на подпись контрагенту n Контроль сопроводительных документов n Планирование исполнения договора n Контроль и продление срока действия n Расторжение договора n Прочие процессы 62

Прочие процессы n К прочим процессам, актуальным для договорной работы относятся § Потоковое сканирование документов ▪ § Штрих-кодирование документов, поиск по штрих-коду ▪ § только в версии КОРП Поиск документов (договоров) по атрибутам 63

В "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 2.0) можно вести учет агентских услуг как со стороны агента (оказание услуг от своего имени, но за счет принципала), так и со стороны принципала (оказание услуг через агента). В данной статье мы расскажем о том, каким образом реализован учет операций по агентским договорам у агента и принципала. Статья подготовлена А.В. Ярвельян, ООО "СиДата" (Санкт-Петербург).

главой 52 ГК РФ .

ст. 1001 ГК РФ).

Таблица 1

принципала

Что представляет собой агентский договор

Часто предприятия пользуются услугами посредников при реализации своей продукции (товаров, работ или услуг) или для приобретения имущества, заказа работ или услуг. Все посреднические операции оформляются соответствующими договорами, которые могут быть трех видов: поручения, комиссии и агентские.

В данной статье мы будем рассматривать агентские договора. Правовые особенности агентских договоров установлены главой 52 ГК РФ .

Также принципал обязан возместить агенту все расходы, произведенные тем в ходе выполнения поручения принципала (ст. 1001 ГК РФ).

Налог на добавленную стоимость

Порядок оформления счетов-фактур агентом зависит от того, действует ли посредник во взаимоотношениях с третьим лицом от своего имени, или от имени доверителя, принципала.

Особенности оформления счетов-фактур при агентских операциях приведены в таблице 1.

Таблица 1

Товары (работы, услуги) реализуются или приобретаются от имени	При реализации агентом товаров (работ, услуг) принципала	При выполнении агентом поручения принципала по приобретению товаров (заказе работ или услуг)
принципала	счет-фактура должен выставляться покупателю от имени принципала, т.е. оформляется самим принципалом;	счет-фактура должен быть выставлен продавцом (подрядчиком) на имя принципала;
	счет-фактура выставляется агентом в 2-х экземплярах от своего имени. При этом номер указанный в счете-фактуре присваивается агентом в соответствии с хронологией выставляемых им счетов-фактур. Один экземпляр данного документа передается покупателю, а второй подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур без регистрации его в книге продаж. Принципал должен оформить такой же счет-фактуру на имя посредника (агента) с нумерацией в соответствии с хронологией выставляемых им счетов-фактур. Причем, в книге покупок посредника (агента) этот счет-фактура не регистрируется.	счет-фактура выставляется продавцом (подрядчиком) на имя агента. В этом случае основанием у принципала для принятия НДС к вычету будет являться счет-фактура, полученный от агента. При этом такой счет-фактура выставляется агентом принципалу с отражением всех показателей из счета-фактуры, выставленного продавцом агенту. Причем, оба счета-фактуры (как полученный, так и выставленный) у агента в книге покупок и книге продаж не регистрируются.

На сумму агентского вознаграждения посредник выставляет принципалу отдельный счет-фактуру по агентскому договору. Этот счет-фактура регистрируется у агента в установленном порядке в книге продаж, а у принципала - в книге покупок.

Учет у агента в программе "1С:Бухгалтерия 8"

Для регистрации в программе возникших взаимоотношений агента и принципала оформляется договор с контрагентом, в котором указывается вид договора: с комиссионером (агентом) или с комитентом (принципалом). Для договоров этого вида, в отличие от обычных договоров с поставщиком или покупателем, предусмотрена возможность указания порядка начисления комиссионного вознаграждения.

Размер комиссионного вознаграждения в программе может быть рассчитан как процент от стоимости реализованных товаров или услуг, как процент от разности между стоимостью, по которой товары или услуги были переданы агенту и стоимостью их реализации покупателю, а также задан вручную. Параметры расчета комиссионного вознаграждения могут остаться не заполненными, в этом случае их нужно будет указывать вручную каждый раз при формировании документов или (см. рис. 1).

Рис. 1

Рассмотрим самую сложную ситуацию, когда организация выступает в качестве агента при продаже товаров принципала, при этом принципал оказывает также и услуги по доставке товаров покупателям. Кроме того, организация оказывает также и собственные услуги по охране товара во время его транспортировки. Документы агент выставляет от своего имени.

В первую очередь оформляется документ Поступление товаров и услуг , с помощью которого регистрируется факт передачи принципалом агенту товаров. Документ в данном случае оформляется обычным способом, используется вид операции Покупка, комиссия . В качестве счета учета используется счет 004 «Товары, принятые на комиссию».

Таким образом, делается бухгалтерская проводка по Дебету счета 004.1 на стоимость переданных товаров - см. рис. 2.

Рис. 2

Затем мы регистрируем реализацию товара покупателю, но при этом отражаем еще и факт продажи услуги принципала и собственной услуги.

Для этого на закладке Товары документа Реализация товаров и услуг указываем перечень реализуемых товаров принципала, на закладке Услуги услугу по охране товаров, оказываемую покупателю собственными силами, а на закладке Агентские услуги - услугу принципала по доставке товаров.

Нужно отметить, что на закладке Агентские услуги документа обязательно должны быть заполнены колонки с информацией о принципале, договоре с ним, в рамках которого реализуется услуга и счет расчетов (в нашем случае 76.09).

В случае ошибочного занесения в таблицу услуг информации об агентских услугах и наоборот, данные этих таблиц можно взаимно дополнить с помощью кнопок Перенести в «Услуги» и Перенести в «Агентские услуги» .

При проведении документа будут сделаны необходимые проводки - см. рис. 3.

Рис. 3

Как видно из проводок, НДС с товаров и услуг, реализованных в рамках агентского договора, у агента не отражается. Он должен быть впоследствии отражен у принципала.

Агент выставляет покупателю счет-фактуру на общую сумму сделки, однако в книгу продаж агента должны попасть из этой суммы только стоимость собственной услуги.

Покупатель перечисляет агенту оплату товаров и услуг. Данная операция оформляется обычным образом с помощью документа с видом операции Оплата от покупателя .

Формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 51 Кредит 62.01

В нашем случае вся сумма оплаты перечисляется по факту оказания услуг, но и в случае авансирования никаких особенностей, по сравнению с аналогичной операцией по договору с покупателем, данная операция не имеет.

После этого агент оформляет отчет принципалу, для этого используется документ Отчет комитенту (принципалу) о продажах .

Этот документ заполняется перечнем товаров и услуг, проданных в соответствии с агентским договором. В программе реализована возможность автоматического заполнения таблицы товаров и услуг одним из трех возможных алгоритмов:

• по данным о товарах и услугах, реализованных по договору, по которым еще не был оформлен отчет комитенту;
• по данным о товарах, поступивших по указанному агентскому договору от комитента;
• по данным конкретного документа поступления.

В шапке документа указывается порядок расчета агентского вознаграждения, информация о нем наследуется из агентского договора (помните, в самом начале мы говорили о том, что сведения эти в договоре указывать желательно, но не обязательно). Если в договоре порядок расчета вознаграждения не определен, его можно указать непосредственно в шапке отчета комитенту.

Размер агентского вознаграждения указывается для каждого товара или услуги из одноименной таблицы документа. Для каждой строки рассчитывается и сумма НДС вознаграждения.

Порядок отражения реализации посреднической услуги в бухгалтерском учете указывается на закладке Вознаграждение . Флаг Удержать комиссионное вознаграждение позволяет регулировать механизм оплаты агентского вознаграждения:

• если флаг установлен, то сумма вознаграждения удерживается из денежных средств, поступивших от покупателей в качестве оплаты за товары и услуги принципала;
• если флаг не установлен, то при проведении документа обычным способом регистрируется либо зачет аванса (если оплата принципалом агентских услуг была произведена ранее), либо задолженность принципала.

На закладке Счета учета расчетов задаются счет расчетов с контрагентом (для отражения взаиморасчетов по оказанию агентской услуги - по умолчанию cчет 62.01) и, в зависимости от выбранного метода оплаты агентского вознаграждения, либо счет расчетов с принципалом, либо счет расчета по авансам.

При удержании суммы вознаграждения из оплат покупателей устанавливается по умолчанию счет расчетов с принципалом 76.09. Если же оплата агентского вознаграждения осуществляется отдельным платежом от принципала, то здесь нужно указать другой счет - расчетов по авансам 62.02.

На закладке Денежные средства пользователем вручную указывается информация о поступивших от покупателя денежных средствах.

При проведении документа программа делает проводки:

Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 - на сумму агентского вознаграждения - отражена выручка; Дебет 90.01.1 Кредит 68.02 - на сумму НДС с вознаграждения - отражен НДС.

Если вознаграждение удерживается из оплат покупателей, то также будет сделана проводка

Дебет 76.09 Кредит 62.01

На сумму агентского вознаграждения.

На сумму вознаграждения агент выставляет принципалу счет-фактуру, который регистрируется в программе непосредственно из документа Отчет комитенту .

На основании отчета комитенту можно зарегистрировать документ Списание с расчетного счета , с помощью которого оформляется факт передачи принципалу денежных средств за реализованные товары и услуги. Если сумма агентского вознаграждения была удержана из денежных средств, поступивших от покупателей, то в банковском документе автоматически проставится сумма поступлений за вычетом суммы агентского вознаграждения.

В противном случае в документ будет подставлена полная сумма оплат покупателей за товары и услуги принципала из текущего отчета комитенту.

Также на основании отчета комитенту можно ввести документ Поступление на расчетный счет , отражающий факт перечисления принципалом агентского вознаграждения. Этот документ вводится в том случае, когда флаг Удерживать агентское вознаграждение не установлен.

Нужно еще упомянуть о счетах-фактурах. В нашем примере, по итогам операции, в книгу продаж должны попасть два счета-фактуры: выставленный покупателю счет-фактура, но только в части стоимости оказанных нами собственными силами услуг по охране товаров; выставленный принципалу счет-фактура на сумму агентского вознаграждения (см. рис. 4).

Рис. 4

Учет у принципала в программе "1С:Бухгалтерия 8"

Рассмотрим теперь тот же самый пример с точки зрения принципала.

При передаче товаров на комиссию оформляется документ Реализация товаров и услуг с видом операции Продажа, комиссия . На основании этого документа впоследствии можно зарегистрировать документ Отчет комиссионера (агента) о продажах . Документ будет автоматически заполнен товарами, переданными на комиссию, в него необходимо будет затем добавить также и перечень реализованных в рамках агентского договора услуг. В документе Отчет комиссионера , также как и в отчете комитенту, указывается порядок расчета агентского вознаграждения, по умолчанию наследуемый из условий договора. Сумма вознаграждения рассчитывается для каждой услуги и каждого товара отчета.

На закладке Вознаграждение образом, аналогичным документу Отчет комитенту (принципалу) оформляется факт зачета агентского вознаграждения из стоимости оплаченных покупателями товаров и услуг.

Из отчета комитента можно оформить выданный счет-фактуру на реализованный товар и зарегистрировать полученный счет-фактуру на агентское вознаграждение - см. рис. 5.

Рис. 5

При проведении документа будут сформированы следующие проводки:

Дебет 90.02.1 Кредит 45.01 - реализация товаров, переданных на комиссию; Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 - реализация товаров, переданных на комиссию; Дебет 90.03 Кредит 68.02 - НДС с реализации товаров; Дебет 62.01 Кредит 91.01 - реализация услуги по доставке; Дебет 90.03 Кредит 68.02 - НДС с реализации услуги по доставке; Дебет 76.09 Кредит 60.01 - на сумму вознаграждения комиссионера; Дебет 19.04 Кредит 60.01 - НДС с вознаграждения комиссионера.

Если вознаграждение удерживается в счет поступлений от покупателей, тогда еще будет сформирована проводка:

Дебет 60.01 Кредит 62.01 - зачет агентского вознаграждения в счет поступлений от покупателей.

Таким образом, мы проиллюстрировали, что в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) полностью автоматизирован самый сложный вариант операции по агентскому договору.

Одна из часто используемых в работе предприятий функций системы документооборота является согласование и учет договоров. Данная функция может быть хорошо автоматизирована, что позволяет точно отслеживать срок и качество подготовки договоров для различных контрагентов компании.

Число договоров в компаниях, как крупного, так и небольшого размера может составлять не одну тысячу. В случае увеличения их количества у организаций обязательно возникает необходимость выполнять:

• Контроль обоснованности выбора сторон договора, а также целесообразности его заключения
• Управления списком лиц, которые согласуют договоры, в целях сокращения времени согласования и уменьшения вероятности ошибок при заключении договоров, а также контроля за их полномочиями
• Разработка определенной последовательности действий, позволяющей согласовывать договоры в максимально короткие сроки
• Создание специального досье договоров, контрагентов с целью минимизировать риски, связанные с заключением договоров
• Организация оперативного доступа к указанным выше досье всех заинтересованных лиц компании, даже если имеет место ее территориальное разделение
• Контроль над исполнением договоров в целом и финансовых обязательств по ним в частности

Внедрение автоматизированной системы управления и учета договоров поможет в решении всех этих задач. А также сделает невозможным заключение договоров без согласования, позволит держать под контролем сроки платежей и задолженность дебиторов и в результате позволит избежать штрафных санкций.

Но для начала следует разработать положение, регулирующее договорную деятельность организации, а уже затем выбирать подходящий вариант информационной системы по управлению и учету договоров.

По общему правилу, основными разделами в положении должны быть:

1. Порядок и сроки, в которые должно проходить согласование и оформление договоров

2. Лица, ответственные за соблюдение указанных выше сроков и порядка

3. Хранение договоров и их учет

4. Контроль соблюдения предусмотренных положением процедур

Когда указанное положение будет разработано, необходимо определить, те требования, которым должна соответствовать информационная система. Следует иметь в виду, что качество и полнота информации об обязательствах организации, и ее предстоящих платежах, напрямую зависит от функциональности программного обеспечения, которое вы планируете использовать. Именно поэтому самым популярным решением для учета договоров является платформа «1С:Предприятие 8» . С ее помощью все этапы подготовки, согласования и исполнения договоров автоматизированы.

Подготовка договора

Подготовка договора – это первый этап в договорной работе. На этой стадии автоматизированная система управления и учета договоров позволит на основе имеющейся информации о контрагенте и пакета типовых бланков подготовить проект договора.

Как правило, составление типовой формы контракта в информационной системе начинается с карточки договора, где нужно будет указать:

• Вид и тип договора
• Стадия, на которой находится договор (подготовка, согласование, подписание)
• Сроки договора, сумма платежей по нему
• Лица, которые ответственны за исполнение условий договора, причем от каждой из сторон и др.

На основании карточки договора и типовых бланков, составить новый договор можно будет в максимально короткие сроки. Также каждому договору будет присвоен свой уникальный номер, созданный информационной системой автоматически, согласно существующему правилу. С помощью этого номера можно будет получать достоверную информацию о ходе исполнения обязательства по договору.

Еще на этапе подготовки договора информационная система начнет сохранять всю «историю» договора. Это поможет отследить все изменения, включенные в договор кем-либо, а также время внесения этих изменений. После того, как договор будет подписан, создание новых версии, а также ведение «истории» договора прекращается.

Согласование договора

Порядок согласования договора , реализованный затем автоматизированной системой, должен определяться положением о договорной деятельности организации. В нем должен быть указан перечень должностных лиц, которые полномочны подписать договор, последовательность, в которой осуществляется его визирование, а также время для согласования договора.

С помощью автоматизированной системы управления и учета договоров происходит маршрутизация договоров, при этом сама же система следит за выполнением сроков согласования договора. Подготовленный договор может быть сразу направлен сотруднику, стоящему в списке согласований за лицом, инициирующим договор. Однако у составителя есть право самостоятельного выбора лица, которому договор будет передан на согласование.

Все договоры перед подписанием должны быть согласованы с финансовой службой организации. Это необходимо для того, чтобы определить их соответствие бюджету компании, всем статьям доходов и расходов.

Подписание договора

Договор должен пройти процедуру полного согласования во всех структурных подразделениях организации. И только после этого он направляется должностному лицу (руководителю) на подпись. Если используется система электронного документооборота, то после подписания договора она будет отражать фамилию, имя, отчество и должность лица, которое подписало данный договор.

Контроль за выполнением обязательств по договору

Сведения о сроке действия договора , стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.

Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.

Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.

Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.

Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:

Оценка развития организации

Определение периодов, в которых происходит изменения в поступлении и использовании финансов. Осуществление прогнозирования и планирования финансовых ресурсов на будущее.

В современных условиях, также существует необходимость осуществлять контроль сроков, в течение которых действует контракт или договор. На практике очень много договоров по умолчанию автоматически продляют свой срок действия. При изменении конкретных условий рынка, такое продление может быть выгодным либо невыгодным для деятельности организации. Поэтому возможность продлевать срок действия контрактов, договоров, является важным фактором при выборе электронной информационной системы.

Интеграция с другими информационными системами

В целях оптимизации использования потоков денежных средств, информационная система управления договорной деятельностью, может быть синхронизирована с другими электронными системами и программами. Например, с программой, которая осуществляет бухгалтерский учёт. Для этого лучше всего интегрировать прикладное решение для автоматизации документооборота в имеющуюся на предприятии платформу.

Такая синхронизация позволит сэкономить время на перенос сведений по каждому контракту, который исполнен, поскольку ТТН, платёжные поручения, а также статьи бюджета организации будут сведены в единую систему вместе с договорами, которые заключены.

Ещё одним преимуществом синхронизации электронных информационных систем является осуществление контроля за платежами в автоматическом режиме. Система оценивает выполнение условий платежа или предоплаты, и если условия не выполнены (Например, предоплата не предусмотрена содержанием договора), то осуществить данную операцию будет не возможно. При интеграции информационной системы с программой составления бюджета, не возможно превышение доходов или расходов по статьям бюджета без санкции уполномоченного лица.

Разграничение доступа к договорам

При использовании электронной системы управления договорной деятельностью большое значение приобретает порядок хранения заключённых договоров, а также разграничение доступа к данным о них. Информационная система позволяет конкретно сформулировать возможности каждого пользователя по просмотру, внесению изменений в действующие контракты, а также по созданию новых документов. Данная функция направлена на предотвращение утечки конфиденциальной информации.

Итоги

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

• Автоматизации процесса создания и утверждения договоров
• Сокращения временных затрат на согласование
• Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
• Повышения эффективности контрольной деятельности
• Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно разрабатывать решение с нуля.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

• 1С:Корпоративный документооборот
• 1С:Документооборот Корп
• Аналитика: Документооборот

Возможности некоторых из них подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие 8.2» на реальных примерах его использования..

Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, консультанатам, специалистам и всем интересующимся новыми технологиями.

1С "Респект: Учет договоров"

Артикул: нет

Программный продукт 1С "Респект: Учет договоров" имеет возможности вести учет договоров в организации, отслеживать их выполнение и оценивать результаты выполненной работы. Эта программа может существенно помочь руководителям предприятий, финансовой службе и бухгалтерии, договорному отделу, юридической службе, отделу продаж и снабжения, службе IT и многим другим.

Среди возможностей программы, есть: подготовка, согласование, планирование, контроль и хранение договоров. Так же программа предоставляет возможность в формировании отчетов и может быть интегрирована в самые популярные программы "1С:Предприятие 8 "

Производит доставку во все города России. Доставка и установка в пределах города производится совершенно Бесплатно . Доставка "Проф " версий программных продуктов 1С, производятся бесплатно по всей России !

• Доставка при заказе на сумму от 3000 руб. Бесплатно
• До 10 км от Кольцевой дороги650 руб.
• 11-20 км от Кольцевой дороги1000 руб.
• 21-50 км от Кольцевой дорогиПо договоренности
• Более 55 км от Кольцевой дорогиПо договоренности.

График работы офисов (самовывоз): Пн-Пт: 9.30-19.00.

График доставки: Пн-Пт: 10.00-19.00; Сб-Вс: По договренности.

Способ оплаты (для физических и юридических лиц):

• Наличный расчет (при доставке курьером или самовывозом) Оплата на момент получения товара.
• Безналичный расчет (Банковские переводы) Оплата вебмани, банковскими картами - для физических лиц.

Условия покупки

• Выставленный счет актуален в течении месяца.
• После оплаты счета вы получаете товар в течении 1-2 дней для типовых решений и 3-5 дней отраслевых решений 1С.

После оплаты, вы можете воспользоваться нашей бесплатной доставкой по городу, и установкой программного продукта нашими специалистами, совершенно бесплатно .

Описание 1С Респект: Учет договоров

Основные возможности, которые предоставляет программа для ведения договорной работы на предприятии:

• Подготовка и согласование договоров
• Формирование бланков документов
• Ведение журнала договоров предприятия
• Планирование и контроль исполнения договоров
• Формирование универсальных отчетов
• Интеграция в 1С:Бухгалтерию 8
• Интеграция в 1С:Управление торговлей 8
• Интеграция в 1С:УПП 8
• Хранение договоров

Согласование договоров

Программа предоставляет простой и в тоже время эффективный механизм для согласования договоров. Ответственный за договоры формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора.

Подготовка договоров

На стадии подготовки договоров программа позволяет зафиксировать всю необходимую информацию о контрагенте, с которым будет заключен договор. А также отразить в карточке договора информацию о преддоговорных соглашениях с возможными контрагентами.

При работе с большим количеством типовых договоров есть возможность один раз настроить систему договорной работы и в дальнейшем значительно упростить процедуры подписания договоров за счет формирования пакета типовых бланков документов. Из карточки проекта договора можно формировать предварительные документы: коммерческие предложения, рамочные соглашения, соглашения о намерениях и др.

Формирование б ланков документов

Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов, используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer.

При этом есть возможность задать группы бланков документов, в зависимости от типов заключаемых договоров.

Ведение журнала договоров

Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а также формировать необходимые в работе выборки договоров.

Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии. Удобный механизм отбора данных позволит формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будут доступны все необходимые данные по договорам.

Планирование исполнения по договорам

Программа «Респект: Учет договоров» обладает эффективным механизмом планирования. Планирование производится в разрезе платежей и исполнения по договорам.

Есть возможность сформировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия:

• План-график платежей для бухгалтерии для осуществления своевременных платежей по договорам покупки.
• План-график исполнения для производственной службы и снабжения для выполнения своевременных работ и поставок по договорам продажи.

Анализ результатов договорной работы

Система формирования отчетных данных позволят при анализе работы получать выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Гибкость системы формирования отчетов позволяет сделать предопределенные настройки для быстрого доступа к необходимым данным. При необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для последующего анализа и оформления.

Оценка результатов

Помимо линейной оценки договорной работы с помощью системы отчетов в программе есть возможность задавать систему взаимосвязи между договорами, что позволяет решать следующие задачи:

• Установление связи между договорами субподряда и генеральным договором подряда.
• Взаимосвязь между линейными продажами и договором с поставщиком.
• Договором займа и договорами инвестирования займа.

При формировании отчетов можно делать группировку и отбор только по связанным договорам.

Хранение договоров

Кроме формирования бланков документов система позволяет сохранять все сопутствующие документы в карточке договора. Тем самым значительно облегчается поиск смежных с договором документов различными службами предприятия.

Например, внутри карточки договора в виде файлов могут быть сохранены:

• Отсканированные оригиналы договоров
• Схемы и спецификации
• Табличные документы
• Документы произвольного содержания

Контроль исполнения договоров

Интеграция в учетную систему позволяет объединить плановые данные модуля «Респект: Учет договоров» и фактические данные, отраженные в 1С:Бухгалтерии. Программа позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора.

Аналогично для плана исполнения и данных по документам реализации и поступления товаров и услуг.

Гибкая система отчетов позволяет отразить в одном отчете «ведомость план-факт», получить различные виды группировок при сопоставлении плановых и фактических данных, а также выбрать данные по произвольному отбору. Система позволяет контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.

Системные требования

Программа поставляется как дополнение к основной конфигурации 1С:Предприятие 8. Программа не имеет ограничений на количество рабочих мест в рамках одной локальной сети, но для работы нескольких пользователей в 1С:Предприятии 8, потребуются дополнительные лицензии 1С:Предприятия 8.