Учет трудовых книжек: большие споры вокруг мелких расходов. Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки

За бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плату за бланк трудовой книжки взимают с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника ?

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику при приеме от сотрудника платы за бланк трудовой книжки ?

Нет, не нужно.

Если организация оформляет сотруднику трудовую книжку или выдает дубликат, она вправе потребовать у него возместить стоимость выданной трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сотрудник может сделать это, например, через кассу организации.

Если организация производит наличные расчеты или расчеты с использованием пластиковых карт, она должна применять ККТ. Однако такая обязанность распространяется только на случаи продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Выдача трудовой книжки не является торговой операцией - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ст. 65 ТК РФ).

Приобретая бланки трудовых книжек, организация несет определенные расходы. Взимая с сотрудника плату за бланк трудовой книжки, организация возмещает свои затраты. Следовательно, применять в этом случае ККТ (пробивать кассовый чек) не нужно. Оштрафовать организацию за неприменение контрольно-кассовой техники (ст. 14.5 КоАП РФ) налоговая инспекция не сможет. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письме от 10 июня 2009 г. № 03-01-15/6-305. Подтверждают ее и некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006).

Бланк бесплатно

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

• произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

• бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле-августе 2010 года).

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки ?

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Кроме того, данная операция будет иметь особенности в налогообложении.

При расчете налога на прибыль (или единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами) стоимость бланка нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы (п. 16 ст. 270, п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).

В целях расчета НДС (если организация платит этот налог) выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, начисленная на стоимость безвозмездно переданного бланка, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах от 16 августа 2013 г. № 03-03-05/33508, от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 572 и статье 574 Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождены от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106.

Бухучет и налоги

Ситуация: как организации на общем режиме учесть приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки?

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

• материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;

• товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).

Поэтому счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщают информацию о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие организации, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
- приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 30 сентября 2015 г. № 03-07-11/55714, ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833@. При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
- признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

- начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
- списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и статье 38 Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (ст. 2 ГК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006. Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Если при заполнении вы испортили бланк трудовой книжки (вкладыш к ней), в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость испорченных трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;

Дебет 91-2 Кредит 19
- списана восстановленная сумма НДС;

Кредит 006
- списаны бланки испорченных трудовых книжек (вкладышей к ним).

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242, ФНС России от 23 июня 2015 г. № ГД-4-3/10833@). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Сумму возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав доходов, подлежащих налогообложению.

Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, организация налог на прибыль не платит (ст. 247 НК РФ).

Если организация не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), она не сможет учесть при расчете налога на прибыль ни расходы на его приобретение, ни НДС, начисленный с безвозмездной передачи (п. 16 ст. 270 НК РФ). В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- отражено постоянное налоговое обязательство.

Кроме того, при безвозмездной передаче бланка с сотрудника нужно удержать НДФЛ ( . 1 ст. 226 НК РФ). Его рыночная стоимость признается доходом сотрудника (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367.

Списание испорченных бланков

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности. Для государственных учреждений форма акта утверждена приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Коммерческие организации также могут использовать эту форму.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Совет:

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

Следует отметить некоторые особенности для организаций и предпринимателей Крыма (Севастополя). До 1 января 2015 года такие работодатели вели книги учета трудовых книжек по украинскому законодательству (п. 2 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). С 1 января 2015 года они ведут учет трудовых книжек (п. 1 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). В новую форму книги учета движения трудовых книжек обязательно вносить сведения только по вновь принятым в организацию сотрудникам.

Особая ситуация с теми сотрудниками в Крыму (Севастополе), кто работает давно. У таких людей есть трудовые книжки, которые отражены в старой книге учета, и по этим книжкам есть движения после перерегистрации. Где эти движения отражать?

Законодательство не регулирует вопрос перехода с одной формы книги на другую. Да и в практике ранее такого не было. С учетом этого возможно два варианта решения.

1. Открывать журнал по «российской» форме, куда вносить записи только на вновь принимаемых сотрудников. При этом в «украинский» журнал по-прежнему вносить записи при увольнении сотрудников, которые были записаны в нем. По истечении какого-то времени старый журнал закроется и его можно будет сдать в архив.

2. Открывается новый журнал, в который в хронологическом порядке переносятся незакрытые записи из старого.

Такую позицию поддерживают специалисты Роструда в устных разъяснениях.

Пример оформления книг учета трудовых книжек

Е.В. Иванова впервые устраивается на работу, поэтому организация оформила ей трудовую книжку.

Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила трудовую книжку и сделала записи в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

Ситуация: как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати?

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись и дату.

Совет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати отражаются в уставе общества.

В то же время продолжает действовать и пункт 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Данный подзаконный акт предписывает скреплять печатью книги учета трудовых книжек. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Ответственность

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию (предпринимателя) и ее должностных лиц.

При этом размер штрафа составит:

• для должностных лиц (например, руководителя) - от 1000 до 5000 руб.;

• для предпринимателя - от 1000 до 5000 руб.;

• для организации - от 30 000 до 50 000 руб.

А за повторное нарушение грозит следующее:

• для руководителя (должностного лица) - штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

• для предпринимателя - штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;

• для организации - штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Хранение

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши

20 октября руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой на основании заявки были выданы под отчет:

• бланк трудовой книжки;
• вкладыш в трудовую книжку.

21 октября Громова представила в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

Ситуация: кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек?

В крупной организации ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. У небольшого работодателя из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями - с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Увольнение

Получая трудовую книжку при увольнении, сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные - 75 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены пунктом 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Оформление пенсии

Для оформления пенсии сотруднику потребуется оригинал трудовой книжки. Именно трудовая книжка является основным документом, подтверждающим период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015).

Работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки не позднее трех дней рабочих со дня, когда сотрудник представит соответствующее заявление . При этом максимум через три рабочих дня после получения трудовой книжки в отделении ПФР человек должен будет вернуть документ в организацию. Об этом сказано в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Коллеги! Кто-нибудь знает, можно ли не брать с работников деньги за бланк трудовой книжки? И что за это будет? Вроде стоят недорого - неудобно просить работников возмещать деньги, да и мороки больше.

Ответ

Уважаемая traciata. Берите деньги обязательно. Этого требует п. 47 Правил ведения трудовых книжек. Я слышала, что можно и не брать.
Только это надо прописать в каком-нибудь локальном акте.

ксю, а где-нибудь написано, что так можно делать? Вот информация для Вас, я думаю найдете в ней ответы на интересующие вопросы.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

А.Ю. Васенина
главный редактор журнала «Кадровое дело»

При оформлении сотруднику трудовой книжки возьмите с него плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Сотрудник обязан возместить фирме стоимость бланка (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на расчетный счет фирмы. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:
– произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
– бланк трудовой книжки испортил сотрудник фирмы, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.
Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформите актом о списании бланков строгой отчетности.

Ситуация: можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки

Да, можно.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте фирмы (например, в Правилах трудового распорядка или в приказе руководителя).

Имейте в виду, если вы примете решение не удерживать с сотрудника стоимость бланка, то в этом случае расходы нельзя принять в целях налогового учета (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Ситуация: нужно ли применять контрольно-кассовую технику при приеме от сотрудника платы за бланк трудовой книжки

Нет, не нужно.

Если фирма оформляет сотруднику трудовую книжку или выдает дубликат, сотрудник обязан возместить фирме стоимость бланка (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сотрудник может сделать это, например, через кассу фирмы.

Если фирма осуществляет наличные расчеты или расчеты с использованием пластиковых карт, она должна применять ККТ. Однако такая обязанность распространяется только на случаи продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Выдача трудовой книжки не является торговой операцией – это обязанность фирмы, установленная трудовым законодательством (ст. 65 ТК РФ).

Приобретая бланки трудовых книжек, фирма несет определенные расходы. Взимая с сотрудника плату за бланк трудовой книжки, фирма возмещает свои затраты. Следовательно, применять в этом случае ККТ (пробивать кассовый чек) не нужно. Оштрафовать фирму за неприменение контрольно-кассовой техники (ст. 14.5 КоАП РФ) налоговая инспекция не сможет. Аналогичный вывод содержится, в частности, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.

Ситуация: как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Фирма применяет общую систему налогообложения

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Взимание с сотрудника платы за оформление трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
– материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
– товаров на счете 41 «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных фирм не является основной деятельностью. Фирмы обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).

Поэтому, счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек.

Прочие фирмы, которые приобретают бланки трудовых книжек и вкладышей к ним для собственных нужд (для последующей выдачи сотрудникам), могут учитывать эти бланки на счете 10.

Одновременно с оприходованием, бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если фирма взимает плату за выдачу трудовых книжек, операция отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если фирма удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам фирмы признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). При этом сотрудник оплачивает фирме стоимость трудовой книжки (с учетом НДС). К такому выводу пришел Минфин России в письмах от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242, от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159.

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);

– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если фирма является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику фирмы.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если фирма является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Советы:

Есть аргументы, позволяющие фирме не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.

Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и статье 38 Налогового кодекса РФ.

Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, – это обязанность фирмы, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, фирма не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (ст. 2 ГК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006. Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242). В налоговом учете стоимость трудовой книжки учитывается в составе косвенных расходов (абз. 9 п. 1 ст. 318 НК РФ). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику фирмы (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Сумма возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ, письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).

Если сумма возмещения равна величине затрат фирмы на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Следовательно, фирма налог на прибыль не платит (ст. 247 НК РФ).

Если фирма не берет с сотрудника плату за бланк трудовой книжки (например, в случае массовой утраты книжек, порчи или неправильного первичного заполнения), она не сможет учесть расходы на его приобретение при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). В результате из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом образуется постоянная разница, с которой нужно рассчитать постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68 «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражено постоянное налоговое обязательство.

Внимание!
Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки фирма должна закупать только у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей фирмы письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.

Если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, фирму и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:
– для должностных лиц (например, руководителя фирмы) – от 1000 до 5000 руб.;
– для фирмы – от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая фирма обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба фирмы. Но если на предприятии ее нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Внимание!

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать фирму и ее должностных лиц

Трудовые книжки храните в фирме как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.
Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой фирме из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя фирмы в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, фирма должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – не менее 50 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены в пункте 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и перечне, утвержденном Росархивом от 6 октября 2000 г.

Трудовая книжка за счет фирмы

Директор распорядился деньги с работников за бланки трудовых книжек и вкладышей к ним не взыскивать. А можем ли мы стоимость бланков списывать на общехозяйственные расходы?

Нет, общехозяйственные расходы в данном случае не возникают.
Согласно статье 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель должен выдать работнику трудовую книжку. Значит, впервые оформленная трудовая книжка или заполненный вкладыш переходят в собственность работника. Но работодатель, обязанный приобретать эти бланки за свой счет, вправе взыскать с работника плату за бланк в размере понесенных расходов. Такой порядок установлен пунктами 44, 46 и 47 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Освобождая работников от платы за бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, фирма передает бланки безвозмездно. Приобретенные бланки принимаются к учету в составе материалов, а безвозмездное выбытие материалов отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (п. 11 ПБУ 10/99).
Не забудьте, что безвозмездная передача бланков является объектом налогообложения НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Кроме того, стоимость подаренных бланков не признается расходом в целях налогообложения прибыли (п. 16 ст. 270 НК РФ). Зато удерживать НДФЛ у работников не придется - подарки стоимостью не более 4 000 руб. налогом не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ).

04.12.2007 Странный какой-то подарок получается - трудовая книжка. Что-то тут не то. Подарки же тоже надо как-то оформлять? Специально для Вас:

Трудовая в подарок: «за» и «против»

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Поэтому, если на работу поступает сотрудник, который по тем или иным причинам не имеет столь важного документа, кадровик застигнут врасплох не будет. Для бухгалтера, в свою очередь, важно другое: компенсирует «новоиспеченный» работник стоимость бланка или компания ему его просто подарит? В целях налогового учета вкупе со взносами во внебюджетные фонды вопрос может оказаться отнюдь не копеечным.

Как известно, при устройстве на работу, сотрудник должен представить работодателю свою трудовую книжку, которая будет храниться у последнего до тех пор, пока «штатник» не подыщет себе иной источник заработка. И если вдруг во время хранения с данным трудовым документом что-либо стрясется, работодателю придется обеспечить создание дубликата (п. 31 и 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. № 225; далее – Правила).

Кроме того, завести трудовую книжку надлежит и в том случае, если сотрудник прежде нигде не трудился (ст. 65 ТК, п. 8 Правил). Конечно же, работодатель может попросить будущего сотрудника купить чистенький бланк трудовой самостоятельно. Однако в этом случае есть риск приобрести фальшивку. Дело в том, что изготавливать бланки трудовых уполномочен лишь Гознак, а распространять их вправе только лица, отвечающие требованиям, установленным Изготовителем. При приобретении данных бланков работодателями вероятность нарваться на фальшивку минимальна, ведь для их покупки фирмы заключают договор с уполномоченными на то организациями или предпринимателями, которые направляют бланки трудовых посредством специализированных служб доставки защищенной полиграфической продукции. В крайнем случае работодатель может забрать свою покупку у поставщика трудовых книжек самостоятельно (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утв. приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н). Кроме того, в пункте 44 Правил прямо указано, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Таким образом, хочешь-не-хочешь, а тратиться на покупку трудовых придется.

Другой вопрос, что в дальнейшем работодатель имеет право компенсировать потраченное за счет работника, на которого будет израсходован новенький бланк трудовой книжки (п. 47 Правил). Исключение составляют случаи, когда книжки выдают повторно по причине их неверного заполнения кадровым работником или если необходимость изготовить дубликат возникла по вине самого работодателя, а именно – при массовой утрате трудовых книжек при форс-мажорных обстоятельствах. В этом случае с работника стоимость нового документа не взыскивается. Хотя совершенно не факт, что и в обычных условиях, безо всяких форс-мажоров работодатель станет взыскивать с работника стоимость трудовой книжки. Однако насколько выгодно это работнику?

Выгоды физлица

Если работодатель тратит новые бланки трудовых книжек на сотрудников, не взыскивая при этом их стоимость с персонала, возникает вопрос о получении работниками дохода, а значит и необходимости уплаты НДФЛ. На этот момент обратили внимание чиновники финансового ведомства в письме от 1 июня 2010 г. № 03-04-06/6-106. Напомнив, что под обложение «подоходным» налогом подпадают не только денежные выплаты, но и выгода в натуральной форме, финансисты указали, что в качестве последней рассматриваются полученные товары, выполненные в интересах физлица работы или оказанные ему услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой. Ведь именно это предусмотрено в подпункте 2 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса. Подобные законодательные положения позволили чиновникам заключить, что оформление новых бланков трудовых книжек, затраты на которые работодатель в дальнейшем вычитать из зарплаты не планирует, является безвозмездной передачей и подлежит обложению НДФЛ. Иными словами, в подобном случае сотрудники сэкономят на полной стоимости трудовой книжки, но все равно потеряют 13 процентов от ее цены.

Однако, как сами же финансисты и указали, пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса переданные за год подарки работникам, стоимость которых не превышает 4000 рублей, из-под обложения НДФЛ выводятся. Представить себе, что трудовая окажется дороже установленного лимита, достаточно трудно. Если же налоговики на местах усомнятся в том, что бесплатно оформленные трудовые являются подарком, убедить их в этом будет не так уж и трудно. Во-первых, можно запросто утверждать, что такая передача осуществляется на основе договора дарения. Напомним, что данный вид контракта может быть выражен в устной форме (если, конечно, стоимость отдаваемого в рамках данного соглашения не превысит 3000 рублей, что в нашем случае неактуально). Во-вторых, вопросов будет еще меньше, если тот факт, что с работников не взыскивается стоимость трудовых книжек, будет предусмотрен их трудовыми договорами. Например, может приводиться следующая формулировка: «В случаях, указанных в пункте 8 и в пункте 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, возмещение стоимости бланков трудовых книжек сотрудником не производится».

Непростой выбор

Как бы то ни было, стоимость приобретенных бланков трудовых книжек можно будет включить в расходы при налогообложении сразу же, как только работодатель их закупит. Ведь в конечном счете наличие на предприятии чистых трудовых «про запас» – требование законодательства. При этом если работодатель не старается «облагодетельствовать» персонал, требует с него возмещения затрат на покупку трудовых, как то регламентируется Правилами, то в дальнейшем по мере использования бланков их стоимость должна будет увеличивать налогооблагаемую прибыль как внереализационные доходы в соответствии со статьей 250 Налогового кодекса (письмо Минфина от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242).

Вполне очевидно, что если сотрудник стоимость трудовой по решению работодателя не возмещает, то оснований увеличивать базу по налогу на прибыль на соответствующие суммы на первый взгляд не имеется. Однако в данном случае возникает вопрос, насколько правомерным является списание стоимости книжки? Разумеется, при приобретении работодатель правильно отнес «цену» бланков на затраты, но ведь при безвозмездной передаче получается, что списана была стоимость подарка в виде трудовой.

Дискуссии по поводу того, насколько правомерным является отнесение стоимости подарков для работников на расходы, велись не единожды. Сразу же скажем, что по обыкновению чиновниками подобный шаг не одобрялся, в то время как арбитражные судьи, наоборот, были не против списания такого вида затрат (напр., постановления ФАС Московского округа от 17 июня 2009 г. № КА-А40/4234-09 и ФАС Центрального округа от 15 сентября 2006 г. по делу № А64-1004/06-11). Однако в последних разъяснениях чиновники сменили гнев на милость. Так, в письме от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/79 специалисты Минфина указали, что они, в общем-то, не против включения в состав расходов сумм подарков. Однако для этого работодателю потребуется доказать, что обязанность презентовать те или иные ценности оговорена в трудовом договоре.

Логично, что работодателю, «забывшему» прописать соответствующие условия в контракте с сотрудником, придется «восстановить» в бюджет списанные прежде суммы бесплатного бланка.

Однако большой вопрос, насколько организации окажется выгоден подобный «маневр». Ведь на кону стоит вопрос необходимости уплаты с сумм подарков взносов на обязательные виды пенсионного, социального и медицинского страхования. А дело вот в чем.

Стоимость подарков, если следовать логике финансового ведомства, должна быть учтена при исчислении страховых взносов. Все потому, что, будучи предусмотренными трудовыми договорами, данные суммы являются объектом обложения данных видов обязательных платежей (п. 3 ст. 7 Закона от 24 июня 2009 г. № 212-ФЗ; далее – Закон № 212-ФЗ). В свою очередь, в статье 9 Закона № 212-ФЗ, где поименованы выплаты, высвобожденные из-под обложения взносами, безвозмездная передача трудовых книжек не упомянута.

По правде говоря, возможность сэкономить на взносах все-таки есть. И подсказали ее сами же чиновники, правда на сей раз иного ведомства. Так, в письме Минздравсоцразвития от 5 марта 2010 г. № 473-19 говорится, что нет никакой необходимости уплачивать взносы с тех подарков сотрудникам, которые передаются не на основании трудового договора, а в рамках договора дарения. Правда, чиновники указали на необходимость в таком случае оформления соответствующего контракта, но ведь, как упоминалось выше, заключение такового допустимо и в устной форме.

Пример

ООО «Мандарин» закупило чистые трудовые книжки количеством 200 шт. по цене 150 руб. за штуку. Для упрощения примера проигнорируем во всех случаях НДС. По факту поставки данных бланков фирма отразила в составе расходов 30 000 руб.

Согласно условиям трудовых договоров «Мандарин» не требует возмещения затрат на чистые бланки с сотрудников. За III квартал 2010 года компания приняла на работу 18 сотрудников, 16 из них до этого не имели стажа и трудовые книжки в их отношении не оформлялись. Бухгалтер «Мандарина» при работе руководствуется позицией ФАС Северо-Западного округа, изложенной в постановлении от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28, согласно которой безвозмездная передача сотруднику трудовых книжек не является реализацией и подпадает под обложение НДС. Таким образом, общая сумма подаренного работодателю составит 2400 руб. (150 руб. х 16 шт.):

Таким образом, организации потребуется уплатить в части безвозмездно переданных бланков взносы на общую сумму 624,30 руб., из них:

– в ПФР – 480 руб. (2 832 руб. х 20,0%);

– в ФСС – 69,60 руб. (2 832 руб. х 2,9%);

– в ФФОМС – 26,40 руб. (2 832 руб. х 1,1%);

– в ТФОМС – 48 руб. (2 832 руб. х 2,0%).

Если бы в трудовом договоре с сотрудниками условия о подарках в виде новых трудовых книжек не было, ООО «Мандарин» не должно было платить страховые взносы, но вынуждено было включить в состав доходов по налогу на прибыль 2400 руб. Таким образом, максимальная величина налога на прибыль с подобной суммы могла бы составить 480 руб. (2400 руб. х 20%).

Обратите внимание, что с учетом необходимости возмещать НДС в последнем из указанных в примере случаев, а также в зависимости от того, какой позицией организация руководствуется при безвозмездной передаче, пропорции экономии могут оказаться отличными от приведенных в примере. Иными словами, в том или ином случае последствия решений, какому именно способу учета подарков в виде бесплатных трудовых отдать предпочтение, сугубо индивидуальны.

Но при любом раскладе либо организация экономит на налоге на прибыль, либо на взносах. В свою очередь взаимосвязи между необходимостью пополнять внебюджетные фонды в зависимости от возможности списать соответствующие суммы при налогообложении прибыли, как это было при уплате ЕСН, не существует. При этом следует помнить, что затраты плательщиков взносов на пополнение внебюджетных фондов значительно возрастут, ведь общий размер страхового тарифа с 2011 года будет составлять 34 процента против нынешних 26 процентов (п. 2 ст. 12, п. 1 ст. 57 Закона № 212-ФЗ).

Источник - Журнал "Подати" № 14 - 2010 г.

P.S. To Модераторам - Орфография и оформление по-возможности максимально сохранены в соответствии с оригиналом.

Прямо не написано.
Но так как это улучшает положение работника, то можно.

В "Книгу учета движения трудовых книжек..." в графу 11 (получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)) вносится стоимость в том случае если деньги получены у сотрудников или если эти деньги на закупку выделила организация? Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.
Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

ОК! СПАСИБО!

подскажите пожалуйста! сейчас с трудовыми книжками дают голограмму...куда её надо наклеить????? 77kadr, лучше не клейте совсем, пока не известно куда... По материалам обсуждения посетителей сайта

Наш опрос выявил множество способов отражения в учете операций с трудовыми книжками. Какой из них самый правильный? Выводы вас удивят.

При поступлении на работу необходимо предъявить работодателю трудовую книжку. Если трудовая книжка у работника отсутствует, то работодатель ее оформит (). А вот где приобрести бланк трудовой книжки и кто именно должен этим заниматься - работодатель или работник? Как отразить движение бланков трудовых книжек в бухгалтерском и в налоговом учете? Давайте разберемся.

На какой счет приходовать бланк?

Пункт 47 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указывает, что при выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Обратите внимание: плата взимается не при оформлении трудовой книжки, как убеждено большинство бухгалтеров, а именно при выдаче ее на руки, которая производится при прекращении трудового договора. Дата выдачи трудовой книжки при увольнении отражается в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. До тех пор, пока книжка работнику не выдана, взимание платы за бланк заведомо неправомерно.

А теперь обратимся к пункту 42 Правил, которые определяют порядок взимания платы за бланк. В нем установлено: по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Но это предписание подлежит исполнению лишь во взаимосвязи с предписанием пункта 47 Правил. По факту оформления трудовой книжки деньги за бланк взиманию не подлежат. Это неудивительно: ведь трудовой книжкой работник в период действия трудового договора фактически не пользуется. Ею «пользуется» работодатель.

На заметку

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Между тем работодатель, не будучи официальным распространителем бланков, продавать их не вправе. Поэтому об их оприходовании на счет 41 «Товары» не может быть и речи. Принять бланки к учету на счет 10 «Материалы» не возбраняется. Ведь в дальнейшем они используются для управленческих нужд организации. Тогда учетные записи принимают вид:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
- оприходованы бланки трудовой книжки (без учета НДС);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10
- списана стоимость бланка при оформлении трудовой книжки работнику (исходя из предположения, что он в дальнейшем возместит стоимость бланка).

Осмыслим характер актива, возникающего при этом на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Как сказано выше, он подлежит погашению не ранее даты увольнения. Подобную «дебиторку» (п. 13) классифицирует как условный актив: он возникает у организации вследствие прошлых событий ее хозяйственной жизни, когда существование у организации актива на отчетную дату зависит от наступления (ненаступления) одного или нескольких будущих неопределенных событий, не контролируемых организацией. А наступление такого события, как увольнение, от организации действительно не зависит. Между тем на основании пункта 14 ПБУ 8/2010 условные активы в бухгалтерском учете не признаются. Информация о них раскрывается в бухгалтерской отчетности. Но в отношении бланков такой необходимости не возникает - ввиду несущественности стоимости их запасов. Это значит, что списание бланков порождает не актив, а расход.

Теперь нам не покажется удивительным, что Минфин России в письме от 29.01.2008 № 07‑05‑06/18 предлагает затраты по приобретению бланков трудовой книжки сразу относить на прочие расходы. Чиновники рекомендуют учитывать данные о движении бланков на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтерские записи будут выглядеть так:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76
- отражены затраты на приобретение бланков у распространителей (без учета НДС);

ДЕБЕТ 006
- бланки приняты на забалансовый учет;

КРЕДИТ 006
- бланки использованы для оформления трудовых книжек работникам.

НДС, предъявленный распространителем, работодатель принимает к вычету в общеустановленном порядке.

Возмещение расходов на бланк

Выдача трудовой книжки не поставлена законодателем в зависимость от внесения за нее платы. Это подтвердил Верховный суд РФ в определении от 06.09.2007 № КАС07‑416. То есть работодатель не может диктовать условие: «трудовую книжку работнику не выдавать до тех пор, пока он не внесет деньги за бланк».

Экономической выгоды от получения трудовой книжки физическое лицо тоже не получает, поскольку не имеет легальной возможности приобрести бланк трудовой книжки, минуя работодателя. То есть к работнику применить нельзя, оценка его выгоды (дохода) в размере стоимости бланка неправомерна. А значит, не возникает объекта налогообложения .

Услуг в гражданско-правовом понимании по выдаче трудовой книжки работодатель сотруднику тоже не оказывает, поскольку нормы хозяйственного права на трудовые отношения не распространяются (). Выполнение работодателем требований трудового законодательства в отношениях с работниками не является ни возмездным, ни безвозмездным, ведь возмездность - категория гражданского законодательства ( ; ).

В итоге ни оформление, ни выдача трудовой книжки работнику не являются реализацией (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006). В этой связи объекта налогообложения по НДС не возникает. Поэтому с позицией, представленной в письме Минфина России от 06.08.2009 № 03‑07‑11/199, автор согласиться не может.

Наши рассуждения можно подкрепить, проводя параллель с получением образования за счет бюджета. Хотя для гражданина оно является бесплатным, до сих пор никто стоимость образования или выданного бланка диплома обложить НДФЛ не догадался. Почему? Да потому, что правоотношения сторон регламентируются не гражданским законодательством, а Бюджетным кодексом.

В итоге никаких дополнительных записей, связанных с начислением в бюджет НДФЛ или НДС, в приведенном примере не требуется.

Расход по налогу на прибыль

В то же время расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Ведь данные расходы являются экономически оправданными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Заключение

Мы вас не убедили? Тогда вчитайтесь в разъяснения Минфина России, представленные в письме от 10.06.2009 № 03‑01‑15/6‑305. Воспроизведем из него актуальные для нас выдержки.

«Трудовые книжки или вкладыши в них приобретаются работодателем не с целью дальнейшей реализации. Приобретение и ведение трудовых книжек или вкладышей является обязанностью работодателя, установленной статьями 65, 66 Трудового кодекса. Таким образом, использование бланка для оформления трудовой книжки или вкладыша в нее работнику не является реализацией работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее, так как в момент его заполнения такой бланк трудовой книжки или вкладыша не может рассматриваться как товар. Не является оформление трудовой книжки или вкладыша в нее и оказанием работнику услуг, поскольку оно производится организацией в рамках исполнения ее обязанностей как работодателя, предусмотренных трудовым законодательством».

Почему эта справедливая позиция не привлекла должного внимания специалистов - неизвестно.

Елена Диркова, для журнала «Практическая Б»ухгалтерия»

Практическая бухгалтерия

Трудовая книжка – основной документ работника . Но хранится она у работодателя. Бухгалтера многое связывает с трудовыми книжками. Именно в бухгалтерии держат бланки новых книжек, а также вкладышей к ним. Бухгалтер ведет учет операций с этими бланками, причем в вопросах их учета на сегодняшний день нет однозначности. В некоторых случаях на бухгалтера может быть возложена ответственность за нарушение порядка учета и выдачи трудовых книжек. Об этих и других сложных вопросах читайте в нашей публикации/

При заключении трудового договора обязательно представляется трудовая книжка. Приобретение трудовых книжек и вкладышей в нее – это обязанность работодателя. Бланк стоит недорого – в пределах 200 руб. Но и эту сумму нужно учесть правильно, особенно если речь идет о налогах. Ведь споры с инспекцией по поводу налогообложения операций с трудовыми книжками могут обойтись гораздо дороже. Не менее опасны для компании и споры с работниками, например, недовольными тем, какие записи внесены в их трудовые книжки.

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ). Основные документы, которыми руководствуется работодатель, – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция № 69), утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора. Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

– при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);

– при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

На сотрудника, принимаемого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение недели со дня приема на работу.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформляет новую трудовую книжку.

При выдаче трудовой книжки с работника взимается ее стоимость (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но это происходит не всегда.

Так, плата не взимается:

– при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

– в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

– при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Учет бланков

Согласно ст. 65, 66 и 84.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся на работу впервые, обязан оформить ему трудовую книжку и в течение всего срока действия трудового договора вести названную книжку, а при прекращении трудового договора – выдать ее работнику.

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом (Объединение «ГОЗНАК» либо его законный распространитель), а при выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) – взимает плату в размере расходов на их приобретение.

Прежде чем рассмотреть отражение этих операций в бухгалтерском и налоговом учете, нужно сказать, что существуют две точки зрения по вопросу, как отражать операции по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей к ним). Согласно одной из них (фискальной) выдача трудовых книжек является реализацией, согласно другой, которой придерживаются как независимые специалисты, так и суды, – реализации в данном случае нет. Рассмотрим оба варианта учета.

Выдача трудовых книжек – реализация

При этом варианте учета трудовые книжки (вкладыши к ним) учитываются и как бланки строгой отчетности (согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, – на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» вместе с НДС), и как товар. Это связано с тем, что работник обязан оплатить трудовую книжку. Следовательно, бланки приобретаются для продажи, тот факт, что их реализуют без выгоды, значения не имеет.

В бухучете доход от реализации бланков учитывается в прочих доходах. Основание – п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации».

Бланки трудовых книжек могут быть учтены и на счете 10 «Материалы».

Налог на прибыль. В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включают в расходы.

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек экономически оправданны и произведены для деятельности, направленной на получение дохода, они учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (подп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты признаются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек (вкладышей к ним), учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (ст. 250 НК РФ). Сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается в состав внереализационных доходов на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250 и подп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

НДС. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС признается реализация товаров, работ, услуг. Под реализацией понимается передача на возмездной основе права собственности на товары (п. 1 ст. 39 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 27.11.2008 № 03-07-11/367, от 26.09.2007 № 07-05-06/242 и от 13.06.2007 № 03-07-11/159, выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и объектом обложения налогом на добавленную стоимость, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику.

ПРИМЕР 1

Организация в сентябре приобрела и оплатила 20 бланков трудовых книжек по 170 руб. (в том числе НДС 26 руб.) за одну книжку. Общая стоимость бланков – 3400 руб. (включая НДС 519 руб.). В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые. Отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а ее стоимость по заявлению работника удержана из его зарплаты. Организация отражает трудовые книжки как товар (реализует их работникам). В бухгалтерском учете сделаны проводки:

сентябрь

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетные счета»
– 3400 руб. – оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60
– 2881 руб. – учтены бланки трудовых книжек;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60
– 519 руб. – отражен НДС по трудовым книжкам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 519 руб. – принят к вычету НДС по трудовым книжкам;

ноябрь

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 90-1 «Продажи»
– 170 руб. – выписана трудовая книжка новому работнику;

Дебет 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит 41
– 144 руб. – списана стоимость трудовой книжки;

– 170 руб. – выдана трудовая книжка работнику;

Дебет 90-3 «НДС» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 26 руб. – начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73
– 170 руб. – удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по его заявлению работника.

Выдача трудовых книжек – не реализация

При данном варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

Бухгалтерский учет. В этом случае бланки трудовых книжек учитываются только за балансом – на счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с налогом на добавленную стоимость).

В учетной политике организации нужно закрепить положение, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки. А в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на главу 50 ГК РФ.

Налог на прибыль. В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, поскольку при таком способе учета нет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Подобная точка зрения основана на том, что организация, приобретая трудовую книжку, не стремится получить прибыль, а лишь выполняет требования законодательства. Значит, трудовая книжка не может признаваться товаром для целей налогообложения (п. 3 ст. 38 НК РФ). Денежные же средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки. Ведь плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Аналогичная точка зрения выражена и судебными органами в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006 и от 01.10.2003 по делу №А26-5317/02-28.

Организация должна самостоятельно решить, квалифицировать операции по выдаче трудовых книжек как реализацию или нет. Если выбор будет не в пользу фискальной позиции, нужно быть готовым к тому, чтобы отстаивать свою точку зрения в суде.

ПРИМЕР 2

Воспользуемся условиями примера 1 и изменим одно из них: организация, приобретая трудовые книжки для сотрудников, не отражает их в качестве товара. В бухгалтерском учете будут сделаны записи:

сентябрь

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 51
– 3400 руб.– оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки» Кредит 76
– 3400 руб. – отражена задолженность будущих владельцев трудовых книжек;

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»
– 3400 руб. – учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

ноябрь

Дебет 73 Кредит 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки»
– 170 руб. – отражена задолженность вновь принятого работника за бланк трудовой книжки;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»
– 170 руб. – списан бланк трудовой книжки;

Дебет 70 Кредит 73
– 170 руб. – удержана из зарплаты стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

Документооборот

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется частью второй ст. 66 ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель обязан обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Инструкцией № 69 утверждены приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Формы указанных книг утверждает Минздравсоцразвития России.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведет бухгалтерия организации. В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков (с отражением серии и номера каждого бланка).

Бланки хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные бланки с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме.

Испорченные при заполнении бланки уничтожаются, о чем составляется акт. После утверждения акта руководителем предприятия бланки уничтожаются и списываются с книг учета, о чем в нижней части акта делается отметка.

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка работника – его личный документ. Но хранится он в отделе кадров организации. Все трудовые книжки, принятые от работников и выданные им вновь (впервые), регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эту книгу обычно ведет кадровая служба.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель выдает работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении только в день увольнения (последний день работы).

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя 75 лет в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.

ПРИМЕР 3

ООО «Мороз» 20 июля 2009 г. приобрело у ЗАО «Омсбыт» пять трудовых книжек по цене 170 руб. за один бланк. Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб. Продажа бланков оформлена накладной № 123456 от 20 июля 2009 г. Приобретенные бланки имеют серию АК, номера с 0056725 по 0056730.

ООО «Мороз» 30 июля 2009 г. приняло на работу оператора И.И. Ивановского, который устроился на работу впервые (приказ от 30.07.2009 № 18-к).

На основании заявки № 8 от 30.07.2009 кадровому работнику Н.П. Смирновой выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725. Приходно-расходную книгу заполняют следующим образом:

Ответственность

Работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные приказы не издают, поскольку соответствующие обязанности внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми они должны быть ознакомлены под роспись.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным спорам. Допустим, работодатель не оспаривает некорректные формулировки и добровольно изменяет соответствующие записи в трудовой книжке. Если в такой ситуации будет доказано, что неправильная формулировка причин увольнения лишила работника возможности поступить на новую работу, работодателю может быть предъявлен иск о материальной ответственности. Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно ст. 234 ТК РФ наступает, если заработок, в частности, не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, а также внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

В статье 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяет суд.

Несоблюдение установленных правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек грозит работодателю и его должностным лицам административными штрафами (и иными наказаниями) и даже уголовной ответственностью.

Административная ответственность может наступить по ст. 5.27 КоАП РФ. Виды наказаний различаются для должностных лиц и организаций. Согласно части первой ст. 5.27 КоАП РФ должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб., а организациям штраф от 30 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 по делу № КА-А40/10220-06).

Уголовная ответственность для нерадивых должностных лиц работодателя или для него самого (если речь идет о предпринимателе) может наступить по ст. 140, 292 и 325 УК РФ. Так, работодатель, по вине которого похищены, уничтожены, повреждены или сокрыты бланки трудовых книжек и вкладышей в них из корысти или иной личной заинтересованности, может быть наказан по ст. 325 Уголовного кодекса РФ – штраф до 200 000 руб.

В. Семенихин,руководитель экспертного бюро

Вопрос по учету трудовых книжек и вкладышей к ним. На одном семинаре, я слышала, что стоимость трудовой книжки/вкладыша необходимо удерживать из заработной платы сотрудника, а так же что данная сумма является доходом для организации (ИП), в результате данную сумму необходимо облагать УСН (у меня УСН 6%). Вопрос так ли это? Если так, то где искать логику, ведь данные ТК/вкладыши должны приобретаться за счет средств организации (ИП), соответственно это наши затраты, а не доход. ?

Ответ

Удерживать плату это право, а не обязанность организации.

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация за бланк трудовой книжки и вкладыша ( Правил, утв.).

Согласно Письму Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242 полученная от сотрудника плата признается внереализационным доходом организации. Исходя из данного разъяснения, организация на дату получения от сотрудника денежных средств признает доход на основании ст. 250, п. 1 ст. 346.15НК РФ.

Расходы на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее при объекте налогообложения «доходы» не учитываются.

Однако организация может и не взимать плату за бланк трудовой книжки и вкладыша.

Но такое условие должно быть закреплено в локальном акте организации. В таком случае

у сотрудника возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ ( , НК РФ).

Предоставление сотруднику трудовой книжки и вкладыша на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год ().

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

Плата за бланк

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация за бланк ( Правил, утвержденных ).* Плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Ситуация: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты по заявлению сотрудника*

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки ( Правил, утвержденных ).*Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью ( , п. и ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях и Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Бланк бесплатно

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:*

• произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
• бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Подтверждает данный порядок Минфин России в письмах , .

В отношении удержания НДФЛ со стоимости трудовой книжки, выданной сотруднику на безвозмездной основе, нужно учесть следующее.

Если организация выдает трудовую книжку сотруднику бесплатно, то у него возникает доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ ( , НК РФ, ). Вместе с тем, трудовая книжка передается сотруднику на безвозмездной основе. Данное основание позволяет сделать вывод, что между сотрудником и организацией заключен договор дарения. Такой договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Об этом говорится в статьи 572 и Гражданского кодекса РФ. В таком случае предоставление сотруднику трудовой книжки на безвозмездной основе можно квалифицировать как выдачу подарка. Доходы в виде подарков освобождаются от НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб. за год (). Аналогичные разъяснения содержатся в .*

Бухучет и налоги

В коммерческих организациях

Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения*

Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.

Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено Правил, утвержденных .

В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:

• материалов на одноименном (как активы, используемые для управленческих нужд ()) с последующим списанием на прочие расходы;
• товаров на «Товары».

Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Это объясняется следующим. Продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату ( Правил, утвержденных ). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного ).

Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на «Бланки строгой отчетности» в условной оценке ( Правил, утвержденных ).

При получении бланков сделайте следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60
– оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60
– отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;

Дебет 006
– приняты к учету бланки трудовых книжек.

Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операция отражается на «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте «Расчеты с персоналом по оплате труда».*

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтверждается в . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России и ).

В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражаются следующими проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);

Дебет 73 Кредит 91-1
– признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);*

– начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.

При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
– списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовая книжка заводится на основании статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Кредит 006
– списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 26.09.2007 № 07-05-06/242

«Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст.250 Кодекса Налогового кодекса РФ.*
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 346.15 Налогового кодекса РФ.

К внереализационным доходам относятся все другие поступления, которые не являются доходами от реализации. В частности, это:*