Является фальсификацией трудовой договор подписанный задним числом. С нашими сотрудниками при приеме на работу не были заключены трудовые договора

Оформление трудоустройства – не всегда быстрая процедура. Иногда требуется выполнить ряд согласований как со стороны администрации, так и со стороны работника. При этом последний уже начинает свою трудовую деятельность. Формальным стартом работы является подписанный руководителем компании (уполномоченным лицом) приказ о приеме на работу.

Предлагаем разобрать, как должна происходить процедура оформления письменного трудового договора, какая ответственность ожидает тех, кто пытается заключить договор задним числом и можно ли это сделать.

Основные правила заключения трудового договора

По общему правилу заключения договоров, предусмотренному гражданским кодексом, допускается распространять условия такого соглашения на фактически начавшиеся условия его выполнения до момента подписания документа. Что касается трудовых договоров, то здесь присутствуют определённые особенности. В процессе оформления трудовой деятельности нового сотрудника работодатель обязан:

• подготовить два экземпляра трудового договора в письменном виде;
• подписать такой документ со своей стороны и обеспечить подписание его работником;
• оформление письменного договора должно состояться не позднее третьего рабочего дня начиная с дня, когда работник фактически начал трудовую деятельность;
• в случае необходимости обеспечить согласование текста трудового договора с уполномоченными государством структурами.

Важно отметить, что подписанию трудового договора может предшествовать процедура кадрового оформления сотрудника. Она включает в себя такую последовательность действий:

1. Потенциальный кандидат проходит собеседование со специалистами кадрового подразделения и профильного участка будущей работы. Если его навыки оказываются подходящими и сам потенциальный соискатель заинтересован в такой работе, его представляют работодателю (уполномоченному подписывать документы о приеме на работу).
2. После собеседования с работодателем (обычно это формальная процедура), соискатель пишет о приеме на работу, которое подписывается руководителем и отдается в кадровое подразделение для оформления соответствующего трудового договора и приказа.
3. Оптимально, если одновременно с проектом приказа на подпись руководителю предоставляют проект трудового договора с новым сотрудником. В таком случае после подписания со стороны администрации эти документы передаются на ознакомление (с приказом) и подписание (трудового договора) сотруднику. Чаще сразу подписывается только приказ, на основании которого сотрудник начинает выполнять свои трудовые функции.

Если работник фактически начал трудиться, но трудовой договор еще не подписал, работодатель обязан на протяжении трех рабочих дней обеспечить согласование и подписание такого документа.

Помните, трудовым законодательством не предусматривается выполнение трудовых функций работником без наличия письменного трудового договора. Отсутствие такого документа может стать поводом для привлечения работодателя к административной ответственности.

Законно ли оформление договоров задним числом

Оформление договора задним числом: законно ли

Учитывая, что ситуации просрочки оформления договоров случаются достаточно часто, изначально целесообразно уточнить для себя ключевые моменты относительно самого договора. Сегодня отношения между администрацией и гражданином, нанятым выполнять определённые действия или работу, могут регулироваться:

• трудовым договором;
• гражданско-правовым соглашением.

Законность распространения договора на действия, которые начались до момента его подписания напрямую зависит от типа договора, по которому выполняется работа. В случае если между сторонами подписано гражданско-правового характера, регулирующее выполнение определённого типа действий или оказания услуг, можно просто в сам текст договора вписать норму, что его условия распространяются на все действия, начавшиеся до его подписания и связанные с условиями этого договора. В таком случае отпадает необходимость кого-то обманывать и оформлять документ задним числом.

Сложнее, когда между сторожами должен заключаться трудовой договор. Законодатель четко ограничил администрацию трехдневным сроком с момента начала работником трудовой деятельности. На практике же трудовые договоры в письменной форме не заключаются годами.

По сути, Трудовой кодекс содержит норму, которая гласит, что в случае фактического начала трудовых отношений при отсутствии письменного договора он считается заключенным. Оптимально, если в компании для данной категории сотрудников предусмотрены типовые формы трудовых договоров.

В этом случае всегда можно сослаться на нормативный документ, которым утверждена такая форма договора, а все причитающиеся для работника привилегии черпать из типового текста соглашения. От ответственности за несвоевременное подписание документа это не избавит, но если возникнут спорные вопросы, поможет их урегулировать.

Сложнее, если сотруднику предоставляются индивидуальные условия труда и его оплаты. Чтобы не попасть под «санкции» со стороны контролирующих организаций в процессе составления документа «задним числом» необходимо учесть такие моменты:

• дата трудового договора должна быть не позднее третьего рабочего дня после подписания соответствующего приказа (по закону трудовой договор и вовсе должен подписываться первым);
• подписант договора и подписант приказа о приеме сотрудника на работу должен быть одним и тем же лицом;
• оригинал подписанного двумя сторонами трудового договора должен «попасть» в личное дело;
• условия договора (обычно это касается уровня оплаты труда, стимулирующих и компенсационных выплат), должны соответствовать периоду, когда его должны были подписать. Если за период его действия что-то менялось, необходимо также составить и подписать соответствующие дополнительные соглашения;
• денежные выплаты, что фактически прошли через бухгалтерию, должны по датам соответствовать условиям трудового договора.

Помните, оформление финансовых документов задним числом приравнивается к служебному подлогу. Поэтому, учитывая современные реалии, если пошли на такой шаг, постарайтесь не допускать грубых ошибок и несостыковок, чтобы в дальнейшем не иметь проблем с законом. А лучше сразу подготовить шаблон типового договора и подписывать его одновременно с подписанием приказа о трудоустройстве.

Риски и последствия подписания (неподписания) договора

Подписание договора задним числом: риски

Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.

По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.

Если же нарушение письменного оформления трудовых отношений выявляется повторно – должностное лицо может ожидать штраф в размере до 20 тысяч рублей либо же дисквалификация на срок до трех лет. Уровень штрафа для юридических лиц возрастает до 75 тысяч рублей.

В случае сознательного игнорирования законодательства по части заключения письменных трудовых соглашений должностное лицо ожидает штраф до 20 тысяч рублей, а юридическое лицо вполне может уплатить в государственную казну сумму до 100 тысяч рублей.

Если будет доказано, что условия трудового договора являются фиктивными и заключались «задним числом» (обычно это выявляется в случаях отклонения от фактических выплат и тех, которые пишутся в документе, в сторону необходимости их увеличения), установлен факт служебного подлога, к должностному лицу может применяться уголовная ответственность.

Признание имеющегося письменного текста трудового договора недействительным влечет за собой пересмотр всех юридически значимых действий, ранее выполненных по такому документу (обычно это касается денежной выплаты заработной платы и ее составляющих). Если выплаты отличаются от тех, что должны были выплачиваться по действующим в компании нормативным документам – разница подлежит возврату либо же взысканию с виновного лица.

Помните, нормами административного, уголовного, а также гражданского законодательства предусмотрены меры воздействия на работодателей и администрацию (в зависимости от тяжести совершенного проступка) в случае нарушения обозначенных в трудовом законодательстве условий подписания трудовых договоров с сотрудниками.

Учитывайте, уровень ответственности за незаключенный своевременно в письменной форме трудовой договор будет намного ниже, чем если должностное лицо уличат в служебном подлоге, которым является оформление документов задним числом.

Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих

Устранение нарушений по итогам проверки

Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.

И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:

1. По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
2. Одним из пунктов договора должно значится вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
3. Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
4. Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.

Помните, в трудовом законодательстве нет запрета распространять действие трудового договора на прошлые периоды. В то же время по аналогии права такая норма действует в гражданских договорах. Поэтому, если вам указали на недостаток, оптимальным способом его решить будет распространение действия трудового договора, составленного по результатам проверки, на прошлые периоды.

Допускается ли оформление трудовой книжки, приказа задним числом

Записи в трудовой книжке задним числом

Неотъемлемой частью начала трудовой деятельности гражданина в компании является оформление соответствующего приказа о трудоустройстве и осуществление записи в . Ведение этих документов определяется правилами делопроизводства, а также номенклатурой дел каждой компании.

Важно отметить, что все приказы по кадрам регистрируются в порядке очередности с записью в специальную книгу приказов. Касательно трудовых книжек, то их ведение определено нормативными документами и также предусматривает выполнение всех полагающихся записей о трудоустройстве, повышении квалификации, переводе, и дальнейшем увольнении в порядке очереди.

Из всего этого нетрудно сделать вывод, что оформить «незаметно» задним числом приказ о трудоустройстве, ровно как внести запись в трудовую книжку, особенно если после этого там уже присутствуют другие записи, невозможно. Такой служебный подлог будет сразу заметен. А это уже возможность привлечения руководителя к уголовной ответственности.

Вместе с этим, если по решению суда компанию обязывают восстановить определённые данные в личном деле, а также трудовой книжке сотрудника за прошлые периоды, работодатель обязан выполнить такое решение. Для этого не нужно переписывать всю годовую книгу приказов либо же менять имеющуюся у работника трудовую книжку. Все делается в такой последовательности:

1. Запись (либо записи, если их несколько) о событии в трудовую книжку вносится следующим порядковым номером, указываются ранее пропущенные данные (например, о трудоустройстве и последующем увольнении), а также основание, послужившее для внесения такой информации. В дальнейшем все будет вестись обычным порядком.
2. Приказ издается и регистрируется на дату принятия соответствующего решения. В самом приказе должна быть ссылка на решение суда, а также указано событие, которое уже произошло с датой начала его действия (например, в приказе от 20.04.2018 обозначается «восстановить Иванова П.В. в должности инженера техотдела с 01.04.2010 и внести соответствующую запись в его трудовую книжку»).
3. Документы подписываются уполномоченным на день принятия таких решений должностным лицом (искать старого генерального директора не требуется).

Помните, вносить какие-либо записи «задним числом» в приказы по кадрам либо же трудовые книжки работников строго запрещено. Это может послужить поводом признания таких документов недействительными в целом со всеми вытекающими из этого последствиями.

Чем грозит работодателю отсутствие записи в трудовой книжке и трудового договора, смотрите в этом сюжете:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Добрый день, в нашей организации постоянно меняются работники пищеблока, и очень сложно постоянной принимать и увольнять через месяц поваров. Можем ли мы предлагать соискателям поработать для начала без оформления трудового договора о приеме на работу, и, если они нам подойдут, то оформлять трудовые отношения спустя три месяца задним числом. Законно ли это? И могут ли они пожаловаться в трудовую инспекцию и как докажут, что работали у нас?

Ответ

Здравствуйте, действия администрации Вашей организации неправомерны и изначально идут в разрез с действующим законодательством.

В соответствии со ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора. Прием на работу помимо трудового договора оформляется приказом работодателя.

Если оформление приема на работу начинается с заключения трудового договора, это является гарантией трудовых прав работника. В указанном документе прописываются все права и обязанности как работника, так и работодателя (существенными условиями трудового договора являются место работы и функции работника).

В случае неисполнения работником своих обязанностей, отраженных в трудовом договоре, работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Кроме того, с работником может быть заключен договор о материальной ответственности перед работодателем. То есть, в случае противоправных действий работника, и правильном оформлении его трудоустройства, также защищен и работодатель.

С каждым отдельным работником заключается трудовой договор с различными правами и обязанностями, в зависимости от специальности и квалификации работника. Образцы трудовых договоров о приеме на работу различных специалистов есть в свободном доступе в сети Интернет. Их изучение, позволит кадровику понять на какие моменты необходимо обращать внимание при заключении трудового договора с тем или иным работником.

Подскажите, как в настоящее время правильно оформить внутреннее совместительство, если, например, медицинская сестра палатная работает уже 3 года в учреждении на 1 ставку по основной работе и на 0,5 ставки по внутреннему совместительству в той же должности, но приказ и договор по внутреннему совместительству не были оформлены должным образом, все велось в табеле учета рабочего времени!Согласно ТК РФ необходимо оформить и приказ и договор по внутреннему совместительству!Как исправить положение в настоящее время?Какие должны стоять даты начала работы в приказе и договоре?

Ответ

Ответ на вопрос:

В настоящее время со всеми работниками, как основными так и совместителями, независимо от даты приема на работу, должны быть заключены письменные трудовые договоры, содержание которых должно полностью соответствовать ст. 57 Трудового Кодекса РФ.

Таким образом, с сотрудниками, принятым на работу начиная с 6 октября 1992 года, трудовые договоры заключаются исключительно в письменной форме. А в отношении сотрудников, принятых на работу до указанной даты, сложился следующий подход.

Если сотрудник соглашается на предложение работодателя оформить отношения в письменном виде, то последний составляет трудовой договор в общем порядке. В заключаемом договоре отразите фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу. Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу - фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.

Подробнее о Приеме на работу задним числом мы написали в материале по ссылке.

Если сотрудник отказывается оформлять письменный трудовой договор, то нужно получить от него письменный отказ. Наличие такого отказа позволит работодателю подтвердить специалистам контролирующих ведомств тот факт, что им были предприняты надлежащие меры по оформлению трудового договора в письменном виде.

Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 24.09.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

1. Можно ли трудоустроить работника по срочному трудовому договору задним числом.

1.1. Доброго времени суток Вам. Можно, но не желательно. Это подделка документов. Удачи и всего хорошего. С ув.Адвокат Деревянко С.Ю.

1.2. Нет, такое невозможно. Будет административная ответственность и даже уголовная возможна. Только тем числом, которым Вы действительно принимаетесь - тем и оформляется.

1.3. Да вполне вам Можно трудоустроить работника по срочному трудовому договору задним числом. Если вы не боитесь попасть наштопай от налоговой и ПФ.

2. Трудовой договор входит в стаж и можно ли его оформить задним числом.

2.1. В стаж входит, задним числом - для чего? Ну теоретически можно подписать, есть правда в правовом мире дисскусии следует ли жто считать подделкой официального документа и влечет ли это уголовную ответственность.

2.2. Здравствуйте! По нему стаж и определяется. Сделав его задним числом, вы не сможете подтвердить, что вы работали официально, поскольку за тот период отчислений в ПФ и ИФНС не было.

2.3. Добрый день, да, конечно Трудовой договор (работа по нему) входит в стаж, но нельзя его оформить задним числом, это неправомерно.

3. Можно ли оформить трудовое договор задним числом для выплаты с него алиментов.

3.1. Если выплачивать через пристава, то такой вариант не пройдет. Пристав получит всю информацию в налоговой и ПФ РФ.

4. Как можно доказать что в трудовом договоре стоит дата задним числом.

4.1. с помощью других доказательств, в т.ч. свидетельских показаний, а также с помощью экспертизы

5. Можно ли составить трудовой договор задним числом.

5.1. Российской Федерации. Основания возникновения трудовых отношений Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с настоящим Кодексом. В случаях и порядке, которые установлены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, или уставом (положением) организации, трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате: назначения на должность или утверждения в должности; судебного решения о заключении трудового договора; признания отношений, связанных с использованием личного труда и возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями. Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен Фактическое допущение работника к работе без ведома или поручения работодателя либо его уполномоченного на это представителя запрещается.

6. Имеет ли право работодатель заключить срочный трудовой договор задним числом?

6.1. Нет, не имеет!

6.2. Для заключения срочного трудового договора должны быть основания, которые указываются в самом договоре.
Заключение договоров задним числом законом не предусмотрено.

7. Можно ли подписать трудовой договор задним числом?

7.1. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания, либо со дня фактического допущения работника к работе. Таким образом, при подписании трудового договора "задним числом" все права и обязанности возникают именно с той даты.

8. Закончился срочный трудовой договор, а я работаю, начальник продаёт магазин и требует подписать новый договор на 1 месяц задним числом, что делать.

8.1. Закончился срочный трудовой договор, а я работаю, начальник продаёт магазин и требует подписать новый договор на 1 месяц задним числом, что делать.
Пошлите его далеко и ничего не подписывайте, ибо облегчаете ему жизнь и осложняете себе. В этом случае пусть делает так как требует закон.

9. Мне предложили подписать трудовой договор задним числом то есть спустя 4 года, до у меня уже есть договор, в первом договоре меньше должностных инструкций, правомерно ли это и что грозит работодателю за это деяние? Спасибо!

9.1. Грозит исковое заявление по установлению факта трудовых отношений и заключение трудового договора со дня начала работы. Ну и, конечно, жалобы в прокуратуру и трудовую инспекцию никто не отменял.

9.2. Работодателю ни чего не грозит, так как доказать недобросовестность очень сложно, практически не возможно!
Вам грозит осложнениями на работе (если не подписываете предложенный вариант) или осложнениями в работе (если подписываете второй вариант)
заставить вас не могут подписать трудовой документ задним числом, так, что если вы его подписываете, то вся ответственность ложиться на вас.
А трудовые инспекции и прокуратуры будут работать только если будут действительно те обстоятельства в которых необходимо участие этих структур.

10. Я работаю в детском доме Интернете для умственно-отсталых детей. Педагог допобразования. Замдиректора перевела мое рабочее время с 15 до 18.хотя по дополнительеому соглашению к трудовому договору мое рабочее время с 9-12.может ли она так поступать без моего соглашения без постановки в известность. И еще переделала мое расписание полностью и утвердила задним числом.

10.1. Нет не может в можете обратиться в трудовую инспекцию и она получит заслуженное наказание только вам нужно будет доказать.

11. Интересует вопрос. Бывший муж алиментщик, т. к нигде не работает, считают алименты по средней зп по России. Сейчас судится он со мной по поводу уменьшения размеров алиментов с 1:4 на 1:6. Принёс трудовой договор, на зп в 10 тыс. , договор заключён задним числом, т.е он оформлен с 4.02.2019, а принёс его 8.04, тем более суд сделал запросы в ПФР и ФНС, отчислений никаких нет с 4.02.2019. Вопрос, что грозит за подделку договора?

11.1. Добрый вечер, вам надо заявить ходатайство об исключении указанного доказательства как недостоверного и стороны не могут ссылаться на это доказательство.

Подложным документом считается подлинная или фальшивая бумага с частично нарушенной формой или исправленными реквизитами. Если лицо доподлинно знало о происхождении таких бумаг и неправомерно использовало его в своих целях, это признается уголовным преступлением в соответствии с ст. 327, 327.2 УК РФ. За его совершение устанавливается ответственности за подложные документы в форме штрафов или лишения свободы.

12. В обществе два человека. Приказ на директора есть при создании. А трудового договора нет вот уже три года. Как быть. Если задним числом оформить, то нужно заплатить з/п и налоги, если на текущую дату то все решения директора за три года будут ли считаться действительными.

12.1. Его действия действительны.
Задним числом ничего делать не нужно. ООО не сдавало соответствующую отчетность. Штрафы не нужны.
Проведите новое общее собрание и переизберите ГД. Заключите с ним трудовой договор и работайте дальше.

13. Есть ли какое либо наказание за принуждение к подписи трудового договора задним числом? Соответственно с поправками не в сторону работника!

13.1. Принудить ВАС никто не имеет право - в прокуратуру жалобу пишите.

13.2. Здравствуйте.
Вы можете поставить подпись и указать рядом дату ознакомления. А затем обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

13.3. Марина, нет никакого наказания, так как Вам, скорее всего, не удастся доказать принуждение. Просто ничего не подписывайте...

Если Вам трудно сформулировать вопрос - позвоните по бесплатному многоканальному телефону 8 800 505-91-11 , юрист Вам поможет

Свиток: коментарии к статье 67 ТК РФ

§ 1. До 25 сентября 1992 г. стороны трудового договора сами избирали, в какой форме им заключать трудовой договор (устной или письменной). Однако с 6 октября 1992 г. законодатель установил, что трудовой договор заключается только в письменной форме, которая, безусловно, является надежной гарантией от возможных споров, связанных с уяснением его содержания. Однако за период с 6 октября 1992 г. до 14 июля 1993 г. на практике возникали определенные трудности, так как по-разному трактовали письменную форму трудового договора. В связи с этим возникало много спорных вопросов при заключении трудового договора.

§ 2. Редакция ст. 67 Кодекса предусматривает непременное заключение трудового договора в письменной форме. При этом намерение законодателя очевидно - повысить уровень правовых гарантий работников. В новых экономических условиях, когда законодательством предусматриваются только исходные уровни прав, льгот и преимуществ трудящихся, а их конкретные уровни устанавливаются в соглашениях, коллективных договорах и индивидуальных договорах, очень важно, чтобы достигнутые договоренности были зафиксированы в письменном тексте договора.
Письменный трудовой договор заполняется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами и хранится у каждой из сторон договора. Законодатель не связывает соблюдение письменной формы с определенным видом договора, поэтому письменный трудовой договор заключается как с постоянными, так и с временными работниками по основному месту работы и при совместительстве, с надомниками и т.п.

§ 3. В соответствии с ч. 2 ст. 67 Кодекса при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней.

§ 4. Действующее трудовое законодательство не предусматривает единой обязательной формы трудового договора. Стороны сами в каждом конкретном случае определяют форму договора.
14 июля 1993 г. Постановлением Минтруда РФ утверждены Рекомендации по заключению трудового договора в письменной форме и его примерная форма (Бюллетень Минтруда РФ. 1993. N 9 - 10).
Трудовой договор в письменной форме заключается при приеме на работу. Письменное оформление трудовых отношений лиц, ранее принятых на работу, производится только с их согласия.

§ 5. В тех случаях, когда трудовой договор не был оформлен надлежащим образом, однако работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя, трудовой договор считается заключенным и работодатель или его уполномоченный представитель обязан не позднее трех дней со дня фактического допущения к работе оформить трудовой договор в письменной форме (ч. 2 ст. 67 ТК). При этом следует иметь в виду, что представителем работодателя в указанном случае является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников, поскольку именно в этом случае при фактическом допущении работника к работе с ведома или по поручению такого лица возникают трудовые отношения (ст. 16 ТК) и на работодателя может быть возложена обязанность оформить трудовой договор с этим работником надлежащим образом.

Оформить ТД 80-м годом вы уже не можете, поэтому в данном случае оформляете сегодняшним (ну хотите оформите прошлым годом, или каким вам там удобнее), только в таком случае отражать нужно в ТД факты на момент подписания этого договора (зарплату, условия, должность), при этом конкретной формы ТД нет, все что вы там напишите (ну конечно не противоречащее закону) то и будет. Сотрудников нужно уведомить о необходимости письменно оформить ТД.