Заявка на канцелярские товары: образец. Образец заполнения заявки на участие в тендере Заявка как оформить образец

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• стройматериалы,
• канцелярские принадлежности,
• хозяйственные товары,
• мебель,
• технику,
• оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

   При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

3. Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах , один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

Заявка образец. Многие спрашивают, а как написать заявку или как составить заявку. Прежде всего хотелось бы сказать, что заявка это письменное обращение от подчиненного к начальнику (в отдел снабжения) с просьбой. Как Вы понимаете просьбы бывают разные и поэтому в заявке можно просить на ремонт, на покраску и на многое другое.

Примеры написания заявок по содержанию схожи и поэтому особо ничем друг от друга не отличаются, за исключением тех случаев, когда политика компании требует оформление заявок на официальном бланке с эмблемой компании. Хотя по сути заявки предназначены для внутреннего пользования.

Как составить заявку?

В шапке документа указывается наименование отделения, отдела, организации или другое. А так же лицо, кому адресуется конкретно заявка, как правило все заявки пишутся в отдел снабжения. В самой заявке пишем о том, что нам нужно для выполнения определенной задачи.

Формы заявок:

Заявки бывают как внутренние так и внешние. С внутренними заявками мы разобрались, они используются для внутреннего пользования компании.

К внешним заявкам относятся заявки на получение чего либо. К примеру, на получение патента мне необходимо подать заявку, где изложить суть. Чтобы привлечь иностранных рабочих необходимо написать заявку о потребности в привлечении иностранных работников. Заявка на выдачу, заявка на продажу, заявка на кредит и многие другие внешние заявки, которые необходимо писать или заполнять используя официальный бланк компании по сути напоминают внутренние заявки, образцы которых приведенные ниже за исключением того, что данные будут совершенно другими.

Даже спортсмены делают своего рода заявки. Например, заявка на разряд.

Вы можете написать заявку используя образец приведенный ниже.

Заявка образец №1

Заполненный образец заявки

В отдел снабжения НГЧ-1
от мастера Пермского участка
производства Лазарева Г.В.

Для ремонта коридора поста ЭЦ ст. Ферма необходимо изготовить и установить 3 противопожарные двери в дверные проемы;
1. 2030 мм. × 970 мм. – правое открывание ………………..1 шт.
2. 2030 мм. × 970 мм. – правое открывание …………….….1 шт.
3. 2030 мм. × 870 мм. – левое открывание …………………1 шт.

Мастер Пермского
участка производства Г.В. Лазарев

Заявка образец №2

Заполненный образец заявки

В отдел снабжения НГЧ-1
От Бордачева Н.Д.

Необходимых материалов для ремонта кабинетов НОД-1

1. ГКЛ ………………………………………………………………….150 м2.
2. Фанера ………………………………………………………………52 м2.
3. Саморезы по дереву 35×3,5 ………………………………………..500 шт.
4. Дюбель саморезы 75×4 …………………………………………….200 шт.
5. Подвесной потолок в комплекте …………………………………..52 м2.
в т.ч.
плитка Байкал ………………………52м2
направляющий уголок ……………..15шт.
направляющие 3,7 ………………….14 шт.
направляющие 1,2 ………………….24 шт.
направляющие 0,6 ………………….28 шт.
подвесы ……………………………..28 шт.
6. Обои виниловые ……………………………………………………150 м2.
7. Клей обойный ………………………………………………………8 шт.
8. Краска белая …………………………………………………………25 кг.
9. Колер (беж, мандарин) 0,7л. ……………………………………….6 шт.
10. Краска в/д белая …………………………………………………….64 кг.
11. Шпаклевка «Ветоноит» …………………………………………….40 кг.
12. Штукатурная смесь …………………………………………………50 кг.
13. Линолеум 3 м. ……………………………………………………….52 м2.
14. Краска половая ………………………………………………………10 кг.

— это всего лишь сервисная функция. Во главе угла стоят бизнес-процессы, которые приносят деньги — продажи, производство и далее по списку. С этим трудно не согласиться. На первый взгляд.

Пример из нереальной жизни.

Давайте на секунду представим ситуацию. В компании в один момент на местах менеджеров по продажам оказались оперные певцы, на складе — балерины, а в кресле генерального директора — оленевод с Аляски. Здорово, да? Только страшновато за судьбу предприятия. Ситуация гротескная. Доиграем её до конца.

Лукавый ответ HRa: «Вы просили обеспечить предприятие творческими сотрудниками с нестандартным подходом. Других вводных от вас не поступало. Вот, полюбуйтесь, заслуженные артисты, почётные деятели искусств, примы с дипломами международных конкурсов. Очень творческие и совершенно нестандартные».

Собственник из последних сил, сползая по стене офиса: «А почему оленевод???».

HR: «Вы просили выносливого и стрессоустойчивого. Этот один в лесу целую зиму выжил. Очень выносливый. По кости режет, даже выставки были, дипломы есть — творческий. Имеет опыт управления оленьими стадами и собачьими упряжками. Волков и медведей не боится — стрессоустойчивый».

Занавес.

Мы, конечно, очень сильно утрировали. Наш пример призван заострить внимание на том, что без правильно организованного подбора персонала бизнес эффективно функционировать и приносить прибыль не может. И относиться к этому процессу нужно серьезно, выстраивать его, формализовывать и описывать в соответствующем регламенте.

Регламент по подбору персонала

Обычно подобный документ включает в себя следующие основные моменты.

Не трудно заметить, что весь регламент пляшет вокруг заявки на подбор персонала. От того насколько полно, однозначно, достоверно и тщательно будет заполнен этот документ, зависит, попадут ли в вашу компанию именно те сотрудники, которые вам нужны, или будет, как в нашем примере из нереальной жизни.

Внутренняя заявка на подбор персонала

Как мы уже отмечали, решение о необходимости поиска нового сотрудника принимает руководитель подразделения. А потому все «тяготы» заполнения заявки лягут на его плечи. Кто, как не будущий начальник и наставник, знает все детали и тонкости функционала, необходимые навыки и опыт, человеческие качества будущего члена его команды.

Рассмотрим и прокомментируем основные моменты.

1. Наименование должности . Заполнить эту графу будет несложно.

2. Функциональные обязанности и задачи, наличие подчиненных . Описываем все, что предстоит делать. Важно помнить, что задачи сотрудника вытекают из целей подразделения, а те, в свою очередь, из целей компании. Работа над заявкой — хорошая возможность проверить, не прерывается ли где-нибудь эта цепочка. У вас наверняка есть готовые шаблоны описаний должностных обязанностей, не забывайте проверять их на актуальность. Указывайте специфические задачи, выполнение которых требуется редко, но является важным.

3. Ключевые показатели эффективности . Каких результатов вы ожидаете от выполнения функциональных обязанностей и задач должности. Как они будут измеряться.

4. С чем связано открытие вакансии . Повышение предыдущего работника, выход сотрудницы в декрет, увеличение штата в связи с ростом бизнеса, замена ушедшего на пенсию, перераспределение обязанностей в отделе, открытие нового направления. Все это даст одну из многих подсказок рекрутеру, какой сотрудник более всего подойдет на позицию.

5. Профессиональные и личностные компетенции. Знания, навыки, умения, личные качества, психологические и поведенческие особенности. Это портрет вашего идеального кандидата. Значительно увеличит скорость и эффективность подбора разделение компетенций по степени важности:

• определитесь с набором критически важных характеристик,
• укажите желаемые и
• отметьте необязательные.

Компетенции — это отражение должностных обязанностей. Нужно обращать внимание на эту связку, чтобы не перегружать вакансию излишними требованиями. Если вы хотите найти уборщицу, не стоит упирать на наличие высшего образования, бухгалтеру вовсе не обязательно быть суперкоммуникабельным, а менеджеру по продажам сельскохозяйственных запчастей отечественного производства на внутреннем рынке никак не поможет в работе свободный английский.

У работника, который не на полную катушку использует свои навыки, вполне может возникнуть желание найти такое место, где он сможет это делать. Не рисуйте «лишних» компетенций. Тогда вам не придется придумывать какие-то способы их реализации, чтобы удержать людей. Или будьте готовы терять сотрудников.

6. Опыт работы. Насколькоон важен. Допускаются ли отклонения от минимального значения, если в остальном кандидат уж очень хорош и обладает всеми без исключения заявленными компетенциями.

7. Условия труда. Где работает сотрудник: в офисе, удаленно, в смешанном формате, много бывает в разъездах по городу, в командировках, международных поездках. Рабочий день, сменность, выходные, праздники, длительность отпуска.

8. Компенсации и льготы. Заработная плата, премии, проценты от продаж, опционы, сроки выплат и пропорции, компенсация больничных, медицинская страховка и т.п.,

9. Ограничения на подбор. Опишите, кого вы точно не хотите видеть. Это могут быть представители определенных компаний, отраслей и т.д.

10. Желаемый срок закрытия вакансии и дедлайн.

11. ФИО, должность и контакты заявителя.

HR-специалист будет рад получить от бизнес-заказчика такой документ.

Заявка на подбор персонала для внешнего исполнителя

Внутренний рекрутер в полной мере владеет информацией о компании, корпоративной культуре и прочих важных нюансах. Если задачу передают HR-фрилансеру или кадровому агентству её нужно дополнить следующими деталями:

• Название компании.
• Контактные данные всех заинтересованных представителей компании.
• Испытательный срок: его наличие и длительность, возможности сокращения.
• Описание процедуры отбора, принятой в компании.
• Открытость или закрытость информации о поиске.
• Презентация компании и краткая характеристика корпоративной культуры.

Заявка на подбор персонала (образец)

Мы постарались собрать для вас полный набор полей, который может содержать заявка на подбор персонала. Это, своего рода, справочник. Вы можете использовать его целиком или частично в зависимости от профиля вакансии и получателя заявки.

Никто не любит «писать бумажки». Но, в рассматриваемом нами случае, стоит сделать над собой усилие. Грамотное заполнение заявки на подбор персонала — это тоже работа. И делать её надо хорошо. Тогда все сотрудники будут на своих местах.

Вам нужен подбор персонала, есть сложная заявка?

В договоре, заключенном между двумя сторонами, может содержаться пункт, предусматривающий поставки какого-либо товара по заявке покупателя. Существует образец заявки на приобретение товара, поэтому можно воспользоваться готовой формой и заполнить ее.

Общие характеристики

Стороны, заключившие между собой договор, могут решить, что сразу после получения определенной заявки поставщик должен отправить товар. Также могут быть заранее предусмотрены какие-то сроки отправки. Заявка может приниматься в свободной форме – если это возможно, то подобный пункт указывается в договоре.

Если необходима строгая форма, тогда ее прикрепляют к договору в качестве приложения, и производить в ней какие-либо изменения запрещено. Возможность изменений может быть оговорена отдельно. Также поставщик может использовать собственный бланк, составив его на основе образца и своих требований, и сделать обязательным для заполнения при сотрудничестве с другими компаниями. Как правило, если у поставщика есть свои бланки, он может выложить их на своем сайте или странице, чтобы клиентам было удобнее.

Использование заявки при этом будет актуальным в различных случаях, касающихся сотрудничества между поставщиком и клиентами:

• Если в момент заключения определенного договора клиент не может определиться с конкретным ассортиментом и наименованиями, необходимыми ему, то после того, как этот вопрос прояснится, можно будет отправить поставщику заявку на определенный товар.
• Заявка может выступать в качестве подтверждения и использоваться для резервирования продукции, если клиент хочет забронировать какие-то товары.
• Заявка может выступать в роли документа, акцентирующего обязательства в договорных отношениях. Например, покупатель обязан принять товары, проверить их и оплатить при отсутствии замечаний.

Правильное оформление заявки поможет использовать этот документ при возникновении каких-либо спорных вопросов, касающихся соблюдения сроков поставки, качества продукции, ассортимента товара или своевременной оплаты.

Что должно быть в заявке

В зависимости от условия договора, заявка может составляться в свободной форме или строгой, однако существуют некоторые пункты, которые обязательно должны быть в этом документе:

• В заголовке должно указываться наименование, а также дата составления, кроме того, необходимо указывать информацию о компании-покупателе, а также оставить контакты и ФИО уполномоченного представителя, который заказывает товар.
• Если поставки осуществляются в рамках ранее заключенного договора, то дополнительно указываются реквизиты.
• Также в форме таблицы указывается информация о товаре, среди которой наименование, характеристики товара, количество по каждой позиции, цена за единицу и за общее число по позиции, итоговая стоимость и количество по всем позициям. Кроме того, могут быть указаны требования по упаковке и способу доставки, если это необходимо.
• Если у покупателя есть какие-то ограничения по времени, то можно указать дату, до которой должен быть доставлен товар. Также следует внести в заявку адрес доставки.
• Если у покупателя есть право на скидку при покупке, то об этом можно упомянуть, в качестве основания указав реквизиты договора, где оговаривается подобная информация.
• В тех случаях, когда оплата не предусмотрена заранее в договоре, то в заявке может указываться предложение об оплате после получения или о внесении предварительной суммы в размере определенного процента от общей стоимости.

После оформления заявку необходимо подписать, это делает уполномоченный представитель организации.

Если компания планирует участвовать в госзакупках, то она должна подготовиться к ним заранее. Разберем форму подачи заявки на участие, обязательные сведения участника, сроки.

Закон запрещает заказчику устанавливать в документации обязательные требования к оформлению и форме заявки (ч. 2 ст. 64 № 44-ФЗ). Означает ли это, что каждый поставщик может придумать свою форму заявки?

Заказчик может включать в состав документации примерную форму заявки на участие или рекомендации по ее оформлению. Совет: придерживайтесь таких рекомендаций, и не изобретайте особых способов оформления. Это упростит и вашу работу, и работу комиссии заказчика по рассмотрению поданных заявок, и позволит избежать досадных недоразумений.

Вебинар в Школе электронных торгов

Форма подачи заявки может быть произвольной

Для участия в закупочных процедурах в электронной форме участник должен подавать заявку только в виде электронного документа. А к заявке на электронный аукцион предъявляются свои, особые требования (ст. 66 № 44-ФЗ).

Заказчик указывает формулировку согласия участника на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) и способ оформления информации о конкретных характеристиках товара и товарном знаке. Также заказчик может рекомендовать способ оформления информации об участнике закупки (наименование, место нахождения, ИНН и др.).

В состав документации заказчика должна быть включена инструкция по заполнению заявки на участие в закупочной процедуре. Эта инструкция, конечно, не имеет силы закона, но на практике ее лучше придерживаться, чем игнорировать.

Чтобы снизить вероятность необоснованного отклонения заявки, при ее заполнении следует:

• использовать общепринятые обозначения и наименования;
• избегать формулировок, допускающих неоднозначное толкование;
• уделить особое внимание заполнению всех документов, которые представляются в составе заявки.

Шесть обязательных сведений в заявке участника

При составлении заявки участник должен обязательно указать следующие сведения:

1. согласие поставить товары, выполнить работы, оказать услуги на условиях, предусмотренных документацией о закупке;
2. наименование поставляемого товара (в случае, если поставляется товар или выполняются работы, оказываются услуги, для выполнения, оказания которых используется товар);
3. товарный знак (при наличии);
4. количество;
5. конкретные показатели поставляемого товара, которые соответствуют значениям, установленным в документации заказчика (при этом участник размещения заказа может предложить товар с улучшенными характеристиками);
6. документы, подтверждающие соответствие дополнительно установленным требованиям заказчика (например, к гарантии, условиям поставки, новизне товара, году выпуска, описанию выполняемых работ, оказываемых услуг и др.).

Особое внимание обратите на описание характеристик товара, если вы предлагаете эквивалент. Вы должны учесть все параметры эквивалентности, которые указал заказчик. И ваш товар должен полностью им соответствовать. Варианты «но ведь отличается совсем чуть-чуть» в госзакупках не проходят.

Также нужно указывать и другие характеристики товаров, если заказчик их устанавливает в документации, ведь по ним он будет определять соответствие заявки участника требованиям.

Необходимые документы участника

В заявке на участие в закупочной процедуре участник обязательно указывает информацию о себе:

• наименование, фирменное наименование (при наличии);
• место нахождения, почтовый адрес;
• номер контактного телефона;

ИНН участника, учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа. Проследите, чтобы данные в заявке строго соответствовали вашим учредительным и регистрационным документам.

К заявке нужно обязательно прикрепить документы, подтверждающие соответствие требованиям законодательства, например, правомочность участника закупки заключить контракт. А вот соответствие следующим требованиям подтверждаем лишь декларацией, составленной в свободной форме:

• непроведение ликвидации;
• неприостановление деятельности;
• отсутствие недоимки по налогам, сборам;
• отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков;
• отсутствие судимости у руководителя, главного бухгалтера, членов исполнительного органа.

Только не надо думать, что декларация — это ваше сочинение на свободную тему. Все, что вы там напишете, должно соответствовать действительности. Плата за фантазии — упущенный контракт, а в худшем случае — РНП и финансовые потери.

Заявка на участие: уложиться в срок!

При подаче заявки на участие в выбранной закупочной процедуре важно соблюдать установленные сроки. Для разных способов закупки сроки подачи заявок могут отличаться. А кроме того, сроки могут быть изменены в отдельных случаях, регламентированных законодательством.

Если заказчик внес изменения в документацию, нужно успеть проверить соответствие своей заявки новым требованиям. А при необходимости — отозвать заявку и подать новую. На все эти действия участнику отводится совсем немного времени, даже с учетом измененного срока подачи заявок.
Помимо непосредственного срока, отведенного для подачи заявки, участник должен учитывать и фактические затраты времени на подготовку документов для участия в выбранной закупочной процедуре.

А если закупка предполагает внесение обеспечения заявки — нужно заранее позаботиться о том, чтобы необходимая сумма вовремя была переведена заказчику или на электронную площадку.

Обеспечение заявки на участие в конкурсе теперь может быть представлено и в виде банковской гарантии.

Планирование участия в госзакупках должно начинаться задолго до того, как состоится сама закупочная процедура. Именно грамотное планирование и ответственный подход к заполнению документов позволят вам получать выгодные государственные и муниципальные контракты.

Повышайте квалификацию на курсе « » для контрактных управляющих, специалистов контрактных служб и закупочных комиссий и получите 1 год профессиональной поддержки на вебинарах. Программа разработана на основе требований профессионального стандарта «Специалист в сфере.